Imagina: una empresa te pide presupuesto para un cóctel de dos horas. Parece sencillo, pero calcular un margen bruto realista exige más que sumar el coste de tapas y bebidas. Tienes que incluir todos los costes ocultos para que el evento sea rentable.
¿Qué determina tu margen en un cóctel?
En catering no todo es el coste de aperitivos y bebidas. Hay que contar con:
- Coste de alimentos y bebidas: ingredientes y bebidas
- Coste de personal: servicio en el lugar + preparación previa
- Material: copas, vajilla, decoración
- Logística: transporte, montaje, desmontaje
- Overhead: parte de tus costes fijos
⚠️ Ojo:
Muchos caterers olvidan incluir el tiempo de preparación y recogida. Un cóctel de 2 horas suele costar entre 6 y 8 horas de trabajo real.
Calcula tu coste de alimentos y bebidas
Empieza por la base: ¿cuánto cuestan los aperitivos y las bebidas por persona?
? Ejemplo cóctel 30 personas:
Aperitivos por persona:
- Croquetas (4 uds): 1,20 €
- Tabla de quesos: 0,80 €
- Frutos secos: 0,40 €
Bebidas por persona (2 horas):
- Cerveza (3 cañas): 1,50 €
- Vino (2 copas): 2,00 €
- Refresco: 0,60 €
Coste de alimentos y bebidas por persona: 6,50 €
Para 30 personas, tu coste de ingredientes es: 30 × 6,50 € = 195 €
Calcula los costes de personal
El personal suele ser tu mayor partida en catering. No cuentes solo las 2 horas del cóctel, sino también:
- Preparación: compras, mise en place, embalaje (2-3 horas)
- Desplazamiento: ida y vuelta (1 hora)
- Montaje y servicio: en el lugar (3 horas)
- Desmontaje y limpieza: (1 hora)
? Ejemplo costes de personal:
Necesitas 1 empleado para 30 personas.
- Tiempo total: 7 horas
- Coste hora completo: 25 € (con cargas sociales)
- Coste personal: 7 × 25 = 175 €
Suma material y logística
No olvides los costes de material y transporte:
- Material desechable: servilletas, platitos, vasos
- Reutilizable: amortización de copas, bandejas, decoración
- Transporte: combustible, desgaste del vehículo
- Seguro: cobertura extra para localizaciones externas
? Ejemplo otros costes:
- Material desechable: 25 €
- Transporte (50 km): 20 €
- Amortización material: 15 €
Total otros: 60 €
Calcula tus costes totales y el margen
Suma todos los costes y determina tu precio de venta:
? Cálculo total de costes:
- Alimentos y bebidas: 195 €
- Personal: 175 €
- Material y logística: 60 €
- Overhead (10%): 43 €
Costes totales: 473 €
Con un precio de venta de 750 € (sin IVA):
Margen: 750 - 473 = 277 € (37%)
Un margen bruto del 30-40% es habitual en catering. Por debajo del 25% resulta difícil ser rentable.
⚠️ Ojo:
Incluye siempre un colchón para imprevistos (5-10%). En localizaciones externas, algo siempre sale diferente a lo planeado.
Determinar el precio por persona
Trabaja siempre con un precio por persona e incluye un mínimo de asistentes. En mis años de cocina entre Madrid y Barcelona, he comprobado que esta es la forma más clara tanto para el cliente como para el caterer.
Fórmula precio por persona:
(Costes totales + beneficio deseado) ÷ número de personas = precio por persona
Nuestro ejemplo: 750 € ÷ 30 = 25 € por persona (sin IVA)
Apoyo digital para servicios de catering
Según KitchenNmbrs, herramientas como esta te ayudan a registrar recetas y coste de alimentos de aperitivos. Así calculas rápido y con precisión lo que cuesta un servicio, sin tener que rehacerlo cada vez. Ideal para preparar presupuestos.
Cómo calcular el margen de un cóctel (paso a paso)
Calcula el coste de alimentos y bebidas por persona
Suma todos los costes de ingredientes: aperitivos, bebidas, guarniciones. Estima cuánto consumo esperas por persona durante 2 horas. Multiplica por el número de invitados.
Calcula los costes de personal totales
Suma: preparación (2-3 horas), desplazamiento, servicio en el lugar (3 horas), desmontaje (1 hora). Multiplica por el coste hora con cargas sociales. Un cóctel de 2 horas suele costar 7 horas de trabajo.
Suma material, transporte y overhead
Añade material desechable, transporte, amortización y un porcentaje de overhead (10-15%). Resta todo del precio de venta para obtener tu margen bruto neto.
✨ Pro tip
Calcula siempre 15 minutos extra de montaje y desmontaje por cada 10 invitados. Las localizaciones externas suelen traer sorpresas que pueden costarte entre 20 y 30 euros adicionales.
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En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Qué margen es normal en un cóctel?
¿Cómo calculo bien el tiempo de viaje y transporte?
¿Qué pasa si vienen menos invitados de los esperados?
¿Cuánto overhead debo repercutir?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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