Les coûts de non-présentation peuvent rendre vos forfaits tout compris complètement non rentables. Si vous comptez sur 20 clients mais que 15 se présentent, vous avez quand même acheté pour 20 personnes et prévu le personnel. Dans cet article, tu apprendras comment intégrer les risques de non-présentation dans ton coût de revient afin que ton forfait reste rentable.
Que sont les coûts de non-présentation dans les forfaits tout compris ?
Les coûts de non-présentation surviennent parce que tu as engagé des frais fixes pour des clients qui ne se présentent pas. Pour les forfaits tout compris, ces coûts sont particulièrement douloureux car tu :
- As acheté des ingrédients pour un nombre déterminé de personnes
- As prévu du personnel pour le service
- As peut-être engagé des frais de lieu (si tu fais du catering externe)
- As investi du temps de préparation
Tu dois répartir ces coûts entre les clients qui se présentent réellement, sinon tu fais une perte sur le forfait.
💡 Exemple :
Tu as un forfait mariage pour 100 personnes à 75 € par personne :
- Chiffre d'affaires total : 7 500 €
- Coût alimentaire (30 %) : 2 250 €
- Personnel : 1 500 €
- Autres coûts : 750 €
85 clients se présentent. Tu perds 1 125 € de chiffre d'affaires mais tes coûts restent les mêmes. Ta marge passe de 3 000 € à 1 875 €.
Calcule ton pourcentage historique de non-présentation
Pour un coût de revient réaliste, tu dois savoir combien de non-présentations tu as en moyenne. Vérifie tes 10-20 derniers forfaits :
- Réservé : Le nombre de personnes pour lesquelles la réservation a été faite
- Présent : Le nombre de personnes qui se sont réellement présentées
- Pourcentage de non-présentation : (Réservé - Présent) / Réservé × 100
💡 Exemple de calcul :
Tes 5 derniers forfaits :
- Forfait 1 : 50 réservés, 47 présents (6 % de non-présentation)
- Forfait 2 : 80 réservés, 72 présents (10 % de non-présentation)
- Forfait 3 : 30 réservés, 28 présents (7 % de non-présentation)
- Forfait 4 : 100 réservés, 88 présents (12 % de non-présentation)
- Forfait 5 : 60 réservés, 55 présents (8 % de non-présentation)
Pourcentage moyen de non-présentation : 8,6 %
Intègre les coûts de non-présentation dans ton coût de revient
Il y a deux façons d'intégrer le risque de non-présentation dans ta tarification :
Méthode 1 : Augmente ton prix par personne
Recalcule tes coûts fixes en fonction d'un prix plus élevé par personne qui se présente réellement :
Prix ajusté = Prix original / (1 - Pourcentage de non-présentation)
💡 Exemple :
Ton coût de revient normal est de 60 € par personne, pourcentage de non-présentation 8 % :
- Prix ajusté : 60 € / (1 - 0,08) = 65,22 € par personne
- Avec 100 réservés, 92 présents : 65,22 € × 92 = 6 000 €
- Cela couvre tes coûts pour 100 personnes
Méthode 2 : Supplément de non-présentation comme poste de coût séparé
Intègre la non-présentation en pourcentage de tes coûts totaux et ajoute-la à ton coût de revient :
- Coût alimentaire : 30 % du prix de vente
- Main-d'œuvre : 25 % du prix de vente
- Risque de non-présentation : 3-5 % du prix de vente
- Autres coûts : 15 % du prix de vente
- Bénéfice : 22-27 % restants
⚠️ Attention :
Calcule toujours avec ton prix HT. Les forfaits tout compris sont soumis à 9 % de TVA pour la nourriture, mais les boissons peuvent être soumises à 21 % de TVA.
Réduis le risque de non-présentation avec des conditions intelligentes
En plus d'ajuster ton coût de revient, tu peux réduire activement les non-présentations :
- Acompte : Demande 50 % d'acompte à la réservation
- Nombres définitifs : Demande les nombres définitifs 7 jours avant l'événement
- Clause de non-présentation : Facture 80 % du prix en cas de non-présentation
- Confirmation : Appelle 2-3 jours avant l'événement pour confirmer
Tout compris vs. à la carte : différence d'impact de la non-présentation
Pour les forfaits tout compris, l'impact de la non-présentation est plus important que pour le service à la carte :
💡 Comparaison :
Restaurant à la carte :
- Non-présentation = pas de chiffre d'affaires, mais pas de coût alimentaire direct
- Les coûts fixes (loyer, personnel) continuent
- Impact : perte de bénéfice potentiel
Forfait tout compris :
- Non-présentation = pas de chiffre d'affaires, mais coûts engagés
- Les ingrédients sont déjà achetés et préparés
- Impact : perte directe des coûts engagés
Comment calculer les coûts de non-présentation dans le prix de ton forfait ?
Détermine ton pourcentage historique de non-présentation
Vérifie tes 10-20 derniers forfaits et calcule le pourcentage moyen de non-présentation. Soustrais le nombre de personnes présentes du nombre réservé, divise par le nombre réservé et multiplie par 100.
Calcule ton coût de revient de base par personne
Additionne tous les coûts : ingrédients, personnel, lieu, préparation. Divise par le nombre de personnes réservées pour obtenir ton coût de revient de base.
Ajuste ton prix de vente pour le risque de non-présentation
Augmente ton prix avec la formule : Prix ajusté = Prix de base / (1 - Pourcentage de non-présentation). Ou ajoute 3-5 % de supplément de non-présentation à ta structure de coût de revient.
✨ Pro tip
Note pour chaque forfait combien de non-présentations tu as et mets à jour ton pourcentage chaque trimestre. Ainsi, ta tarification reste compétitive et tu évites de provisionner trop ou trop peu pour le risque de non-présentation.
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Questions fréquentes
Quel est un pourcentage normal de non-présentation pour les forfaits ?
Pour les forfaits de restauration, le pourcentage moyen de non-présentation se situe entre 5-15 %. Les mariages ont souvent des taux de non-présentation plus bas (5-8 %) que les événements d'entreprise (10-15 %) car c'est plus personnel.
Dois-je calculer la TVA sur les coûts de non-présentation ?
Oui, les coûts de non-présentation font partie de ton prix de vente et sont soumis à la même TVA. Pour les forfaits tout compris, c'est généralement 9 % de TVA, sauf s'il y a beaucoup d'alcool.
Puis-je facturer les coûts de non-présentation au client ?
Seulement si cela est stipulé dans tes conditions à l'avance. De nombreux traiteurs facturent 80 % du prix en cas de non-présentation signalée moins de 48 heures avant.
Comment éviter que mon prix ne devienne trop élevé à cause du supplément de non-présentation ?
Travaille avec des conditions intelligentes : demande un acompte, les nombres définitifs 1 semaine avant, et appelle pour confirmer. Cela réduit ton pourcentage de non-présentation et donc ton supplément.
Le risque de non-présentation varie-t-il selon le type de forfait ?
Oui, les mariages et anniversaires ont des taux de non-présentation plus bas que les apéritifs d'entreprise. Les événements gratuits ont des taux de non-présentation plus élevés que les événements payants. Ajuste ton pourcentage selon le type de client.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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