Eine Open-Bar-Vereinbarung scheint einfach - Gäste zahlen einen Pauschalpreis und trinken unbegrenzt. Aber ohne richtige Berechnung kann dies deinen Gewinn völlig aufzehren. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du die finanziellen Risiken berechnest und eine rentable Vereinbarung aufbaust.
Was ist eine Open-Bar-Vereinbarung?
Bei einer Open Bar zahlen Gäste einen Pauschalpreis (zum Beispiel €25 pro Person für 3 Stunden) und können unbegrenzt aus einer vordefinierten Auswahl trinken. Das Risiko: Wenn Gäste mehr konsumieren als du eingeplant hast, verlierst du Geld.
Die Kunst besteht darin, einen Preis festzulegen, der rentabel ist, auch wenn Gäste viel trinken.
Berechne deinen durchschnittlichen Konsum pro Gast
Beginne mit Daten aus deinem eigenen Betrieb. Wie viel trinkt ein durchschnittlicher Gast pro Stunde?
💡 Beispiel:
Analyse von 100 Gästen an einem Freitagabend (3 Stunden):
- Bier: 2,3 Gläser pro Gast pro Stunde
- Wein: 1,8 Gläser pro Gast pro Stunde
- Erfrischungsgetränk: 0,5 Gläser pro Gast pro Stunde
Gesamt: 4,6 Getränke pro Gast pro Stunde
Beachte: Dies unterscheidet sich je nach Zielgruppe, Tageszeit und Anlass. Ein Firmenempfang hat einen anderen Konsum als eine Hochzeit.
Berechne deine Pour Cost pro Vereinbarung
Pour Cost ist das Getränk-Äquivalent von Lebensmittelkosten. Für eine rentable Vereinbarung sollte deine Pour Cost unter 25% bleiben.
💡 Berechnung:
Open Bar €30 pro Person (3 Stunden), geschätzter Konsum:
- 7 Bier à €0,85 Einkauf = €5,95
- 5 Wein à €1,20 Einkauf = €6,00
- 2 Erfrischungsgetränk à €0,30 Einkauf = €0,60
Gesamte Einkaufskosten: €12,55
Pour Cost: €12,55 / €24,79 (exkl. 21% MwSt.) = 50,6%
Das ist viel zu hoch! Bei 50% Pour Cost verlierst du Geld. Du strebst maximal 25% an.
⚠️ Beachte:
Alkoholische Getränke haben 21% MwSt., nicht 9%. Rechne immer exklusive MwSt.: €30 inkl. wird €24,79 exkl. MwSt.
Begrenze dein Risiko mit intelligenten Entscheidungen
Mache deine Open-Bar-Vereinbarung vorhersehbarer, indem du deine Auswahl intelligent zusammenstellst:
- Begrenzte Auswahl: 2 Biere, 2 Weine, 3 Erfrischungsgetränke
- Keine Premium-Marken: Verwende Hausweine und Standard-Biere
- Zeitlimit: 3 Stunden sind ausreichend, danach normaler Preis
- Keine Spirituosen: Diese haben einen viel höheren Einkaufspreis
Berechne deinen Break-Even-Punkt
Wie viele Getränke kann ein Gast maximal konsumieren, bevor du Verlust machst?
💡 Break-Even-Berechnung:
Open Bar €35 pro Person (exkl. MwSt.: €28,93)
Gewünschte Pour Cost: 25%
Budget für Getränke: €28,93 × 0,25 = €7,23
Bei €1,00 durchschnittlicher Einkaufspreis = maximal 7 Getränke
Wenn Gäste mehr als 7 Getränke in 3 Stunden nehmen, verlierst du Geld. Das sind etwa 2,3 Getränke pro Stunde - realistisch für viele Gäste.
Überwache während des Events
Halte während einer Open-Bar-Vereinbarung fest, wie viel konsumiert wird:
- Zähle leere Flaschen und Fässer nach jeder Stunde
- Vergleiche mit deiner Schätzung
- Passe deinen Preis für das nächste Mal an
⚠️ Beachte:
Einige Gruppen trinken viel mehr als durchschnittlich. Baue einen Sicherheitspuffer von 20% in deine Berechnung ein.
Alternativen zur Open Bar
Wenn eine vollständige Open Bar zu riskant ist, erwäge diese Alternativen:
- Getränkegutscheine: Gast erhält 5 Gutscheine, weitere Getränke zum normalen Preis
- Happy-Hour-Preis: Erste 2 Stunden zu reduzierten Preisen
- Konsumationslimit: Open Bar bis €20 pro Person, danach auf eigene Rechnung
- Nur Bier und Wein: Keine Spirituosen und Premium-Getränke
Diese Optionen geben dir mehr Kontrolle über die Kosten und begrenzen dein Risiko.
Wie berechnest du eine rentable Open-Bar-Vereinbarung?
Analysiere deine aktuellen Konsumptionsdaten
Schau dir deine Kassendaten von vergleichbaren Events an. Zähle, wie viele Getränke Gäste durchschnittlich pro Stunde konsumieren. Teile dies nach Getränkeart (Bier, Wein, Erfrischungsgetränk) für eine genaue Schätzung auf.
Berechne deine maximalen Einkaufskosten
Bestimme deine gewünschte Pour Cost (maximal 25%). Multipliziere deinen Verkaufspreis exklusive MwSt. mit 0,25. Dies ist der maximale Betrag, den du pro Gast für Getränkeeinkaufskosten ausgeben darfst.
Stelle deine Getränkeauswahl zusammen
Wähle Getränke, die in dein Budget passen. Verwende Hausweine, Standard-Biere und keine Premium-Marken. Begrenze deine Auswahl auf 2-3 Optionen pro Kategorie für bessere Kostenkontrolle.
Teste und überwache deine Vereinbarung
Probiere deine Open Bar zunächst bei einer kleineren Gruppe. Zähle nach dem Event die Konsumption und vergleiche mit deiner Schätzung. Passe deinen Preis oder deine Auswahl basierend auf den tatsächlichen Ergebnissen an.
✨ Pro tip
Biete während einer Open Bar immer ausreichend Essen an. Gäste, die essen, konsumieren weniger Alkohol. Dies senkt deine Pour Cost und sorgt für zufriedene Gäste.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine sichere Pour Cost für eine Open Bar?
Halte deine Pour Cost unter 25% für eine rentable Vereinbarung. Bei 30% oder höher läufst du Risiko auf Verlust, besonders wenn Gäste mehr trinken als erwartet.
Sollte ich Premium-Getränke in einer Open Bar anbieten?
Nein, verwende Hausweine und Standard-Biere. Premium-Getränke haben höhere Einkaufspreise, wodurch deine Pour Cost schnell über 25% steigt. Gäste akzeptieren dies bei einer Open Bar normalerweise problemlos.
Wie verhindere ich, dass Gäste bei einer Open Bar zu viel trinken?
Setze ein Zeitlimit (zum Beispiel 3 Stunden) und biete keine starken Spirituosen an. Überwache die Konsumption pro Stunde und sorge für ausreichend Essen, um den Alkohol aufzunehmen.
Kann ich während einer Open Bar noch eingreifen, wenn es außer Kontrolle gerät?
Ja, zähle jede Stunde deine Konsumption und vergleiche mit deinem Budget. Wenn du merkst, dass Gäste viel mehr trinken, kannst du die Auswahl begrenzen oder die Dauer für zukünftige Vereinbarungen verkürzen.
Was ist, wenn ich keine historischen Konsumptionsdaten habe?
Beginne konservativ mit 2 Getränken pro Person pro Stunde als Ausgangspunkt. Überwache deine erste Open Bar sorgfältig und passe deine Schätzung basierend auf tatsächlicher Konsumption an.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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