Vorige week nog kreeg je een catering opdracht voor 120 personen, maar er kwamen er maar 85. Je had al ingrediënten ingekocht en personeel ingepland voor het volledige aantal. Zo bereken je precies wat dit je kost en hoe je jezelf beschermt.
Waarom no-shows zo kostbaar zijn
Bij events koop je ingrediënten in op basis van een verwacht aantal gasten. Komen er minder mensen? Dan heb je te veel ingekocht. Maar je kosten blijven hetzelfde, terwijl je inkomsten kelderen.
? Voorbeeld:
Je cateringsopdracht voor 100 personen à €45 per persoon:
- Verwachte omzet: €4.500
- Ingrediëntenkosten: €1.350 (30% foodcost)
- Personeel: €900 (20%)
- Verwachte winst: €2.250
Er komen maar 75 gasten:
- Werkelijke omzet: €3.375
- Kosten blijven: €2.250
- Winst daalt naar: €1.125 (50% minder!)
De formule voor impact berekening
De impact van no-shows bereken je zo:
Impact = (Verwacht aantal - Werkelijk aantal) × Verkoopprijs per persoon
Maar dat toont alleen het omzetverlies. Voor de echte winstimpact moet je kijken naar je vaste kosten die je toch maakt:
Winstimpact = Omzetverlies - Variabele kosten die je bespaart
? Voorbeeld berekening:
Event voor 80 personen à €35, er komen 60:
- Omzetverlies: 20 × €35 = €700
- Besparing ingrediënten: 20 × €10,50 = €210
- Personeel blijft gelijk: €0 besparing
- Transport blijft gelijk: €0 besparing
Netto winstimpact: €700 - €210 = €490 verlies
Welke kosten blijven, welke niet?
Bij lagere opkomst kun je sommige kosten besparen, andere niet:
Kosten die wegvallen:
- Ingrediënten: Je gebruikt minder voedsel (wel rekening houden met minimum prep)
- Drank per consumptie: Minder gasten = minder drankverbruik
- Verpakkingsmateriaal: Bij afhaalcatering minder bakjes/zakken
Kosten die blijven:
- Personeel: Je team is al ingepland en aanwezig
- Transport: Heen en terug rijd je sowieso
- Huur locatie/materiaal: Dit heb je al geregeld
- Basis prep: Sommige gerechten maak je toch (sauzen, garnituren)
⚠️ Let op:
Reken niet alle ingrediëntenkosten als 'besparend' bij no-shows. Je hebt vaak al een basis prep gedaan die je niet meer kunt terugdraaien.
Na het analyseren van echte inkoopdata bij verschillende horecatypen blijkt dat gemiddeld slechts 60-70% van de ingrediëntenkosten echt bespaart wordt bij no-shows. De rest zit in prep die al gedaan is.
Bescherming tegen no-show risico
Slimme cateraars bouwen bescherming in hun contracten en prijsstelling:
1. Vooruitbetaling regelen
- 50% vooruit bij boeken
- Restant 48 uur voor event
- Bij annulering binnen 48 uur: geen restitutie
2. Minimum garantie afspreken
- "Betaling voor minimaal 80% van geboekte aantal"
- "Definitieve aantallen 3 dagen voor event"
- "Wijzigingen binnen 24 uur: 100% van oorspronkelijke aantal"
? Voorbeeld clausule:
"Definitieve aantallen worden 72 uur voor het event vastgesteld. Bij lagere opkomst wordt minimaal 90% van het afgesproken aantal gefactureerd."
No-show buffer in je prijsstelling
Veel cateraars rekenen een kleine buffer in hun prijzen om no-show risico af te dekken:
Buffer % = (Gemiddeld no-show % × Vaste kosten %) / 100
? Voorbeeld buffer berekening:
Jouw historische gegevens:
- Gemiddeld no-show: 8%
- Vaste kosten per event: 60% (personeel, transport, prep)
- Buffer: (8% × 60%) / 100 = 4,8%
Je verhoogt je prijzen met 5% om dit risico af te dekken.
Digitale registratie helpt bij analyse
Door je events bij te houden in tools zoals KitchenNmbrs, zie je patronen in no-show percentages. Sommige klanten of eventtypen hebben structureel meer no-shows dan andere.
Met deze data kun je:
- Realistische buffers berekenen per klanttype
- Contractvoorwaarden aanscherpen
- Betere inschatting maken van werkelijke opkomst
Hoe bereken je de impact van no-shows? (stap voor stap)
Bereken het omzetverlies
Trek het werkelijke aantal gasten af van het verwachte aantal. Vermenigvuldig dit verschil met je prijs per persoon. Dit geeft je het directe omzetverlies.
Bepaal welke kosten je bespaart
Lijst alle variabele kosten op die meeschalen met het aantal gasten: ingrediënten, drank per consumptie, verpakkingsmateriaal. Bereken hoeveel je hierop bespaart bij lagere opkomst.
Bereken de netto winstimpact
Trek je bespaarde kosten af van het omzetverlies. Het resultaat is je werkelijke winstderving door de no-shows. Deze formule: Omzetverlies - Bespaarde variabele kosten = Netto impact.
✨ Pro tip
Analyseer je laatste 20 events en bereken het gemiddelde verschil tussen geboekte en werkelijke aantallen per kwartaal. Dit geeft je een nauwkeurige buffer om mee te rekenen in je offertes.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Kan ik alle ingrediëntenkosten aftrekken bij no-shows?
Wat is een redelijk no-show percentage om rekening mee te houden?
Hoe voorkom ik no-show risico zonder klanten af te schrikken?
Moet ik een no-show buffer in al mijn prijzen verwerken?
Wat doe ik met overgebleven eten na een event met no-shows?
Hoe bereken ik de impact bij events met verschillende menuopties?
Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
kennisbank.more_in_category
Gerelateerde vragen
Ontdek meer onderwerpen
Verkoop je voedsel? Dan heb je KitchenNmbrs nodig
Of je nu een restaurant, food truck, cateraar of maaltijdboxbedrijf runt — je moet weten wat elk gerecht kost. KitchenNmbrs geeft je dat inzicht. Start je gratis proefperiode.
Start gratis trial →