Ein Kassensystem kostet zwischen €1.500 und €8.000 inklusive Installation und Schulung. Viele angehende Restaurantbetreiber unterschätzen diese Kosten und erhalten unerwartete Rechnungen. Dieser Artikel zeigt dir alle anfallenden Kosten, damit du keine Überraschungen erlebst.
Hardware-Kosten für das Kassensystem
Die Hardware bildet die Grundlage deines Kassensystems. Das sind die Komponenten, die du physisch benötigst:
- Kassen-Tablet oder Computer: €300-800
- Kassenschublade: €80-200
- Bonprinter: €150-400
- Barcode-Scanner: €50-150 (optional)
- Zahlungsterminal: €0-300 (oft kostenlos von der Bank)
💡 Beispiel Basis-Set:
Für ein kleines Restaurant:
- iPad mit Kassensoftware: €650
- Kassenschublade: €120
- Bonprinter: €250
- Zahlungsterminal: €0 (kostenlos von der ING)
Gesamt Hardware: €1.020
Software-Lizenzen und Abonnements
Neben der Hardware zahlst du monatlich für die Kassensoftware. Diese Kosten summieren sich schnell:
- Basis-Kassensoftware: €30-80 pro Monat
- Zusatzmodule: €10-30 pro Monat pro Modul
- Cloud-Speicher: €5-15 pro Monat
- Updates und Wartung: oft inbegriffen
💡 Beispiel monatliche Kosten:
Lightspeed Restaurant:
- Basis-Paket: €69 pro Monat
- Bestandsverwaltungsmodul: €20 pro Monat
- Erweiterte Berichte: €15 pro Monat
Gesamt pro Monat: €104 = €1.248 pro Jahr
Installations- und Konfigurationskosten
Ein Kassensystem zu installieren ist mehr als nur Hardware anzuschließen. Du benötigst professionelle Hilfe:
- Basis-Installation: €200-500
- Menü eingeben: €300-800 (abhängig von der Anzahl der Artikel)
- Systemkonfiguration: €200-400
- Zahlungsterminal-Kopplung: €100-200
- Testphase und Debugging: €150-300
⚠️ Achtung:
Viele Anbieter berechnen die Installation pro Stunde (€75-125/Stunde). Frag immer nach einem Festpreis für die komplette Installation.
Schulungs- und Support-Kosten
Dein Personal muss lernen, mit dem neuen System zu arbeiten. Das kostet Zeit und Geld:
- Anfangsschulung: €300-600 für 2-4 Stunden
- Zusätzliche Schulungssitzungen: €100-150 pro Sitzung
- Online-Schulungsmaterial: oft kostenlos
- Telefonischer Support: €25-50 pro Incident (nach kostenloser Periode)
💡 Beispiel Schulungspaket:
Für 3 Mitarbeiter:
- Basis-Schulung (4 Stunden): €450
- Zusätzliche Sitzung nach 2 Wochen: €125
- Schulungsmaterial: €0
Gesamt Schulung: €575
Gesamtkosten im ersten Jahr
Wenn du alles zusammenzählst, kommst du auf diese Beträge für das erste Jahr:
- Budget-Setup (kleines Restaurant): €2.500-4.000
- Mittelklasse-Setup (durchschnittliches Restaurant): €4.000-6.500
- Premium-Setup (großes Restaurant): €6.500-10.000
💡 Beispiel Gesamtkosten kleines Restaurant:
Komplettes Setup erstes Jahr:
- Hardware: €1.020
- Software (12 Monate): €828
- Installation: €650
- Schulung: €575
Gesamt erstes Jahr: €3.073
Versteckte Kosten, auf die du achten musst
Neben den Standardkosten gibt es Ausgaben, die oft vergessen werden:
- Transaktionsgebühren: 0,1-0,3% pro Kartentransaction
- Zusätzliche Hardware bei Defekt: €200-500 pro Artikel
- Software-Updates: manchmal €50-150 pro großes Update
- Jährliche Wartungsverträge: €200-500
- Zusätzliche Benutzerlizenzen: €15-30 pro Monat pro Benutzer
⚠️ Achtung:
Transaktionsgebühren wirken klein, aber bei €200.000 Umsatz pro Jahr zahlst du €400-600 extra an Kosten, die du vielleicht nicht erwartet hast.
Alternativen und Kosteneinsparungen
Du musst nicht immer das teuerste System wählen. Alternativen können viel Geld sparen:
- Cloud-basierte Systeme: niedrigere Hardware-Kosten
- Tablet-Kassensysteme: günstiger als traditionelle Kassen
- All-in-One-Pakete: oft günstiger als einzelne Komponenten
- Leasingkonstruktionen: niedrigere Startkosten, höhere Monatslasten
Für viele kleine Restaurants ist eine einfache tablet-basierte Kasse ausreichend. Du musst nicht gleich alle Extras nehmen.
Wie berechnest du die Gesamtkosten des Kassensystems? (Schritt für Schritt)
Erstelle eine Liste der benötigten Hardware
Bestimme, was du mindestens brauchst: Tablet/Computer, Kassenschublade, Bonprinter und Zahlungsterminal. Fordere Angebote von mindestens 3 Anbietern zum Vergleich an.
Berechne Software-Kosten für 2 Jahre
Addiere die monatlichen Software-Kosten und multipliziere mit 24 Monaten. Vergiss nicht zusätzliche Module, die du später möglicherweise brauchst, wie Bestandsverwaltung oder Berichte.
Addiere Installations- und Schulungskosten
Frag nach einem Festpreis für die komplette Installation inklusive Menü-Eingabe und Konfiguration. Rechne auch die Schulung deines Personals ein - das ist oft teurer als erwartet.
✨ Pro tip
Verhandle immer über einen Paketpreis für Hardware, Installation und Schulung zusammen. Anbieter geben oft Rabatt, wenn du alles auf einmal nimmst, statt einzelne Teile zu kaufen.
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In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich ein Kassensystem selbst installieren, um Kosten zu sparen?
Technisch ist es möglich, wird aber nicht empfohlen. Menü-Eingabe, Steuereinstellungen und Kopplungen sind komplex. Ein Fehler kann dir später viel mehr kosten als die Installationskosten.
Was kostet ein Kassensystem pro Monat nach dem ersten Jahr?
Rechne mit €50-120 pro Monat für Software-Lizenzen, plus kleine Beträge für Transaktionsgebühren. Hardware-Kosten entfallen, es sei denn, du schließt Wartungsverträge ab.
Gibt es günstige Alternativen zu traditionellen Kassensystemen?
Ja, tablet-basierte Systeme wie Square oder SumUp kosten viel weniger. Für kleine Restaurants oft ausreichend, aber weniger umfangreich als professionelle Systeme.
Kann ich die Kassensystem-Kosten von der Steuer abziehen?
Ja, sowohl Hardware als auch Software sind Geschäftsausgaben, die du abziehen kannst. Bewahre alle Rechnungen für deine Buchhaltung und Steuererklärung auf.
Wie viel sollte ich zusätzlich für Wartung und Reparaturen einplanen?
Rechne jährlich 10-15% des Hardware-Anschaffungswerts für Wartung ein. Ein Tablet hält länger als eine traditionelle Kasse, aber Bildschirme können kaputt gehen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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