Les no-shows et la baisse de fréquentation lors d'événements peuvent gravement affecter ton profit. Tu as en effet déjà acheté des ingrédients et prévu du personnel pour le nombre de convives attendus. Dans cet article, tu apprendras étape par étape comment calculer l'impact financier et comment te protéger.
Pourquoi les no-shows coûtent si cher
Pour les événements, tu achètes des ingrédients en fonction d'un nombre de convives attendus. Si moins de personnes viennent, tu as acheté trop. Mais tes coûts restent les mêmes, tandis que tes revenus baissent.
💡 Exemple :
Ton contrat de catering pour 100 personnes à 45 € par personne :
- Chiffre d'affaires attendu : 4 500 €
- Coûts des ingrédients : 1 350 € (30% de food cost)
- Personnel : 900 € (20%)
- Profit attendu : 2 250 €
Seulement 75 convives se présentent :
- Chiffre d'affaires réel : 3 375 €
- Les coûts restent : 2 250 €
- Le profit baisse à : 1 125 € (50% de moins !)
La formule pour calculer l'impact
Tu calcules l'impact des no-shows comme suit :
Impact = (Nombre attendu - Nombre réel) × Prix de vente par personne
Mais c'est seulement la perte de chiffre d'affaires. Pour l'impact sur le profit, tu dois regarder tes coûts fixes que tu fais de toute façon :
Impact sur le profit = Perte de chiffre d'affaires - Coûts variables que tu économises
💡 Exemple de calcul :
Événement pour 80 personnes à 35 €, 60 se présentent :
- Perte de chiffre d'affaires : 20 × 35 € = 700 €
- Économie sur ingrédients : 20 × 10,50 € = 210 €
- Personnel reste identique : 0 € d'économie
- Transport reste identique : 0 € d'économie
Impact net sur le profit : 700 € - 210 € = 490 € de perte
Quels coûts restent, lesquels disparaissent ?
Avec une baisse de fréquentation, tu peux économiser certains coûts, mais pas tous :
Coûts qui disparaissent :
- Ingrédients : Tu utilises moins de nourriture (en tenant compte de la préparation minimale)
- Boissons par consommation : Moins de convives = moins de consommation de boissons
- Matériel d'emballage : Pour la restauration à emporter, moins de boîtes/sacs
Coûts qui restent :
- Personnel : Ton équipe est déjà prévue et présente
- Transport : Tu fais l'aller-retour de toute façon
- Location de lieu/matériel : Si tu as déjà arrangé cela
- Préparation de base : Certains plats tu les prépares quand même (sauces, garnitures)
⚠️ Attention :
Ne compte pas tous les coûts des ingrédients comme 'économisables' en cas de no-shows. Tu as souvent déjà fait une préparation de base que tu ne peux plus annuler.
Protection contre le risque de no-show
Les restaurateurs avisés intègrent une protection dans leurs contrats et leur tarification :
1. Organiser un paiement d'avance
- 50% d'avance à la réservation
- Solde 48 heures avant l'événement
- En cas d'annulation dans les 48 heures : pas de remboursement
2. Convenir d'une garantie minimale
- « Paiement pour un minimum de 80% du nombre réservé »
- « Les chiffres définitifs 3 jours avant l'événement »
- « Les modifications dans les 24 heures : 100% du nombre d'origine »
💡 Exemple de clause :
« Les chiffres définitifs sont confirmés 72 heures avant l'événement. En cas de baisse de fréquentation, un minimum de 90% du nombre convenu sera facturé. »
Buffer no-show dans ta tarification
Beaucoup de restaurateurs intègrent une petite marge dans leurs prix pour couvrir le risque de no-show :
Buffer % = (% moyen de no-show × % coûts fixes) / 100
💡 Exemple de calcul de buffer :
Tes données historiques :
- No-show moyen : 8%
- Coûts fixes par événement : 60% (personnel, transport, préparation)
- Buffer : (8% × 60%) / 100 = 4,8%
Tu augmentes tes prix de 5% pour couvrir ce risque.
L'enregistrement numérique aide à l'analyse
En enregistrant tes événements dans un système comme KitchenNmbrs, tu vois les tendances des pourcentages de no-show. Certains clients ou types d'événements ont structurellement plus de no-shows que d'autres.
Avec ces données, tu peux :
- Calculer des buffers réalistes par type de client
- Renforcer les conditions contractuelles
- Faire une meilleure estimation du taux de présence réel
Comment calculer l'impact des no-shows ? (étape par étape)
Calcule la perte de chiffre d'affaires
Soustrais le nombre réel de convives du nombre attendu. Multiplie cette différence par ton prix par personne. Cela te donne la perte directe de chiffre d'affaires.
Détermine les coûts que tu économises
Énumère tous les coûts variables qui varient avec le nombre de convives : ingrédients, boissons par consommation, matériel d'emballage. Calcule combien tu économises sur ces éléments avec une baisse de fréquentation.
Calcule l'impact net sur le profit
Soustrais tes coûts économisés de la perte de chiffre d'affaires. Le résultat est ta perte réelle de profit due aux no-shows. Cette formule : Perte de chiffre d'affaires - Coûts variables économisés = Impact net.
✨ Pro tip
Tiens un journal de tes événements avec les chiffres réservés par rapport aux chiffres réels. Après 10-15 événements, tu verras des tendances qui t'aideront à calculer de meilleurs buffers et à affiner tes conditions contractuelles.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
Puis-je déduire tous les coûts des ingrédients en cas de no-shows ?
Non, tu ne peux pas économiser tous les coûts des ingrédients. Tu as souvent déjà fait une préparation de base (sauces, garnitures) que tu ne peux plus annuler. Compte seulement avec les ingrédients que tu n'utilises vraiment pas.
Quel est un pourcentage de no-show raisonnable à prévoir ?
Cela varie selon le type d'événement et le client. Les événements d'entreprise ont souvent 5-10% de no-show, les événements privés peuvent atteindre 15%. Conserve tes propres données historiques pour une meilleure estimation.
Comment puis-je éviter le risque de no-show sans effrayer les clients ?
Travaille avec un paiement d'avance de 50% et confirme les chiffres définitifs 72 heures avant l'événement. Communique cela clairement mais amicalement comme 'pour éviter le gaspillage alimentaire'.
Dois-je intégrer un buffer no-show dans tous mes prix ?
Cela dépend de ta clientèle. Si tu as régulièrement des no-shows, une petite marge (3-5%) peut aider. Pour les clients réguliers avec un faible pourcentage de no-show, ce n'est pas nécessaire.
Que fais-je avec les restes après un événement avec no-shows ?
Essaie de vendre les restes au personnel, propose-les au client pour le lendemain, ou fais un don. Compte cette 'récupération' dans ton calcul d'impact.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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