Net zoals bij het kopen van een auto gaat het niet alleen om de aanschafprijs - een kassasysteem kost tussen €1.500 en €8.000 inclusief alle bijkomende kosten. Startende restauranthouders onderschatten vaak de totale investering. Hier vind je alle kostenposten die erbij komen kijken.
Hardware kosten kassasysteem
De hardware vormt het fundament van je kassasysteem. Deze fysieke onderdelen heb je minimaal nodig:
- Kassa tablet of computer: €300-800
- Kassalade: €80-200
- Bonprinter: €150-400
- Barcode scanner: €50-150 (optioneel)
- Betaalterminal: €0-300 (vaak gratis van bank)
💡 Voorbeeld basisset:
Voor een klein restaurant:
- iPad met kassastand: €650
- Kassalade: €120
- Bonprinter: €250
- Betaalterminal: €0 (gratis van ING)
Totaal hardware: €1.020
Software licenties en abonnementen
Daarnaast betaal je maandelijks voor de kassasoftware. Deze kosten stapelen zich snel op:
- Basis kassasoftware: €30-80 per maand
- Extra modules: €10-30 per maand per module
- Cloud opslag: €5-15 per maand
- Updates en onderhoud: vaak inbegrepen
💡 Voorbeeld maandelijkse kosten:
Lightspeed Restaurant:
- Basis pakket: €69 per maand
- Voorraadmodule: €20 per maand
- Rapportage plus: €15 per maand
Totaal per maand: €104 = €1.248 per jaar
Installatie en configuratie kosten
Een kassasysteem installeren betekent veel meer dan hardware aansluiten. Professionele ondersteuning is onmisbaar:
- Basis installatie: €200-500
- Menu invoeren: €300-800 (afhankelijk van aantal items)
- Systeem configuratie: €200-400
- Koppeling betaalterminal: €100-200
- Testfase en debugging: €150-300
⚠️ Let op:
Veel leveranciers rekenen per uur voor installatie (€75-125/uur). Vraag altijd een vast bedrag voor de complete installatie.
Training en support kosten
Je personeel moet het nieuwe systeem onder de knie krijgen. Dit vergt tijd en investering:
- Initiële training: €300-600 voor 2-4 uur
- Extra trainingsessies: €100-150 per sessie
- Online trainingsmateriaal: vaak gratis
- Telefonische support: €25-50 per incident (na gratis periode)
💡 Voorbeeld training pakket:
Voor 3 medewerkers:
- Basis training (4 uur): €450
- Extra sessie na 2 weken: €125
- Trainingsmateriaal: €0
Totaal training: €575
Totale kosten eerste jaar
Alle kostenposten bij elkaar opgeteld resulteren in deze bedragen voor het eerste jaar:
- Budget setup (klein restaurant): €2.500-4.000
- Midrange setup (gemiddeld restaurant): €4.000-6.500
- Premium setup (groot restaurant): €6.500-10.000
💡 Voorbeeld totaalkosten klein restaurant:
Complete setup eerste jaar:
- Hardware: €1.020
- Software (12 maanden): €828
- Installatie: €650
- Training: €575
Totaal eerste jaar: €3.073
Verborgen kosten waar je op moet letten
Daarnaast bestaan er uitgaven die vaak over het hoofd gezien worden - een patroon dat we keer op keer tegenkomen in restaurant financiën:
- Transactiekosten: 0,1-0,3% per pintransactie
- Extra hardware bij defect: €200-500 per item
- Software updates: soms €50-150 per grote update
- Jaarlijkse onderhoudscontracten: €200-500
- Extra gebruikerslicenties: €15-30 per maand per gebruiker
⚠️ Let op:
Transactiekosten lijken klein, maar bij €200.000 omzet per jaar betaal je €400-600 extra aan kosten die je misschien niet zag aankomen.
Alternatieven en kostenbesparing
Je hoeft niet altijd het duurste systeem te kiezen. Deze alternatieven kunnen flinke besparingen opleveren:
- Cloud-based systemen: lagere hardware kosten
- Tablet kassasystemen: goedkoper dan traditionele kassa's
- All-in-one pakketten: vaak voordeliger dan losse componenten
- Lease constructies: lagere startkosten, hogere maandlasten
Voor veel kleine restaurants volstaat een eenvoudige tablet-gebaseerde kassa prima. Je hoeft niet meteen alle bells and whistles te nemen.
Hoe bereken je de totale kassasysteem kosten? (stap voor stap)
Maak een lijst van benodigde hardware
Bepaal wat je minimaal nodig hebt: tablet/computer, kassalade, bonprinter en betaalterminal. Vraag offertes bij minimaal 3 leveranciers voor vergelijking.
Bereken software kosten voor 2 jaar
Tel maandelijkse software kosten op en vermenigvuldig met 24 maanden. Vergeet niet extra modules die je later misschien nodig hebt zoals voorraad of rapportages.
Tel installatie en training kosten op
Vraag een vast bedrag voor complete installatie inclusief menu invoer en configuratie. Reken ook training voor je personeel mee - dit is vaak duurder dan verwacht.
✨ Pro tip
Vraag altijd om een proefperiode van 30 dagen voordat je definitief kiest. Test het systeem tijdens drukke avonden om te zien of het stabiel blijft onder stress.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Kan ik een kassasysteem zelf installeren om kosten te besparen?
Technisch kan het, maar wordt sterk afgeraden. Menu invoeren, belastinginstellingen en koppelingen zijn complex. Een fout kan je later veel meer kosten dan de installatiekosten.
Wat kost een kassasysteem per maand na het eerste jaar?
Reken op €50-120 per maand voor software licenties, plus kleine bedragen voor transactiekosten. Hardware kosten vervallen, tenzij je onderhoudcontracten afsluit.
Zijn er goedkope alternatieven voor traditionele kassasystemen?
Ja, tablet-gebaseerde systemen zoals Square of SumUp kosten veel minder. Voor kleine restaurants vaak voldoende, maar minder uitgebreid dan professionele systemen.
Kan ik de kassasysteem kosten aftrekken van de belasting?
Ja, zowel hardware als software zijn zakelijke uitgaven die je kunt aftrekken. Bewaar alle facturen voor je administratie en belastingaangifte.
Hoeveel moet ik extra rekenen voor onderhoud en reparaties?
Reken jaarlijks 10-15% van de hardware aanschafwaarde voor onderhoud. Een tablet gaat langer mee dan een traditionele kassa, maar schermen kunnen breken.
Welke transactiekosten komen er bovenop de maandelijkse kosten?
De meeste systemen rekenen 0,1-0,3% per pintransactie. Bij een gemiddelde omzet van €15.000 per maand betekent dit €15-45 extra kosten.
Moet ik meteen alle modules en functies aanschaffen?
Nee, start met de basis en breid uit naarmate je restaurant groeit. Veel leveranciers laten je modules later toevoegen zonder installatiekosten.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Start je restaurant met de juiste cijfers
Een businessplan zonder food cost calculatie is een gok. KitchenNmbrs laat je recepten doorrekenen vóór je opent. Begin goed voorbereid. Probeer het gratis.
Start gratis trial →