Cada kilómetro que recorres hasta un evento de catering te cuesta dinero real. El transporte no es gratuito: combustible, seguro, mantenimiento y el tiempo del conductor se acumulan rápido. Sin una tarifa por kilómetro bien calculada, esos costes se comen tu margen sin que te des cuenta.
¿Por qué calcular la tarifa por kilómetro?
Cada kilómetro hasta un evento tiene un coste en combustible, seguro, mantenimiento y amortización de la furgoneta. En catering es habitual recorrer entre 50 y 200 kilómetros por evento. Sin un cálculo sólido, pierdes cientos de euros al año en costes no cubiertos. Según KitchenNmbrs, el transporte es una de las partidas más ignoradas en la presupuestación de eventos.
⚠️ Ojo:
Nunca calcules solo el coste de combustible. El seguro, el impuesto de circulación, el mantenimiento y la amortización suelen superar el gasto en gasolina.
La estructura completa de costes
Una tarifa honesta por kilómetro incluye estos conceptos:
- Combustible: Gasolina o diésel por kilómetro
- Seguro: Coste anual dividido entre los kilómetros recorridos
- Impuesto de circulación: También convertido a coste por kilómetro
- Mantenimiento: ITV, reparaciones, neumáticos
- Amortización: Depreciación del vehículo
- Tiempo del conductor: Salario por hora × tiempo de desplazamiento
💡 Ejemplo de cálculo:
Furgoneta de catering, 20.000 km al año:
- Combustible: 0,12 € por km
- Seguro: 1.200 €/año = 0,06 € por km
- Impuesto de circulación: 600 €/año = 0,03 € por km
- Mantenimiento: 800 €/año = 0,04 € por km
- Amortización: 3.000 €/año = 0,15 € por km
Costes del vehículo: 0,40 € por km
Costes de personal en el transporte
El tiempo de desplazamiento es tiempo de trabajo y hay que pagarlo. Mira, en mi experiencia es uno de los puntos ciegos más habituales en la gestión de cocina: el tiempo del conductor se olvida sistemáticamente. Calcula con el coste total por hora, incluyendo cargas sociales.
💡 Ejemplo de costes de personal:
Evento a 60 km (120 km ida y vuelta):
- Tiempo de desplazamiento: 2,5 horas (incluyendo carga y descarga)
- Coste por hora del conductor: 18,00 €
- Coste de personal: 2,5 × 18,00 € = 45,00 €
Por kilómetro: 45,00 € ÷ 120 km = 0,38 € por km
Cómo calcular el precio total por kilómetro
Suma costes del vehículo y costes de personal para obtener tu precio de coste por kilómetro. A eso le añades tu margen.
- Costes del vehículo: 0,40 € por km
- Costes de personal: 0,38 € por km
- Precio de coste total: 0,78 € por km
- Con margen del 25%: 0,78 € × 1,25 = 0,98 € por km
💡 Ejemplo práctico:
Boda a 80 km de distancia:
- Ida y vuelta: 160 km
- Tarifa por km: 0,98 €
- Coste de transporte: 160 × 0,98 € = 156,80 €
Este importe se incluye en tu presupuesto de catering
Métodos alternativos de cálculo
Bueno, algunos caterers trabajan con tarifas fijas por tramos de distancia o con una tarifa mínima de transporte. Puede ser más sencillo que calcular por kilómetro exacto.
- 0-25 km: Tarifa fija de 75 €
- 25-50 km: Tarifa fija de 125 €
- 50+ km: 150 € + 1,00 € por cada km adicional
Incluir los costes de transporte de forma automática
Herramientas como KitchenNmbrs te permiten guardar el transporte como partida estándar por evento. Así nunca se te olvida incluir la tarifa por kilómetro en tus presupuestos y ves al instante lo que cuesta cada evento, transporte incluido.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo usar la tarifa kilométrica de Hacienda?
¿Qué hago si tengo varios eventos el mismo día?
¿Se aplica IVA sobre la tarifa por kilómetro?
¿Cada cuánto tiempo debo revisar mi tarifa por kilómetro?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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