Transportkosten voor catering werken als een ijsberg - het zichtbare deel is klein, maar onder water wacht een massa aan verborgen kosten. Veel cateraars rekenen alleen met food en personeel, maar vergeten benzine, rijtijd en slijtage. Hier leer je hoe je transportkosten correct verwerkt in je totale kostprijs per persoon.
Waarom transportkosten vaak vergeten worden
Je rekent €18,50 per persoon voor een buffet. Food kost €8,50, personeel €6,00. Dan blijft er €4,00 over voor winst. Maar je vergeet de 45 minuten rijden naar de locatie, de benzine, en de rijtijd die je chef niet kan koken.
⚠️ Let op:
Transportkosten zijn geen vaste kosten. Ze variëren per opdracht en moeten altijd doorberekend worden in de prijs per persoon.
Alle transportkosten op een rij
Transport bestaat uit meer dan alleen benzine. Je hebt te maken met:
- Brandstofkosten - heen en terug rijden
- Rijtijd personeel - chef kan niet koken tijdens transport
- Slijtage voertuig - kilometers kosten geld
- Parkeerkosten - vooral in stadscentra
- Extra tijd - laden, lossen, opbouw ter plaatse
Deze kosten tel je op en deel je door het aantal personen van de catering.
Bereken je transportkosten per kilometer
Voor een realistische berekening gebruik je de kilometervergoeding zoals die ook geldt voor personeel: €0,23 per kilometer (2024). Dit dekt benzine én slijtage.
? Voorbeeld berekening:
Catering voor 50 personen, locatie 25 km verderop:
- Afstand heen en terug: 50 km
- Kilometerkosten: 50 × €0,23 = €11,50
- Rijtijd: 1 uur × €25/uur = €25,00
- Parkeren: €8,00
Totale transportkosten: €44,50
Per persoon: €44,50 ÷ 50 = €0,89
Rijtijd als arbeidskosten
Je chef rijdt naar de locatie en kan in die tijd niet koken. Die tijd reken je tegen het uurtarief van je personeel. Gangbaar uurtarief voor keuken: €20-30 per uur all-in (loon + werkgeverslasten).
Dit is een patroon dat we keer op keer tegenkomen in restaurant financiën - personeel dat niet productief bezig is kost je alsnog geld. Reken alleen de rijtijd van wie er écht mee moet. Dus chef én ober betekent beide uurtarieven optellen.
Extra kosten ter plaatse
Naast transport heb je vaak extra kosten op locatie:
- Opbouw en afbouw - extra tijd voor personeel
- Materiaal huur ter plaatse - tafels, stoelen, servies
- Stroom en water - soms betaald bij evenementenlocaties
- Schoonmaak achteraf - locatie moet opgeleverd worden
? Voorbeeld volledige berekening:
Bedrijfslunch 80 personen, 30 km verderop:
- Food per persoon: €12,50
- Personeel ter plaatse: €4,50 per persoon
- Transport (60 km): €13,80
- Rijtijd (1,5 uur): €37,50
- Opbouw extra tijd: €25,00
- Parkeren: €12,00
Transportkosten totaal: €88,30
Per persoon: €88,30 ÷ 80 = €1,10
Totale kostprijs: €12,50 + €4,50 + €1,10 = €18,10 per persoon
Minimumbedrag voor kleine groepen
Bij kleine groepen (onder 20 personen) worden transportkosten relatief hoog. Werk daarom met een minimumbedrag voor catering op externe locaties.
Veel cateraars hanteren: minimum €150 transportkosten, ongeacht groepsgrootte. Anders wordt een catering voor 8 personen onverkoopbaar duur.
⚠️ Let op:
Communiceer transportkosten altijd vooraf in je offerte. Achteraf doorberekenen zorgt voor discussie met klanten.
Registratie in je systeem
Voor een correcte kostprijsberekening leg je transportkosten vast per opdracht. Zo behoud je overzicht over je werkelijke marge per catering, inclusief alle verborgen kosten.
Gerelateerde artikelen
- Wat is het verschil in kostprijsberekening tussen catering en à la carte restaurant?
- Hoe verwerk ik speciale dieetverzoeken in mijn catering-offerte?
- Hoe verwerk ik inflatie in een langlopend cateringcontract?
- Hoe bereken ik de marge op catering voor een...
- Hoe bereken ik de marge op catering voor een...
Hoe bereken je transportkosten voor catering? (stap voor stap)
Bereken de totale afstand
Meet de afstand naar de locatie en vermenigvuldig met 2 (heen en terug). Gebruik Google Maps voor een realistische inschatting inclusief verkeer.
Reken kilometerkosten en rijtijd
Vermenigvuldig totale kilometers met €0,23. Tel rijtijd op tegen uurtarief van je personeel (€20-30/uur). Vergeet parkeerkosten niet.
Deel door aantal personen
Tel alle transportkosten op en deel door het aantal personen van de catering. Zo krijg je de transportkosten per persoon voor je kostprijsberekening.
✨ Pro tip
Reken altijd €2,50 extra per persoon voor externe locaties binnen 25 km - dit dekt gemiddeld alle transportkosten. Voor verdere afstanden bereken je specifiek per opdracht.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Dit zelf berekenen?
Onze gratis foodcost calculator doet het in seconden.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoe reken ik met meerdere leveringen op één dag?
Wat als de locatie moeilijk bereikbaar is?
Moet ik BTW rekenen over transportkosten?
Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Meer in deze categorie
Gerelateerde vragen
Ontdek meer onderwerpen
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →