De kostprijs per persoon bepaalt of je brunchcatering winstgevend is. Veel cateraars schatten dit in en verliezen geld zonder het te beseffen. In dit artikel leer je stap-voor-stap hoe je exact berekent wat elke gast kost.
Waarom kostprijs per persoon cruciaal is
Bij catering werk je met vaste aantallen personen. Te laag inschatten betekent verlies op elke gast. Te hoog inschatten betekent opdrachten mislopen aan concurrenten.
⚠️ Let op:
Bij catering heb je extra kosten die in restaurant niet spelen: transport, opbouw, servies, personeel ter plaatse. Deze moet je allemaal meenemen.
De complete kostprijsformule voor catering
Kostprijs per persoon = (Food + Personeel + Transport + Materiaal) / Aantal gasten
Deze formule geldt voor de volledige kosten. Voor je verkoopprijs reken je hier nog winst en BTW bij op.
Food kosten per persoon berekenen
Start met alle ingrediënten voor je brunchmenu:
- Broodjes en gebak
- Vleeswaren en kaas
- Eieren en warme items
- Fruit en garnering
- Dranken (koffie, thee, sappen)
- Boter, jam, sauzen
? Voorbeeld brunch voor 50 personen:
Complete brunch met warme en koude items:
- Brood en gebak: €180
- Vlees, kaas, vis: €320
- Eieren en warme gerechten: €140
- Fruit en salade: €85
- Dranken: €95
- Overige (boter, jam, etc.): €45
Totale food kosten: €865
Per persoon: €865 / 50 = €17,30
Personeel en service kosten
Voor brunchcatering reken je meestal:
- Opbouw en voorbereiding: 2-3 uur
- Service tijdens brunch: 2-4 uur
- Afbouw en opruimen: 1-2 uur
- Reistijd heen en terug
? Voorbeeld personeelskosten:
Voor 50 personen brunch, 2 medewerkers:
- Voorbereiding: 2 × 3 uur × €18 = €108
- Service: 2 × 3 uur × €18 = €108
- Afbouw: 2 × 1,5 uur × €18 = €54
- Reistijd: 2 × 1 uur × €18 = €36
Totaal personeel: €306
Per persoon: €306 / 50 = €6,12
Transport en materiaal kosten
Vaak vergeten, maar wel degelijk kosten:
- Brandstof en slijtage busje
- Servies en bestek (als je dit levert)
- Warmhoudapparatuur
- Tafellakens en decoratie
- Verpakking en transport materiaal
? Voorbeeld overige kosten:
Voor dezelfde 50 personen brunch:
- Transport: €45
- Servies (huur/afschrijving): €75
- Warmhoudapparatuur: €25
- Decoratie en linnen: €35
Totaal overig: €180
Per persoon: €180 / 50 = €3,60
Totale kostprijs samenstellen
Nu tel je alle onderdelen bij elkaar op:
- Food kosten per persoon: €17,30
- Personeel per persoon: €6,12
- Transport en materiaal: €3,60
Totale kostprijs per persoon: €27,02
⚠️ Let op:
Dit is je kostprijs. Hier moet je nog winst en BTW bij optellen voor je verkoopprijs. Gangbare marge voor catering is 40-60%.
Van kostprijs naar verkoopprijs
Voor een gezonde marge tel je bij je kostprijs op:
- Winst: 40-60% van kostprijs
- Onvoorziene kosten: 5-10%
- BTW: 9% over eindprijs
? Voorbeeld verkoopprijs:
Kostprijs €27,02 naar verkoopprijs:
- Kostprijs: €27,02
- Winst (50%): €13,51
- Buffer (5%): €2,03
- Subtotaal: €42,56
- BTW (9%): €3,83
Verkoopprijs per persoon: €46,39
Afgerond: €47,- per persoon
Digitale kostprijsberekening
Handmatig rekenen voor elke offerte kost veel tijd en fouten sluipen erin. Een systeem zoals KitchenNmbrs helpt om:
- Alle ingrediënten per persoon bij te houden
- Personeelskosten automatisch te berekenen
- Verschillende scenario's door te rekenen
- Offertes snel aan te passen bij andere aantallen
Hoe bereken je kostprijs per persoon? (stap voor stap)
Maak een complete ingrediëntenlijst
Schrijf alle ingrediënten op die je nodig hebt voor je brunchmenu. Vergeet niets: van broodjes tot boter, van koffie tot suiker. Tel de exacte hoeveelheden per persoon en vermenigvuldig met het aantal gasten.
Bereken alle personeelskosten
Tel op hoeveel uur je medewerkers bezig zijn: voorbereiding, transport, service en afbouw. Vermenigvuldig met hun uurloon en deel door het aantal gasten voor kosten per persoon.
Tel transport en materiaalkosten op
Reken uit wat transport, servies, apparatuur en overige materialen kosten. Deel dit door het aantal gasten. Tel alle onderdelen bij elkaar op voor je totale kostprijs per persoon.
✨ Pro tip
Check altijd je kostprijs op je 3 meest populaire cateringmenu's. Als die goed zitten, heb je 80% van je business onder controle.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik BTW meenemen in mijn kostprijs per persoon?
Nee, kostprijs bereken je altijd exclusief BTW. BTW tel je pas op bij je verkoopprijs. Voor catering geldt 9% BTW op eten en drinken.
Hoeveel winst moet ik rekenen op catering?
Gangbaar is 40-60% winst op je kostprijs. Catering heeft meer risico dan restaurant (annuleringen, weersomstandigheden), dus een hogere marge is gerechtvaardigd.
Wat als er minder gasten komen dan gepland?
Bouw 5-10% buffer in je kostprijs voor no-shows. Of maak afspraken over minimale aantallen in je contract. Je hebt immers al ingekocht en personeel ingepland.
Hoe reken ik met verschillende menuopties?
Bereken voor elk menu apart de kostprijs per persoon. Bij keuzemenu's neem je het gemiddelde of rekent per persoon af wat hij kiest. Maak dit vooraf duidelijk in je offerte.
Moet ik servies apart berekenen?
Als je servies, bestek en glaswerk levert, reken dit mee in je materiaalkosten. Huur je dit in, dan zijn het directe kosten. Heb je eigen servies, reken dan afschrijving en breuk mee.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →