Aktionen und Specials können deinen Gewinn machen oder brechen. Viele Gastronomen führen Rabatte aus dem Bauchgefühl durch, ohne zu berechnen, was es wirklich kostet. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du berechnest, welche Aktionen rentabel sind und welche dir Geld kosten.
Warum Kalkulation bei Aktionen entscheidend ist
Eine 'Kauf eins, bekomm eins gratis'-Aktion fühlt sich großzügig an, kostet dir aber 50% deiner Marge auf diesem Gericht. Ein 20%-Rabatt auf deine ganze Speisekarte kann deinen Monatsgewinn aufzehren. Ohne Berechnung weißt du nicht, ob du Kunden gewinnst oder Geld verschenkst.
⚠️ Achtung:
Eine Aktion, die sich 'gut anfühlt', kann dir hunderte Euro pro Monat kosten, ohne dass du es merkst.
Die drei Säulen der Aktions-Kalkulation
Jede Aktion hat drei finanzielle Auswirkungen, die du durchrechnen musst:
- Direkte Kosten: Was verlierst du pro verkauftem Artikel?
- Volumen-Effekt: Wie viel zusätzlichen Umsatz generiert die Aktion?
- Substitutions-Effekt: Ersetzen Kunden teurere Artikel durch Aktions-Artikel?
Schritt 1: Berechne die direkte Auswirkung pro Artikel
Für jede Aktion berechnest du zunächst, was ein Verkauf dich kostet oder einbringt.
💡 Beispiel:
Pasta Carbonara normalerweise €18,50 (exkl. MwSt. €16,97)
- Zutatenkosten: €5,10
- Normale Marge: €11,87
- Mit 20% Rabatt: €13,58 exkl. MwSt.
- Neue Marge: €8,48
Verlust pro Portion: €3,39
Die Formel: (Normaler Verkaufspreis - Aktionspreis) - Zutatenkosten = Auswirkung pro Artikel
Schritt 2: Schätze den Volumen-Effekt
Wie viel zusätzlichen Umsatz generiert deine Aktion? Das ist schwer zu schätzen, aber schau dir frühere Aktionen an oder teste im kleinen Rahmen.
💡 Beispiel:
Normaler Pasta-Verkauf: 15 pro Woche
- Mit 20% Rabatt: 25 pro Woche (+10 zusätzlich)
- Verlust auf 25 Portionen: 25 × €3,39 = €84,75
- Gewinn auf 10 zusätzlichen Portionen: 10 × €8,48 = €84,80
Netto-Effekt: etwa Gewinnschwelle
Schritt 3: Überprüfe den Substitutions-Effekt
Das ist der versteckte Killer von Aktionen: Kunden, die normalerweise teurere Gerichte bestellen, wählen jetzt das Aktions-Artikel.
💡 Beispiel:
Kunde bestellt Pasta (€16,97) statt Steak (€28,44)
- Steak-Marge: €18,00
- Pasta-Marge (mit Rabatt): €8,48
Verlust durch Substitution: €9,52 pro Wechsel
Welche Aktionen behalten, welche streichen?
Erstelle eine Übersicht aller deiner Aktionen und rechne sie durch:
- Behalten: Aktionen, die Nettogewinn bringen oder Gewinnschwelle erreichen
- Anpassen: Aktionen mit kleinem Verlust, aber großem Volumen-Effekt
- Streichen: Aktionen, die nur Kosten verursachen und keinen messbaren zusätzlichen Umsatz bringen
⚠️ Achtung:
Happy Hour auf Getränke kann funktionieren (niedrige Zutatenkosten), aber auf Speisen oft nicht (hohe Lebensmittelkosten).
Alternativen zu kostspieligen Aktionen
Statt Preisrabatte kannst du erwägen:
- Kostenlose Beilagen: Niedrige Kostpreis, hohe Wertwahrnehmung
- Upgrade-Aktionen: Besserer Wein zum normalen Preis
- Bundle-Deals: Vorspeise + Hauptgang zum Festpreis
- Treueprogramm: Jedes 10. Mal gratis
Überwachung und Anpassung
Verfolge bei jeder Aktion diese Zahlen:
- Anzahl verkauft während Aktion vs. normale Periode
- Gesamtumsatz während Aktion vs. normale Periode
- Durchschnittlicher Rechnungswert während Aktion
- Prozentsatz neue vs. bestehende Kunden
Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir, diese Auswirkungen pro Gericht zu berechnen und deine Aktionen datengesteuert zu bewerten.
Wie berechnest du, ob eine Aktion rentabel ist? (Schritt für Schritt)
Berechne Verlust pro Artikel
Ziehe den Aktionspreis vom normalen Preis ab. Das ist dein direkter Verlust pro verkauftem Artikel während der Aktion. Rechne immer exkl. MwSt.
Schätze zusätzliches Volumen
Wie viel mehr Umsatz machst du während der Aktion? Schau dir frühere Aktionen an oder teste eine Woche. Multipliziere zusätzliches Volumen mit deiner normalen Marge pro Artikel.
Addiere und ziehe Fazit
Verlust pro Artikel × Gesamtvolumen - Gewinn auf zusätzlichem Volumen = Netto-Effekt. Ist das positiv? Behalten. Negativ? Streichen oder anpassen.
✨ Pro tip
Teste neue Aktionen zunächst eine Woche und miss genau, was mit deinem Umsatz und durchschnittlichen Rechnungswert passiert. Viele 'erfolgreiche' Aktionen stellen sich als Geldverschwendung heraus, wenn du die Zahlen wirklich durchrechnest.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie weiß ich, ob meine Happy Hour rentabel ist?
Berechne deine normale Marge auf Getränke (normalerweise 75-80%) und ziehe den Rabatt ab. Bei Getränken funktioniert Rabatt oft, weil die Zutatenkosten niedrig sind. Rechne aus, wie viel mehr du verkaufen musst, um die Gewinnschwelle zu erreichen.
Sollte ich MwSt. in meine Aktions-Berechnung einbeziehen?
Rechne immer exkl. MwSt. Die MwSt. zahlst du an die Steuerbehörde, also zählt sie nicht für deinen Gewinn. Ein Menüpreis von €20 inkl. 9% MwSt. ist €18,35 exkl. MwSt. für deine Berechnung.
Was ist, wenn ich keine Ahnung habe, wie viele zusätzliche Kunden eine Aktion anzieht?
Fang konservativ an: Rechne aus, wie viel Prozent zusätzlichen Umsatz du brauchst, um die Gewinnschwelle zu erreichen. Teste eine Woche und miss den Unterschied. Oft ist es weniger als du denkst.
Sind 2-für-1-Aktionen immer verlustbringend?
Meistens ja, es sei denn, deine Lebensmittelkosten sind sehr niedrig (unter 20%). Bei 2-für-1 verdienst du 0% Marge auf die Hälfte deines Umsatzes. Du musst dein Volumen verdoppeln, um die Gewinnschwelle zu erreichen.
Wie verhindere ich, dass Kunden nur noch Aktions-Artikel bestellen?
Begrenzte Aktionen zeitlich (ein Tag pro Woche) oder mengenmäßig (erste 20 Kunden). Mache Aktionen auf weniger beliebten Gerichten oder zu weniger beliebten Zeiten. Wechsle regelmäßig, welches Gericht in der Aktion ist.
Ist es besser, Rabatt zu geben oder kostenlose Extras?
Kostenlose Extras fühlen sich wertvoll an, kosten dich aber weniger. Ein kostenloses Dessert mit €2 Kostpreis fühlt sich wie €8 Rabatt für den Kunden an. Das ist effektiver als 20% Rabatt auf eine €40 Rechnung.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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