Muchos caterers creen que basta con estimar el coste por persona, y eso es un error caro. Cada euro que subestimas se convierte en pérdida directa por comensal. Aquí tienes el método exacto para mantener la rentabilidad.
Por qué el coste por persona es tan importante
En catering trabajas con un número fijo de comensales. Si calculas por debajo, pierdes en cada invitado. Si calculas por encima, pierdes encargos frente a la competencia.
⚠️ Ojo:
En catering tienes costes extra que no existen en restaurante: transporte, montaje, vajilla, personal desplazado. Hay que contarlo todo.
La fórmula completa para catering
Coste por persona = (Alimentos + Personal + Transporte + Material) / Número de invitados
Esta fórmula cubre los costes totales. Para tu precio de venta, le sumas margen e IVA.
Calcular el coste de alimentos por persona
Empieza con todos los ingredientes de tu carta de brunch:
- Bollería y pan
- Embutidos y quesos
- Huevos y platos calientes
- Fruta y decoración
- Bebidas (café, té, zumos)
- Mantequilla, mermeladas, salsas
💡 Ejemplo de brunch para 50 personas:
Brunch completo con platos fríos y calientes:
- Pan y bollería: 180 €
- Embutido, queso, pescado: 320 €
- Huevos y platos calientes: 140 €
- Fruta y ensaladas: 85 €
- Bebidas: 95 €
- Otros (mantequilla, mermelada, etc.): 45 €
Total alimentos: 865 €
Por persona: 865 € / 50 = 17,30 €
Costes de personal y servicio
Para un brunch de catering calcula:
- Montaje y preparación: 2-3 horas
- Servicio durante el brunch: 2-4 horas
- Desmontaje y limpieza: 1-2 horas
- Tiempo de desplazamiento ida y vuelta
💡 Ejemplo de costes de personal:
Para un brunch de 50 personas, 2 trabajadores:
- Preparación: 2 × 3 h × 12 € = 72 €
- Servicio: 2 × 3 h × 12 € = 72 €
- Desmontaje: 2 × 1,5 h × 12 € = 36 €
- Desplazamiento: 2 × 1 h × 12 € = 24 €
Total personal: 204 €
Por persona: 204 € / 50 = 4,08 €
Costes de transporte y material
Se olvidan a menudo, pero están ahí:
- Combustible y desgaste de la furgoneta
- Vajilla y cubertería (si la proporcionas)
- Equipos de mantenimiento en caliente
- Manteles y decoración
- Embalaje y material de transporte
💡 Ejemplo de costes adicionales:
Para el mismo brunch de 50 personas:
- Transporte: 45 €
- Vajilla (alquiler/amortización): 75 €
- Equipo caliente: 25 €
- Decoración y mantelería: 35 €
Total adicional: 180 €
Por persona: 180 € / 50 = 3,60 €
Coste total por persona
Ahora sumas todo:
- Alimentos por persona: 17,30 €
- Personal por persona: 4,08 €
- Transporte y material: 3,60 €
Coste total por persona: 24,98 €
⚠️ Ojo:
Esto es tu coste. Aún tienes que sumar margen e IVA para llegar al precio de venta. El margen habitual en catering es del 40-60%.
De coste a precio de venta
Para un margen saludable, añade a tu coste:
- Beneficio: 40-60% sobre el coste
- Imprevistos: 5-10%
- IVA: 10% sobre el precio final
💡 Ejemplo de precio de venta:
Coste 24,98 € a precio de venta:
- Coste: 24,98 €
- Beneficio (50%): 12,49 €
- Colchón (5%): 1,87 €
- Subtotal: 39,34 €
- IVA (10%): 3,93 €
Precio de venta por persona: 43,27 €
Redondeado: 44 € por persona
Cálculo digital del coste
Hacer las cuentas a mano para cada presupuesto lleva tiempo y los errores se cuelan. Según KitchenNmbrs, un sistema digital te ayuda a:
- Controlar los ingredientes por persona
- Calcular automáticamente los costes de personal
- Probar distintos escenarios
- Adaptar presupuestos rápidamente a otros volúmenes
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto margen debo poner en un catering?
¿Qué pasa si vienen menos invitados de los previstos?
¿Cómo calculo cuando hay diferentes opciones de carta?
¿Tengo que calcular la vajilla aparte?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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