Calcular el punto de equilibrio en catering determina cuántas personas necesitas como mínimo para cubrir costes. Muchos caterers lo estiman a ojo, y acaban aceptando encargos que generan pérdidas. Aquí aprendes a calcular exactamente cuál debe ser tu cantidad mínima.
¿Qué es el punto de equilibrio en catering?
El punto de equilibrio es el momento en el que tu facturación iguala tus costes. En catering significa: ¿cuántas personas necesitas servir como mínimo para no perder dinero?
Para catering sumas estos costes:
- Costes variables: materia prima, envases, transporte
- Costes fijos por evento: personal, preparación, recogida
- Overhead: parte de tus costes fijos de empresa
Recopila todos los costes del evento
Para un cálculo de punto de equilibrio preciso necesitas tres tipos de costes:
💡 Ejemplo: Cóctel-cena para empresa
Costes variables por persona:
- Materia prima: €12,50
- Envases/vajilla: €1,50
- Transporte por persona: €0,75
Total variable: €14,75 por persona
Costes fijos por evento:
- Chef + ayudante (8 horas): €320
- Preparación (4 horas): €160
- Transporte ida/vuelta: €45
- Material (equipos de mantenimiento en caliente): €50
Total costes fijos: €575
Calcula tu fórmula de punto de equilibrio
La fórmula del punto de equilibrio para catering:
Personas break-even = Costes fijos / (Precio de venta por persona - Costes variables por persona)
💡 Ejemplo de cálculo:
Datos:
- Precio de venta: €28,50 por persona (sin IVA)
- Costes variables: €14,75 por persona
- Costes fijos: €575
Break-even = €575 / (€28,50 - €14,75) = €575 / €13,75 = 42 personas
⚠️ Ojo:
Calcula siempre con precios sin IVA. Tu precio de venta de €31,07 con 10% de IVA se convierte en €28,50 sin IVA.
Prueba diferentes escenarios
Calcula el punto de equilibrio para diferentes tamaños de grupo y niveles de precio, y fíjate qué es realista:
💡 Comparación de escenarios:
A €25 sin IVA: €575 / (€25 - €14,75) = 56 personas
A €30 sin IVA: €575 / (€30 - €14,75) = 38 personas
A €35 sin IVA: €575 / (€35 - €14,75) = 28 personas
Elige una cantidad mínima que sea realista para tu mercado. ¿Recibes a menudo eventos por debajo de 40 personas? Entonces tienes que:
- Subir tu precio de venta
- Reducir tus costes fijos
- Establecer un mínimo de facturación
Incorpora un margen de seguridad
Break-even significa €0 de beneficio. Para un margen sano, calcula un 15-25% por encima del punto de equilibrio:
💡 Cálculo del margen bruto:
Break-even: 42 personas
Para 20% de margen: 42 × 1,20 = 51 personas
Tu pedido mínimo será entonces 51 personas
Usa herramientas digitales para cálculos rápidos
Calcular a mano lleva tiempo y es propenso a errores. Fíjate: un fallo en el escandallar puede costarte entre 200 y 400 euros al mes por una tarificación incorrecta. Según KitchenNmbrs, con una herramienta de cálculo de coste de alimentos calculas automáticamente tu coste por persona y ves al instante tu punto de equilibrio para cada evento de catering.
¡Así puedes hacer presupuestos rápidos en un pispás! Y tienes la certeza de que cada encargo es rentable.
¿Cómo calcular el punto de equilibrio en catering? (paso a paso)
Calcula los costes variables por persona
Suma todos los costes que varían por persona: materia prima, envases, transporte por persona. Esto te da los costes variables por persona.
Suma los costes fijos por evento
Calcula todos los costes que se mantienen iguales sin importar el número de personas: personal, preparación, transporte, material. Estos son tus costes fijos.
Aplica la fórmula de punto de equilibrio
Divide tus costes fijos entre (precio de venta por persona menos costes variables por persona). El resultado es tu cantidad mínima para alcanzar el break-even.
✨ Pro tip
Calcula tu punto de equilibrio para al menos 6 tamaños de grupo distintos (20, 35, 50, 75, 100, 150 personas) y haz una tabla de referencia rápida. Así sabes en 30 segundos si una solicitud es rentable.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Debo incluir el IVA en mi cálculo de punto de equilibrio?
¿Qué hago si recibo eventos frecuentemente por debajo de mi punto de equilibrio?
¿Con qué frecuencia debo actualizar mi cálculo de punto de equilibrio?
¿Puedo tener diferentes puntos de equilibrio por tipo de evento?
¿Qué hago si mi break-even sale demasiado alto para mi mercado?
¿Cómo incluyo el overhead en mi cálculo de punto de equilibrio?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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