Los costes de transporte en catering funcionan como un iceberg: la parte visible es pequeña, pero debajo hay una masa de costes ocultos que te comen el margen. Muchos cáterers solo calculan alimentos y personal, pero olvidan el combustible, el tiempo de desplazamiento y el desgaste del vehículo. Aquí te explico cómo integrar esos costes correctamente en tu precio de coste total por persona.
Por qué se olvidan siempre los costes de transporte
Pones €18,50 por persona para un bufé. La materia prima te cuesta €8,50, el personal €6,00. Te quedan €4,00 de margen. Pero has olvidado los 45 minutos de trayecto a la ubicación, el combustible, y el tiempo de tu cocinero que no puede estar produciendo en cocina.
⚠️ Ojo:
Los costes de transporte no son fijos. Varían por servicio y deben repercutirse siempre en el precio por persona.
Todos los costes de transporte que debes contemplar
El transporte es mucho más que gasolina. Mira lo que tienes que tener en cuenta:
- Combustible - ida y vuelta
- Tiempo de desplazamiento del personal - el cocinero no cocina mientras conduce
- Desgaste del vehículo - los kilómetros cuestan dinero
- Aparcamiento - especialmente en centros urbanos
- Tiempo extra - carga, descarga y montaje en el lugar
Sumas todos estos costes y los divides entre el número de comensales del servicio.
Calcula tus costes de transporte por kilómetro
Para un cálculo realista, usa la tarifa de reembolso por kilómetro habitual: €0,23 por kilómetro (2024). Esto cubre combustible y desgaste.
💡 Ejemplo de cálculo:
Catering para 50 personas, ubicación a 25 km:
- Distancia ida y vuelta: 50 km
- Coste por kilómetro: 50 × €0,23 = €11,50
- Tiempo de conducción: 1 hora × €25/hora = €25,00
- Aparcamiento: €8,00
Coste total de transporte: €44,50
Por persona: €44,50 ÷ 50 = €0,89
El tiempo de conducción como coste laboral
Tu cocinero conduce hasta la ubicación y durante ese tiempo no produce nada. Ese tiempo lo calculas al coste por hora de tu personal. Tarifa habitual de cocina: €20-30 por hora todo incluido (salario más cargas sociales).
Según KitchenNmbrs, este es un patrón que se repite constantemente en las finanzas de restauración: el personal que no está siendo productivo te sigue costando dinero. Eso sí, cuenta solo el tiempo de desplazamiento de quienes realmente tienen que ir. Si van el cocinero y el camarero, sumas las dos tarifas por hora.
Costes adicionales en el lugar del evento
Además del transporte, en muchos servicios tienes costes extra sobre el terreno:
- Montaje y desmontaje - tiempo extra de personal
- Alquiler de material en el lugar - mesas, sillas, vajilla
- Luz y agua - a veces de pago en espacios para eventos
- Limpieza posterior - el local tiene que quedar como estaba
💡 Ejemplo de cálculo completo:
Almuerzo de empresa para 80 personas, a 30 km:
- Materia prima por persona: €12,50
- Personal en el lugar: €4,50 por persona
- Transporte (60 km): €13,80
- Tiempo de conducción (1,5 h): €37,50
- Tiempo extra montaje: €25,00
- Aparcamiento: €12,00
Coste total de transporte: €88,30
Por persona: €88,30 ÷ 80 = €1,10
Precio de coste total: €12,50 + €4,50 + €1,10 = €18,10 por persona
Mínimo para grupos pequeños
En grupos pequeños (menos de 20 personas), los costes de transporte se disparan proporcionalmente. Por eso, trabaja siempre con un importe mínimo para servicios externos.
En mi experiencia, la mayoría de cáterers aplican un mínimo de €150 en costes de transporte, independientemente del tamaño del grupo. Si no lo haces, un servicio para 8 personas se vuelve invendible por el precio.
⚠️ Ojo:
Comunica siempre los costes de transporte por adelantado en tu presupuesto. Repercutirlos después genera conflictos con los clientes.
Registro en tu sistema de gestión
Para un cálculo de coste correcto, registra los costes de transporte por servicio. Así mantienes visibilidad sobre tu margen real por catering, con todos los costes ocultos incluidos.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo gestiono varios servicios en un mismo día?
¿Qué hago si la ubicación tiene difícil acceso?
¿Debo aplicar IVA sobre los costes de transporte?
¿Qué hago si el cliente no quiere pagar el transporte por separado?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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