El mes pasado hablé con un caterer que cobraba €23 por persona en una celebración familiar de 65 comensales. El evento acabó en pérdidas porque había repartido mal sus costes fijos — esos gastos que se mantienen igual sirvas 40 o 140 platos.
Qué son los costes fijos en catering
Los costes fijos aparecen antes de que llegue el primer comensal. Estos gastos son idénticos sirvas a 60 o a 140 personas.
💡 Ejemplo de costes fijos para una boda:
- Transporte ida/vuelta: €120
- Chef + 2 camareros (8 horas): €480
- Material (bandejas calientes, vajilla): €80
- Montaje y desmontaje: €160
Total costes fijos: €840
Los costes variables funcionan diferente
Estos gastos escalan según el número de comensales:
- Materias primas (€12 por persona)
- Envases y desechables (€2 por persona)
- Personal adicional a partir de 100 comensales
Calcula el coste fijo por persona
Divide el total de costes fijos entre el número de comensales. Así sabes exactamente cuánto debe aportar cada persona para cubrir esos gastos.
Fórmula:
Coste fijo por persona = Total costes fijos ÷ Número de comensales
💡 Ejemplo de cálculo:
Costes fijos: €840
Escenario 1: 60 comensales → €840 ÷ 60 = €14,00 por persona
Escenario 2: 120 comensales → €840 ÷ 120 = €7,00 por persona
Más comensales significa menor coste fijo por persona.
Determinar el punto de equilibrio
Para obtener beneficio necesitas recuperar al menos todos los costes más el margen deseado. Según KitchenNmbrs, este es un patrón que se repite constantemente en las finanzas de restauración — demasiados operadores subestiman sus costes reales.
Fórmula del precio de venta mínimo:
(Costes fijos ÷ Número de comensales) + Costes variables por persona + Margen deseado
💡 Cálculo del punto de equilibrio:
80 comensales, margen deseado del 25%:
- Coste fijo por persona: €840 ÷ 80 = €10,50
- Coste variable por persona: €14,00
- Coste total por persona: €24,50
- Precio de venta mínimo: €24,50 ÷ 0,75 = €32,67
Mínimo €32,67 por persona para un margen del 25%.
⚠️ Ojo:
Los eventos de menos de 50 comensales suelen generar un coste fijo por persona muy elevado. Comprueba si tu precio sigue siendo competitivo o establece un mínimo de comensales obligatorio.
Categorías de costes fijos
Registra estos gastos en cada evento:
- Transporte: ida/vuelta, combustible, desplazamientos adicionales
- Personal base: dotación mínima independientemente del tamaño
- Material y equipamiento: bandejas calientes, mesas, vajilla
- Montaje y desmontaje: instalación y tiempo de recogida
- Preparación: compras, mise en place, planificación
Aplicación práctica
Los caterers que funcionan bien manejan plantillas estándar de costes fijos por tipo de evento. Pues una boda no tiene nada que ver con un almuerzo de empresa o un aniversario corporativo.
He trabajado con operadores que construyen hojas de cálculo para registrar los costes fijos por tipo de evento y calcular automáticamente el coste por persona según distintos volúmenes de comensales. La verdad es que esa automatización ahorra errores y tiempo real.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el número de comensales cambia en el último momento?
¿Debo incluir el IVA en el cálculo de costes fijos?
¿Cada cuánto debo revisar mis costes fijos?
¿Qué hago si el coste fijo por persona se dispara en eventos pequeños?
¿Los costes de preparación también son costes fijos?
¿Cómo calculo el coste real de mi propio tiempo?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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