Ausfälle und geringere Besucherzahlen bei Events können deinen Gewinn stark beeinträchtigen. Du hast schließlich bereits Zutaten eingekauft und Personal für die erwartete Anzahl von Gästen eingeplant. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du die finanzielle Auswirkung berechnest und wie du dich selbst schützen kannst.
Warum Ausfälle so teuer sind
Bei Events kaufst du Zutaten auf Basis einer erwarteten Anzahl von Gästen ein. Wenn weniger Menschen kommen, hast du zu viel eingekauft. Aber deine Kosten bleiben gleich, während deine Einnahmen sinken.
💡 Beispiel:
Dein Catering-Auftrag für 100 Personen à €45 pro Person:
- Erwarteter Umsatz: €4.500
- Zutatenkosten: €1.350 (30% food cost)
- Personal: €900 (20%)
- Erwarteter Gewinn: €2.250
Es kommen nur 75 Gäste:
- Tatsächlicher Umsatz: €3.375
- Kosten bleiben: €2.250
- Gewinn sinkt auf: €1.125 (50% weniger!)
Die Formel zur Berechnung der Auswirkung
Die Auswirkung von Ausfällen berechnest du wie folgt:
Auswirkung = (Erwartete Anzahl - Tatsächliche Anzahl) × Verkaufspreis pro Person
Das ist aber nur der Umsatzverlust. Für die Gewinnauswirkung musst du deine Fixkosten berücksichtigen, die du trotzdem trägst:
Gewinnauswirkung = Umsatzverlust - Variable Kosten, die du einsparst
💡 Beispielberechnung:
Event für 80 Personen à €35, es kommen 60:
- Umsatzverlust: 20 × €35 = €700
- Einsparung Zutaten: 20 × €10,50 = €210
- Personal bleibt gleich: €0 Einsparung
- Transport bleibt gleich: €0 Einsparung
Netto-Gewinnauswirkung: €700 - €210 = €490 Verlust
Welche Kosten bleiben, welche nicht?
Bei geringerer Besucherzahl kannst du einige Kosten einsparen, andere nicht:
Kosten, die wegfallen:
- Zutaten: Du verwendest weniger Lebensmittel (aber berücksichtige die minimale Vorbereitung)
- Getränke pro Verbrauch: Weniger Gäste = weniger Getränkeverbrauch
- Verpackungsmaterial: Bei Liefercatering weniger Behälter/Taschen
Kosten, die bleiben:
- Personal: Dein Team ist bereits eingeplant und anwesend
- Transport: Hin- und Rückfahrt machst du sowieso
- Mietkosten für Ort/Material: Falls du dies bereits arrangiert hast
- Basis-Vorbereitung: Einige Gerichte bereitest du trotzdem zu (Saucen, Garnituren)
⚠️ Achtung:
Rechne nicht alle Zutatenkosten als 'einsparbar' bei Ausfällen. Du hast oft bereits eine Basis-Vorbereitung durchgeführt, die du nicht mehr rückgängig machen kannst.
Schutz vor Ausfallrisiko
Intelligente Caterer bauen Schutz in ihre Verträge und Preisgestaltung ein:
1. Vorauszahlung regeln
- 50% Vorauszahlung bei Buchung
- Restbetrag 48 Stunden vor Event
- Bei Stornierung innerhalb von 48 Stunden: keine Rückerstattung
2. Mindestgarantie vereinbaren
- "Zahlung für mindestens 80% der gebuchten Anzahl"
- "Endgültige Anzahlen 3 Tage vor Event"
- "Änderungen innerhalb von 24 Stunden: 100% der ursprünglichen Anzahl"
💡 Beispiel-Klausel:
"Endgültige Anzahlen werden 72 Stunden vor dem Event festgelegt. Bei geringerer Besucherzahl wird mindestens 90% der vereinbarten Anzahl berechnet."
Ausfallpuffer in deiner Preisgestaltung
Viele Caterer rechnen einen kleinen Puffer in ihre Preise ein, um das Ausfallrisiko abzudecken:
Puffer % = (Durchschnittlicher Ausfallprozentsatz × Fixkostenprozentsatz) / 100
💡 Beispiel Puffer-Berechnung:
Deine historischen Daten:
- Durchschnittlicher Ausfall: 8%
- Fixkosten pro Event: 60% (Personal, Transport, Vorbereitung)
- Puffer: (8% × 60%) / 100 = 4,8%
Du erhöhst deine Preise um 5%, um dieses Risiko abzudecken.
Digitale Registrierung hilft bei der Analyse
Indem du deine Events in einem System wie KitchenNmbrs verfolgst, erkennst du Muster in den Ausfallquoten. Einige Kunden oder Event-Typen haben strukturell mehr Ausfälle als andere.
Mit diesen Daten kannst du:
- Realistische Puffer pro Kundentyp berechnen
- Vertragsbedingungen verschärfen
- Bessere Einschätzungen der tatsächlichen Besucherzahl treffen
Wie berechnest du die Auswirkung von Ausfällen? (Schritt für Schritt)
Berechne den Umsatzverlust
Ziehe die tatsächliche Anzahl der Gäste von der erwarteten Anzahl ab. Multipliziere diese Differenz mit deinem Preis pro Person. Dies ergibt deinen direkten Umsatzverlust.
Bestimme, welche Kosten du einsparst
Liste alle variablen Kosten auf, die mit der Anzahl der Gäste skalieren: Zutaten, Getränke pro Verbrauch, Verpackungsmaterial. Berechne, wie viel du bei geringerer Besucherzahl einsparst.
Berechne die Netto-Gewinnauswirkung
Ziehe deine eingesparten Kosten vom Umsatzverlust ab. Das Ergebnis ist dein tatsächlicher Gewinnverlust durch die Ausfälle. Diese Formel: Umsatzverlust - Eingesparte variable Kosten = Netto-Auswirkung.
✨ Pro tip
Führe ein Logbuch über deine Events mit gebuchten vs. tatsächlichen Anzahlen. Nach 10-15 Events erkennst du Muster, die dir helfen, bessere Puffer zu berechnen und Vertragsbedingungen zu verschärfen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich alle Zutatenkosten bei Ausfällen abziehen?
Nein, nicht alle Zutatenkosten kannst du einsparen. Du hast oft bereits eine Basis-Vorbereitung durchgeführt (Saucen, Garnituren), die du nicht mehr rückgängig machen kannst. Rechne nur mit den Zutaten, die du wirklich nicht verwendest.
Welcher Ausfallprozentsatz ist angemessen, um damit zu rechnen?
Dies variiert je nach Event-Typ und Kunde. Unternehmensveranstaltungen haben oft 5-10% Ausfälle, private Events können bis zu 15% haben. Führe deine eigenen historischen Daten, um eine bessere Einschätzung zu treffen.
Wie vermeide ich Ausfallrisiko, ohne Kunden abzuschrecken?
Arbeite mit einer Vorauszahlung von 50% und stelle endgültige Anzahlen 72 Stunden vor dem Event fest. Kommuniziere dies klar, aber freundlich als 'um Lebensmittelverschwendung zu vermeiden'.
Muss ich einen Ausfallpuffer in alle meine Preise einrechnen?
Das hängt von deinem Kundenkreis ab. Wenn du regelmäßig mit Ausfällen zu tun hast, kann ein kleiner Puffer (3-5%) helfen. Bei Stammkunden mit niedrigen Ausfallquoten ist dies weniger notwendig.
Was mache ich mit übrigen Lebensmitteln nach einem Event mit Ausfällen?
Versuche, übrige Lebensmittel an Personal zu verkaufen, dem Kunden für den nächsten Tag anzubieten oder zu spenden. Rechne diese 'Rettung' in deine Auswirkungsberechnung ein.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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