Le temps de trajet du personnel lors d'événements peut augmenter considérablement votre coût de revient. De nombreux traiteurs oublient de compter ces heures et perdent de l'argent sur chaque mission. Dans cet article, vous apprendrez comment facturer correctement le temps de trajet dans votre prix d'événement.
Pourquoi intégrer le temps de trajet dans votre calcul ?
Lors d'événements, vous travaillez en dehors de votre propre cuisine. Votre personnel doit se déplacer, transporter du matériel et mettre en place sur place. Ces heures coûtent de l'argent, mais ne génèrent pas de chiffre d'affaires direct.
⚠️ Attention :
Le temps de trajet est du temps payé sans productivité. Si vous ne le facturez pas, vous le payez sur votre marge.
Quels frais de déplacement devez-vous intégrer ?
Les frais de déplacement consistent en bien plus que le temps de trajet :
- Temps de trajet aller et retour : Heures payées du personnel
- Frais de carburant : Transport du matériel et du personnel
- Temps de mise en place/démontage : Préparation et rangement sur place
- Usure du véhicule : Indemnité kilométrique
💡 Exemple :
Événement à 45 minutes de route, 2 collaborateurs :
- Temps de trajet : 2 × 1,5 heure × €18/heure = €54
- Carburant : 90 km × €0,23 = €20,70
- Mise en place/démontage : 2 × 1 heure × €18/heure = €36
Frais de déplacement totaux : €110,70
Comment calculer les frais de déplacement par personne ?
La méthode la plus équitable consiste à diviser les frais de déplacement par le nombre de convives :
Frais de déplacement par personne = Frais de déplacement totaux / Nombre de convives
Pour 50 convives dans l'exemple ci-dessus : €110,70 / 50 = €2,21 par personne supplémentaire.
Alternative : supplément forfaitaire
Certains traiteurs travaillent avec des suppléments forfaitaires par classe de distance :
- 0-25 km : Supplément de €50
- 25-50 km : Supplément de €100
- 50+ km : Supplément de €150
C'est plus facile à utiliser, mais moins précis qu'un calcul exact.
💡 Exemple de calcul :
Événement pour 80 personnes, distance de 60 km :
- Prix de base par personne : €28,50
- Frais de déplacement : €140 / 80 personnes = €1,75
- Prix total : €28,50 + €1,75 = €30,25 par personne
Ainsi, votre marge reste intacte.
Temps de trajet vs. taille de l'événement
Plus l'événement est grand, moins les frais de déplacement pèsent par personne. Pour les petits événements (10-20 personnes), les frais de déplacement peuvent augmenter considérablement votre coût de revient.
⚠️ Attention :
Pour les événements de moins de 20 personnes sur longue distance, le supplément de déplacement peut être plus élevé que votre coût alimentaire. Calculez toujours cela à l'avance.
Conseils pratiques pour le calcul des frais de déplacement
Facilitez-vous la tâche avec cette méthode :
- Calculez des frais de déplacement standard par km : Par exemple €1,50 par km aller simple
- Incluez toujours la mise en place/démontage : Minimum 1 heure supplémentaire par collaborateur
- Communiquez de manière transparente : Mentionnez le supplément de déplacement séparément sur votre devis
- Fixez un minimum : Pas de supplément en dessous d'une certaine distance
Avec un système comme KitchenNmbrs, vous pouvez intégrer automatiquement les frais de déplacement dans votre calcul d'événement, afin de ne jamais oublier de les facturer.
Comment calculer les frais de déplacement pour les événements ? (étape par étape)
Calculez le temps de trajet total
Additionnez : temps de trajet aller + retour + temps de mise en place/démontage. Multipliez par le nombre de collaborateurs et le salaire horaire. Exemple : 2 heures de trajet + 1 heure de mise en place = 3 heures × 2 personnes × €18/heure = €108.
Calculez les frais de transport
Additionnez carburant + usure. Utilisez €0,23 par km comme référence (carburant + entretien). Pour 80 km au total = €18,40 de frais de transport. Additionnez cela aux frais de personnel de l'étape 1.
Divisez par le nombre de convives
Divisez les frais de déplacement totaux par le nombre de convives pour une répartition équitable. €126,40 de frais de déplacement / 60 convives = €2,11 par personne. Additionnez cela à votre prix normal par personne pour obtenir votre prix total d'événement.
✨ Pro tip
Calculez un tarif standard de €1,75 par km aller simple. Cela couvre le personnel, le carburant et l'usure en une seule fois, sans calculs compliqués par événement.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
Dois-je toujours facturer le temps de trajet aux clients ?
Oui, le temps de trajet représente des coûts réels. Si vous ne le facturez pas, vous le payez sur votre marge. Soyez transparent et mentionnez-le séparément sur votre devis.
Que faire si le client trouve le supplément de déplacement trop élevé ?
Expliquez que ce sont des coûts réels : heures payées + carburant. Vous pouvez proposer de servir plus de convives sur place à un prix inférieur par personne.
Comment calculer les frais de déplacement pour les événements de plusieurs jours ?
Calculez uniquement l'aller le premier jour et le retour le dernier jour. Pour les jours intermédiaires, uniquement les déplacements locaux. L'hôtel/logement sont des postes de coûts séparés.
Puis-je appliquer un tarif forfaitaire par kilomètre ?
Oui, de nombreux traiteurs travaillent avec €1,50-2,00 par km aller simple. Cela couvre le personnel + transport. Plus simple que de tout calculer séparément.
À partir de quelle distance dois-je calculer les frais de déplacement ?
De nombreux traiteurs appliquent une zone gratuite de 15-25 km. Au-delà, facturez toujours, sinon vous perdez de l'argent sur les événements lointains.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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