La semana pasada un cliente llamó para cancelar un banquete de boda para 80 personas — dos días antes del evento. Sin unas condiciones de cancelación sólidas, eso habría supuesto 1.200 € de pérdidas directas. Así calculas una tarifa que te protege de verdad frente a cancelaciones inesperadas.
Por qué las tarifas de cancelación son decisivas
En catering inviertes antes de que llegue el día. Pides materia prima, cuadras al personal, reservas equipos. ¿Cancela el cliente? Esos costes no desaparecen.
Sin condiciones de cancelación claras, pagas tú las consecuencias de su decisión.
⚠️ Ojo:
Una tarifa de cancelación no es un ingreso extra. Es compensación por lo que ya has gastado o comprometido.
¿Qué costes fijos debes incluir?
Cada partida de coste aparece en un momento distinto. El personal lo cuadras semanas antes; la materia prima fresca, días antes del evento.
- Costes directos: Materia prima que ya has pedido
- Costes de personal: Personas que tienes programadas, aunque no aparezcan
- Equipos: Material alquilado que no puedes devolver
- Transporte: Furgoneta reservada, conductor contratado
- Tiempo de preparación: Las horas que tu cocinero ya ha invertido
El momento de la cancelación determina la tarifa
Cancelar antes implica menos costes asumidos. Por eso trabajas con tramos temporales:
💡 Ejemplo de tramos de cancelación:
- Más de 14 días: 25% del importe total
- 7-14 días: 50% del importe total
- 3-7 días: 75% del importe total
- Menos de 3 días: 100% del importe total
Cálculo por categoría de coste
Revisa cada partida de forma sistemática. Suma todo lo que ya no puedes revertir.
Materia prima (depende del momento):
- Productos no perecederos: 0% (los puedes almacenar)
- Producto fresco ya pedido: 100% (se estropea rápido)
- Pedidos especiales: 100% (sin posibilidad de devolución)
Personal (habitualmente 100%):
- Empleados fijos: sus horas planificadas
- Personal externo contratado: a menudo hay que pagarles igualmente
- Tu propio tiempo de preparación: a tarifa horaria normal
En mi experiencia, uno de los puntos ciegos más habituales en la gestión de cocina es subestimar el tiempo de preparación. Esas horas valen dinero real. Según KitchenNmbrs, este es uno de los errores más frecuentes al calcular el coste real de una cancelación.
💡 Ejemplo de cálculo:
Evento para 50 personas a 35 €/persona = 1.750 € total
Cancelación 5 días antes:
- Materia prima pedida: 525 € (30% de la facturación)
- Personal programado: 280 € (2 personas × 7 horas × 20 €)
- Equipos alquilados: 150 €
- Preparación del cocinero: 120 € (6 horas × 20 €)
Costes fijos totales: 1.075 € = 61% de la facturación
Aspectos legales
Las condiciones de cancelación deben ser razonables y estar comunicadas con claridad antes de firmar. No puedes reclamar más que el daño real.
- Incluye las condiciones en tu presupuesto y en el contrato
- Justifica por qué aplicas esos porcentajes
- Guarda todos los justificantes de los costes incurridos
- Sé razonable: cobrar el 100% con tres semanas de antelación no se sostiene
⚠️ Ojo:
Si hay disputa, tienes que demostrar qué costes has incurrido realmente. Conserva todos los tickets y registros de horas.
Cómo comunicarlo a los clientes
Explica por qué existen las tarifas de cancelación. Los clientes las aceptan mejor cuando entienden lo que ocurre entre bastidores.
💡 Ejemplo de explicación:
"Para su evento pedimos materia prima fresca tres días antes y programamos al personal. Estos costes se generan independientemente de si el evento se celebra o no. Por eso aplicamos nuestras condiciones de cancelación."
Registro digital de costes
Lleva un registro de todas las partidas de coste por evento en un solo lugar. Así calculas en segundos lo que supone una cancelación.
Una herramienta de cálculo de coste de alimentos como KitchenNmbrs te muestra al instante los costes de materia prima y la carga de personal por evento. Eso agiliza enormemente los cálculos de cancelación.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar más de mis costes reales?
¿Qué hago si el cliente dice que las condiciones son abusivas?
¿Estoy obligado a intentar reubicar el evento con otro cliente?
¿Qué ocurre con cancelaciones por causa de fuerza mayor?
¿Puedo aplicar porcentajes distintos según el tipo de evento?
¿Cómo trato la materia prima perecedera que ya he comprado?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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