No-Show-Kosten können deine All-Inclusive-Arrangements völlig unrentabel machen. Wenn du mit 20 Gästen rechnest, aber nur 15 kommen, hast du trotzdem für 20 Personen eingekauft und Personal eingeplant. In diesem Artikel lernst du, wie du No-Show-Risiken in deine Kostenkalkulation einarbeitest, damit dein Arrangement profitabel bleibt.
Was sind No-Show-Kosten bei All-Inclusive-Arrangements?
No-Show-Kosten entstehen, weil du Fixkosten für Gäste aufgewendet hast, die nicht erscheinen. Bei All-Inclusive-Arrangements sind diese Kosten besonders schmerzhaft, weil du:
- Zutaten für eine bestimmte Anzahl von Personen eingekauft hast
- Personal für den Service eingeplant hast
- Möglicherweise Raumkosten hast (wenn du extern caterst)
- Vorbereitungszeit investiert hast
Diese Kosten musst du auf die Gäste verteilen, die tatsächlich kommen, sonst machst du Verlust beim Arrangement.
💡 Beispiel:
Du hast ein Hochzeitsarrangement für 100 Personen à €75 pro Person:
- Gesamtumsatz: €7.500
- Lebensmittelkosten (30%): €2.250
- Personal: €1.500
- Sonstige Kosten: €750
Es kommen 85 Gäste. Du verlierst €1.125 Umsatz, aber deine Kosten bleiben gleich. Deine Marge sinkt von €3.000 auf €1.875.
Berechne deinen historischen No-Show-Prozentsatz
Für eine realistische Kostenkalkulation musst du wissen, wie viele No-Shows du durchschnittlich hast. Überprüfe deine letzten 10-20 Arrangements:
- Reserviert: Die Anzahl der Personen, für die gebucht wurde
- Anwesend: Die Anzahl der Personen, die tatsächlich kamen
- No-Show-Prozentsatz: (Reserviert - Anwesend) / Reserviert × 100
💡 Beispielberechnung:
Letzte 5 Arrangements:
- Arrangement 1: 50 reserviert, 47 anwesend (6% No-Show)
- Arrangement 2: 80 reserviert, 72 anwesend (10% No-Show)
- Arrangement 3: 30 reserviert, 28 anwesend (7% No-Show)
- Arrangement 4: 100 reserviert, 88 anwesend (12% No-Show)
- Arrangement 5: 60 reserviert, 55 anwesend (8% No-Show)
Durchschnittlicher No-Show-Prozentsatz: 8,6%
Verarbeite No-Show-Kosten in deine Kostenkalkulation
Es gibt zwei Möglichkeiten, um No-Show-Risiken in deine Preisgestaltung einzuarbeiten:
Methode 1: Erhöhe deinen Preis pro Person
Rechne deine Fixkosten in einen höheren Preis pro Person um, die tatsächlich kommt:
Angepasster Preis = Ursprünglicher Preis / (1 - No-Show-Prozentsatz)
💡 Beispiel:
Deine normale Kostenkalkulation ist €60 pro Person, No-Show-Prozentsatz 8%:
- Angepasster Preis: €60 / (1 - 0,08) = €65,22 pro Person
- Bei 100 reserviert, 92 anwesend: €65,22 × 92 = €6.000
- Dies deckt deine Kosten für 100 Personen
Methode 2: No-Show-Zuschlag als separate Kostenposition
Rechne No-Show als Prozentsatz deiner Gesamtkosten und schlage dies in deine Kostenkalkulation ein:
- Lebensmittelkosten: 30% des Verkaufspreises
- Arbeit: 25% des Verkaufspreises
- No-Show-Risiko: 3-5% des Verkaufspreises
- Sonstige Kosten: 15% des Verkaufspreises
- Gewinn: Verbleibende 22-27%
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit deinem Preis ohne MwSt. All-Inclusive-Arrangements fallen unter 9% MwSt für das Essen, aber eventuell Getränke können unter 19% MwSt fallen.
Reduziere No-Show-Risiken mit cleveren Bedingungen
Neben der Anpassung der Kostenkalkulation kannst du No-Shows aktiv verringern:
- Anzahlung: Verlange 50% Vorauszahlung bei der Reservierung
- Endgültige Anzahl: Verlange 7 Tage vor dem Event die endgültige Anzahl
- No-Show-Klausel: Berechne 80% des Preises bei No-Shows durch
- Bestätigung: Rufe 2-3 Tage vor dem Event zur Bestätigung an
All-Inclusive vs. à la carte: Unterschied in der No-Show-Auswirkung
Bei All-Inclusive-Arrangements ist die No-Show-Auswirkung größer als bei à-la-carte-Service:
💡 Vergleich:
À-la-carte-Restaurant:
- No-Show = kein Umsatz, aber auch keine direkten Lebensmittelkosten
- Fixkosten (Miete, Personal) laufen weiter
- Auswirkung: Verlust des potenziellen Gewinns
All-Inclusive-Arrangement:
- No-Show = kein Umsatz, aber bereits entstandene Kosten
- Zutaten bereits eingekauft und vorbereitet
- Auswirkung: direkter Verlust der entstandenen Kosten
Wie berechnest du No-Show-Kosten in deinen Arrangement-Preis?
Bestimme deinen historischen No-Show-Prozentsatz
Überprüfe deine letzten 10-20 Arrangements und berechne den durchschnittlichen No-Show-Prozentsatz. Zähle reservierte Personen minus anwesende Personen, teile durch die reservierte Anzahl und multipliziere mit 100.
Berechne deine Basis-Kostenkalkulation pro Person
Addiere alle Kosten: Zutaten, Personal, Raum, Vorbereitung. Teile dies durch die Anzahl der reservierten Personen, um deine Basis-Kostenkalkulation zu erhalten.
Passe deinen Verkaufspreis für No-Show-Risiko an
Erhöhe deinen Preis mit der Formel: Angepasster Preis = Basis-Preis / (1 - No-Show-Prozentsatz). Oder füge 3-5% No-Show-Zuschlag zu deiner Kostenkalkulationsstruktur hinzu.
✨ Pro tip
Halte bei jedem Arrangement fest, wie viele No-Shows du hast und aktualisiere deinen Prozentsatz jeden Monat. So bleibt deine Preisgestaltung scharf und du vermeidest, dass du zu viel oder zu wenig für No-Show-Risiken einplanst.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist ein normaler No-Show-Prozentsatz für Arrangements?
Für Gastronomie-Arrangements liegt der durchschnittliche No-Show-Prozentsatz zwischen 5-15%. Hochzeiten haben oft niedrigere No-Shows (5-8%) als Firmenevents (10-15%), weil sie persönlicher sind.
Muss ich MwSt auf No-Show-Kosten berechnen?
Ja, No-Show-Kosten sind Teil deines Verkaufspreises und fallen unter die gleiche MwSt. Für All-Inclusive-Arrangements sind das normalerweise 9% MwSt, es sei denn, es ist viel Alkohol enthalten.
Kann ich No-Show-Kosten an den Kunden weitergeben?
Nur wenn dies vorher in deinen Bedingungen festgehalten ist. Viele Caterer berechnen 80% des Preises durch bei No-Shows, die weniger als 48 Stunden vorher mitgeteilt werden.
Wie verhindere ich, dass mein Preis durch No-Show-Zuschlag zu hoch wird?
Arbeite mit cleveren Bedingungen: verlange Anzahlung, endgültige Anzahl 1 Woche vorher und rufe zur Bestätigung an. Dies senkt deinen No-Show-Prozentsatz und damit deinen Zuschlag.
Unterscheidet sich das No-Show-Risiko je nach Arrangement-Typ?
Ja, Hochzeiten und Geburtstage haben niedrigere No-Shows als Firmenborrels. Kostenlose Events haben höhere No-Shows als bezahlte Events. Passe deinen Prozentsatz je nach Kundentyp an.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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