Calcular bien el margen en catering hotelero te evita meses enteros trabajando a pérdidas en lo que parecía un buen contrato. Los hoteles buscan seguridad y tarifas ajustadas, mientras tú necesitas beneficio predecible y sin sustos. Aquí te cuento exactamente qué costes ocultos entran en juego y cómo construir un margen que de verdad cuadre.
Por qué el catering hotelero es diferente
El catering para hoteles implica volúmenes fijos, horarios predecibles y precios generalmente más bajos que en tu restaurante. Los hoteles exigen certeza y tarifas competitivas. Tú necesitas ingresos estables sin imprevistos.
- Los volúmenes suelen ser de 50 a 200+ personas por servicio
- Los horarios son fijos (desayuno 7:00, almuerzo 12:30, cena 19:00)
- Los hoteles negocian habitualmente contratos anuales
- Costes adicionales: transporte, montaje, vajilla en el lugar
Los costes ocultos del catering hotelero
Muchos cáterers calculan solo el coste de alimentos y se olvidan del resto. El catering hotelero siempre trae costes adicionales que pueden comerse tu margen entero. Ojo, este tipo de lección se aprende normalmente después de cerrar tu primer mes en números rojos.
⚠️ Atención:
Los hoteles esperan precios similares a los de tu restaurante, pero tú cargas con costes extra de transporte, personal desplazado y, muchas veces, material de servicio propio.
- Transporte: combustible, desgaste del vehículo, tiempo
- Personal adicional: montaje, servicio en sala, desmontaje
- Vajilla y material: bandejas calientes, chafing dishes
- Seguro: responsabilidad civil fuera de tu local
- Tiempo: la preparación para grandes volúmenes lleva más horas
Cálculo del coste por persona
En catering hotelero trabajas por persona, no por plato. Así es mucho más fácil comparar con el precio que el hotel quiere pagar.
💡 Ejemplo de cálculo para 100 personas:
Coste de alimentos por persona:
- Plato principal: €8,50
- Guarniciones: €2,20
- Pan y mantequilla: €1,10
- Postre: €2,80
Coste de alimentos total: €14,60 por persona
Pero a eso hay que sumarle los costes adicionales:
💡 Costes adicionales para 100 personas:
- Transporte (ida/vuelta): €45
- Personal extra (4h × 2 personas × €18): €144
- Vajilla y material: €35
- Tiempo de preparación extra (2h × €25): €50
Total costes adicionales: €274
Por persona: €274 ÷ 100 = €2,74
Cálculo del margen paso a paso
Según KitchenNmbrs, calcular el coste real por persona antes de presentar cualquier oferta es lo que separa un negocio de catering rentable de uno que trabaja gratis para el hotel.
💡 Coste total por persona:
- Coste de alimentos: €14,60
- Costes adicionales: €2,74
Coste real: €17,34 por persona
Para un margen bruto saludable del 35%, tu precio mínimo de venta queda así:
Precio mínimo = €17,34 ÷ 0,65 = €26,68 por persona sin IVA
Con IVA del 10%: €26,68 × 1,10 = €29,35 por persona con IVA
Negociar con el hotel
Los hoteles presionan para bajar precios argumentando que aportan volumen. Pero el volumen no reduce automáticamente el coste por persona. El transporte cuesta lo mismo, el personal también. Mira, he trabajado con cáterers que cedieron en precio creyendo que el volumen les compensaría — y no fue así.
⚠️ Atención:
No apliques más de un 5-10% de descuento sobre tu precio calculado. Los hoteles saben negociar, pero tú debes mantener la rentabilidad.
Lo que SÍ puedes ofrecer con mayores volúmenes:
- Contrato anual: seguridad para ambas partes
- Días fijos: cada martes almuerzo = planificación más sencilla
- Menús más simples: menos tiempo de preparación
- Vajilla del propio hotel: menos material que transportar
Cuándo el acuerdo no es viable
A veces no es posible cerrar un trato rentable con un hotel. Y está bien así. Mejor ningún contrato que uno donde pierdes dinero.
Señales de que no sale:
- El hotel quiere pagar menos que tu coste real + 20% de margen
- Horarios muy irregulares (antes de las 6:00 o después de las 22:00)
- Distancia excesiva (más de 30 minutos de trayecto)
- Exigencias de menú complejas que disparan el tiempo de preparación
Una calculadora de coste de alimentos te permite hacer estos cálculos rápidamente y simular distintos escenarios antes de presentar tu oferta.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen bruto es normal en catering hotelero?
¿Tengo que aplicar IVA en los precios de catering?
¿Qué hago si el hotel considera que mi precio es demasiado alto?
¿Cómo calculo los costes de transporte?
¿Puedo aplicar los mismos precios que en mi restaurante?
¿Con qué frecuencia debo revisar mis precios de catering?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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