Fahrtzeit des Personals bei Events kann deine Kostenkalkulation erheblich erhöhen. Viele Caterer vergessen diese Stunden einzurechnen und verlieren so Geld bei jedem Auftrag. In diesem Artikel lernst du, wie du Fahrtzeit korrekt in deinen Eventpreis einkalkulierst.
Warum Fahrtzeit in deine Kalkulation einbeziehen?
Bei Events arbeitest du außerhalb deiner eigenen Küche. Dein Personal muss reisen, Material transportieren und vor Ort aufbauen. Diese Stunden kosten Geld, bringen aber keinen direkten Umsatz.
⚠️ Achtung:
Fahrtzeit ist bezahlte Zeit ohne Produktivität. Wenn du das nicht weitergibst, zahlst du es aus deiner Marge.
Welche Fahrtkosten musst du einbeziehen?
Fahrtkosten bestehen aus mehr als nur der Zeit unterwegs:
- Fahrtzeit hin und zurück: Bezahlte Stunden des Personals
- Kraftstoffkosten: Transport von Material und Personal
- Auf- und Abbauzeit: Vorbereitung vor Ort und Verpackung
- Fahrzeugverschleiß: Kilometerersatz
💡 Beispiel:
Event 45 Minuten Fahrtzeit, 2 Mitarbeiter:
- Fahrtzeit: 2 × 1,5 Stunden × €18/Stunde = €54
- Kraftstoff: 90 km × €0,23 = €20,70
- Auf- und Abbau: 2 × 1 Stunde × €18/Stunde = €36
Gesamtfahrtkosten: €110,70
Wie berechnest du Fahrtkosten pro Person?
Die fairste Methode ist, Fahrtkosten durch die Anzahl der Gäste zu teilen:
Fahrtkosten pro Person = Gesamtfahrtkosten / Anzahl der Gäste
Bei 50 Gästen im obigen Beispiel: €110,70 / 50 = €2,21 pro Person extra.
Alternative: pauschale Fahrtgebühr
Einige Caterer arbeiten mit pauschalen Gebühren pro Entfernungsklasse:
- 0-25 km: €50 Gebühr
- 25-50 km: €100 Gebühr
- 50+ km: €150 Gebühr
Das ist einfacher zu handhaben, aber weniger genau als eine exakte Berechnung.
💡 Beispielberechnung:
Event für 80 Personen, 60 km Entfernung:
- Grundpreis pro Person: €28,50
- Fahrtkosten: €140 / 80 Personen = €1,75
- Gesamtpreis: €28,50 + €1,75 = €30,25 pro Person
So bleibt deine Marge intakt.
Fahrtzeit vs. Eventgröße
Je größer das Event, desto weniger wiegen Fahrtkosten pro Person. Bei kleinen Events (10-20 Personen) können Fahrtkosten deine Kostenkalkulation erheblich erhöhen.
⚠️ Achtung:
Bei Events unter 20 Personen auf großer Entfernung kann die Fahrtgebühr höher ausfallen als deine Lebensmittelkosten. Berechne das immer vorher aus.
Praktische Tipps zur Fahrkostenberechnung
Mach es dir einfach mit dieser Arbeitsweise:
- Berechne standardmäßig Fahrtkosten pro km: Zum Beispiel €1,50 pro km einfache Fahrt
- Rechne immer Auf- und Abbau ein: Mindestens 1 Stunde extra pro Mitarbeiter
- Kommuniziere transparent: Nenne die Fahrtgebühr separat in deinem Angebot
- Setze ein Minimum fest: Unter bestimmter Entfernung keine Gebühr
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du Fahrtkosten automatisch in deine Eventkalkulation einbeziehen, sodass du nie wieder vergisst, diese weiterzugeben.
Wie berechnest du Fahrtkosten für Events? (Schritt für Schritt)
Berechne gesamte Fahrtzeit
Addiere: Fahrtzeit hin + zurück + Auf- und Abbauzeit. Multipliziere mit Anzahl der Mitarbeiter und Stundenlohn. Beispiel: 2 Stunden Fahrt + 1 Stunde Aufbau = 3 Stunden × 2 Personen × €18/Stunde = €108.
Berechne Transportkosten
Addiere Kraftstoff + Verschleiß. Verwende €0,23 pro km als Richtlinie (Kraftstoff + Wartung). Bei 80 km insgesamt = €18,40 Transportkosten. Addiere dies zu den Personalkosten aus Schritt 1.
Verteile auf Anzahl der Gäste
Teile Gesamtfahrtkosten durch Anzahl der Gäste für faire Verteilung. €126,40 Fahrtkosten / 60 Gäste = €2,11 pro Person. Addiere dies zu deinem normalen Preis pro Person für deinen Gesamteventpreis.
✨ Pro tip
Berechne einen Standardtarif von €1,75 pro km einfache Fahrt. Das deckt Personal, Kraftstoff und Verschleiß auf einmal, ohne komplizierte Berechnungen pro Event.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich Fahrtzeit immer an Kunden weitergeben?
Ja, Fahrtzeit sind echte Kosten. Wenn du diese nicht weitergibst, zahlst du es aus deiner Marge. Sei transparent und nenne es separat in deinem Angebot.
Was ist, wenn der Kunde die Fahrtgebühr zu hoch findet?
Erkläre, dass dies echte Kosten sind: bezahlte Stunden + Kraftstoff. Du kannst anbieten, vor Ort mehr Gäste zu bedienen zu einem niedrigeren Preis pro Person.
Wie berechne ich Fahrtkosten bei mehrtägigen Events?
Berechne nur die erste Fahrt hin und die letzte Fahrt zurück. An dazwischenliegenden Tagen nur lokale Fahrten. Hotel/Unterkunft sind separate Kostenpunkte.
Kann ich einen festen Tarif pro Kilometer verwenden?
Ja, viele Caterer arbeiten mit €1,50-2,00 pro km einfache Fahrt. Das deckt Personal + Transport. Einfacher, als alles separat zu berechnen.
Ab welcher Entfernung muss ich Fahrtkosten berechnen?
Viele Caterer haben eine kostenlose Zone von 15-25 km. Darüber hinaus immer weitergeben, sonst verlierst du Geld bei weiten Events.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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