Los servicios de pausa-café parecen sencillos, pero calcular correctamente el margen requiere más de lo que imaginas. Costes de personal, transporte, material e incertidumbre sobre el número de asistentes hacen compleja la fijación del precio. Aquí aprendes paso a paso a determinar un precio rentable para tu catering de congresos.
¿Qué incluye un servicio de pausa-café?
Un servicio de pausa-café ofrece más que café y galletas. Proporcionas un servicio completo:
- Café, té, agua
- Acompañamientos dulces (galletas, bizcocho, fruta)
- Vajilla y material
- Personal de servicio
- Transporte y montaje
- Recogida y limpieza
Cada elemento conlleva costes que debes incluir en el precio.
La estructura de costes del catering
El catering funciona de forma diferente a la explotación de un restaurante. Tienes que lidiar con:
⚠️ Atención:
En catering se factura por persona, no por producto. Y siempre preparas para el número máximo, aunque vengan menos invitados.
Costes fijos por evento:
- Transporte (ida y vuelta)
- Montaje y desmontaje
- Mínimo 2 empleados (independientemente del tamaño)
- Material y vajilla
Costes variables por persona:
- Café, té, agua
- Acompañamientos dulces
- Vajilla (desechable)
Pero aquí hay una trampa — un error que cuesta al restaurante medio entre 200 y 400 € al mes: subestimar los costes fijos en grupos pequeños.
Calcula tu coste por persona
Para servicios de pausa-café primero calculas los costes totales, después divides entre el número de personas.
? Ejemplo: Congreso de 80 personas
Costes fijos por evento:
- Transporte: 75 €
- 2 empleados (3 horas × 25 €): 150 €
- Material y vajilla: 40 €
Total fijo: 265 €
Costes variables por persona:
- Café/té: 1,20 €
- Galletas y bizcocho: 2,80 €
- Vajilla desechable: 0,60 €
Total variable por persona: 4,60 €
Cálculo del coste total:
- Costes fijos: 265 €
- Costes variables: 80 × 4,60 € = 368 €
- Coste total: 265 € + 368 € = 633 €
- Coste por persona: 633 € ÷ 80 = 7,91 €
Del coste al precio de venta
Tu coste es 7,91 € por persona. Ahora añades el margen deseado. Para catering se aplica un 40-50%.
? Cálculo del precio de venta:
Coste: 7,91 € por persona
Margen deseado: 45%
Fórmula:
Precio de venta = Coste ÷ (1 - % Margen)
7,91 € ÷ (1 - 0,45) = 7,91 € ÷ 0,55 = 14,38 €
Precio de venta: 14,40 € por persona (redondeado)
Para 80 personas esto supone 14,40 € × 80 = 1152 € sin IVA por el servicio completo.
Incluir factores de riesgo
Los congresos siempre conllevan el riesgo de que asistan menos personas. Por eso muchos cáterers aplican un precio mínimo o un factor de corrección.
⚠️ Atención:
Preparas para 80 personas, pero vienen 70. Los costes fijos se mantienen, pero el coste variable por persona sube al repartirse entre menos asistentes.
Soluciones para el riesgo de no-shows:
- Establece un precio mínimo (por ejemplo, el 90% del número indicado)
- Calcula un 10% extra de margen por incertidumbre
- Acuerda cifras definitivas 24 horas antes
Verifica tu margen después del evento
Tras el evento, comprueba si tu cálculo fue correcto. Esto mejora futuros presupuestos.
? Verificación posterior:
Costes reales frente a los calculados:
- ¿Los costes de personal fueron correctos?
- ¿El consumo por persona fue el previsto?
- ¿Hubo costes extra (aparcamiento, peajes)?
Ajusta tu plantilla para la próxima vez.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen es normal para servicios de pausa-café?
¿Qué pasa si vienen menos personas de las indicadas?
¿Cómo calculo los costes de personal para catering?
¿Puedo cobrar los mismos precios que en mi restaurante?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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