Los regímenes de pensión completa son difíciles de calcular porque hay que incluir todas las comidas, bebidas y el servicio. Muchos caterers los estiman y pierden dinero en paquetes que parecen llenos. Aquí descubres paso a paso cómo calcular el coste real por cliente y por día.
¿Qué incluye el coste de la pensión completa?
Pensión completa significa todas las comidas y bebidas para un cliente durante un día. Esto abarca mucho más que los ingredientes:
- Desayuno: todos los ingredientes + servicio
- Almuerzo: todos los ingredientes + servicio
- Cena: todos los ingredientes + servicio
- Bebidas: café, té, agua, zumos con las comidas
- Tentempiés: momentos de café/té
- Personal: cocinar, servir, recoger
- Materiales: vajilla, mantelería, fungibles
⚠️ Atención:
Muchos caterers olvidan los costes de personal y los materiales. En regímenes de pensión completa pueden suponer el 40-50% de los costes totales.
Calcula el coste de ingredientes por comida
Empieza por el coste de alimentos de cada comida por separado. Suma todos los ingredientes que van al plato:
? Ejemplo de desayuno por cliente:
- Panecillos (2 unidades): 0,80 €
- Fiambre y queso: 1,20 €
- Mantequilla, mermelada: 0,30 €
- Fruta fresca: 0,70 €
- Café/té: 0,40 €
Coste del desayuno: 3,40 €
Haz lo mismo con el almuerzo y la cena. Incluye todas las guarniciones, salsas, pan y bebidas que acompañan cada comida.
? Ejemplo de un día completo:
- Desayuno: 3,40 €
- Almuerzo: 4,80 €
- Cena: 8,20 €
- Bebidas entre comidas: 1,60 €
Coste total de alimentos: 18,00 € por cliente y día
Calcula los costes de personal por cliente
El personal es una partida importante en la pensión completa. Calcula cuántas horas necesitas para el paquete completo:
- Cocina: compras, mise en place, cocción, fregado
- Sala: servicio, recogida, limpieza
- Coordinación: planificación, compras, supervisión
Divide los costes totales de personal entre el número de clientes para obtener el coste por cliente.
? Ejemplo: 50 clientes, 2 días:
- Cocina: 2 personas × 16 h × 18 € = 576 €
- Sala: 3 personas × 12 h × 16 € = 576 €
- Coordinación: 1 persona × 8 h × 25 € = 200 €
Total personal: 1.352 € para 100 días-cliente
Por cliente y día: 13,52 €
Añade los costes de materiales y gastos generales
No olvides los costes "invisibles" que también cuestan dinero:
- Vajilla y cubertería: amortización + reposición
- Mantelería: manteles, servilletas, ropa de cocina
- Fungibles: productos de limpieza, aluminio, film
- Transporte: combustible, desgaste del vehículo
- Seguro y gastos generales: parte de los costes fijos
Estos costes representan habitualmente el 10-15% de los costes de alimentos y personal. Según cuentas de resultados reales de restaurantes, los caterers suelen subestimar esta partida.
? Cálculo completo del coste:
- Coste de alimentos: 18,00 €
- Personal: 13,52 €
- Materiales/gastos generales (12%): 3,78 €
Coste total: 35,30 € por cliente y día
Determina tu margen deseado
Ahora que conoces el coste, fija tu precio de venta. Los márgenes habituales en catering oscilan entre el 60-75% del precio de venta.
Con un margen del 65%, tus costes pueden representar el 35% del precio de venta:
Precio de venta mínimo = Coste ÷ 0,35
? Cálculo del precio de venta:
Coste 35,30 € con margen del 65%:
35,30 € ÷ 0,35 = 100,86 € sin IVA
Precio de venta: 109,94 € con 9% IVA por cliente y día
⚠️ Atención:
Aplica siempre el 10% de IVA a la comida en catering (España). Las bebidas alcohólicas llevan el 21%, pero normalmente no forman parte de un régimen estándar de pensión completa.
Ten en cuenta las ausencias y los cambios de última hora
En los paquetes siempre existe el riesgo de ausencias o cambios de número de clientes en el último momento. Crea un margen de seguridad para esto:
- Recargo del 5-10% por riesgo de ausencias
- Indicar un número mínimo de clientes en el presupuesto
- Gastos por modificaciones cuando se realizan cambios en menos de 48 horas
Un sistema como KitchenNmbrs ayuda a llevar el control de todos estos componentes del coste por paquete, de modo que no tengas que volver a calcular cada vez.
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Elabora una lista completa del menú para todas las comidas
Anota exactamente qué recibe cada cliente: desayuno, almuerzo, cena y todos los tentempiés. No olvides las bebidas con las comidas. Esta será la base de todos los cálculos posteriores.
Calcula el coste de ingredientes por comida y por cliente
Suma todos los ingredientes de cada comida. Calcula cuánto cuesta una ración de cada plato. Suma desayuno + almuerzo + cena + bebidas para obtener el coste total de alimentos por cliente y día.
Calcula los costes de personal y materiales por cliente
Estima cuántas horas de cocina y sala necesitas. Divide los costes totales de personal entre el número de días-cliente. Añade los costes de materiales (vajilla, mantelería, transporte), habitualmente el 10-15% de alimentos y personal.
Fija el precio de venta con el margen deseado
Divide tu coste total entre el porcentaje de coste deseado (normalmente el 35% para un margen del 65%). Añade el 10% de IVA para obtener el precio final por cliente y día.
✨ Pro tip
Calcula el coste actualizado de tu menú estándar de pensión completa cada 8 semanas. Los precios de los ingredientes fluctúan mucho, de modo que tu margen puede caer inadvertidamente al 45% o menos.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen es habitual para el catering de pensión completa?
¿Debo calcular el transporte y los materiales por separado?
¿Cómo gestiono las ausencias en los paquetes?
¿Las bebidas con las comidas llevan el 10% o el 21% de IVA?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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