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Le temps de trajet du personnel lors d'événements peut augmenter considérablement votre coût de revient. De nombreux traiteurs oublient de compter ces heures et perdent de l'argent sur chaque mission.

Le temps de trajet du personnel lors d'événements peut augmenter considérablement votre coût de revient. De nombreux traiteurs oublient de compter ces heures et perdent de l'argent sur chaque mission. Dans cet article, vous apprendrez comment facturer correctement le temps de trajet dans votre prix d'événement.

Pourquoi intégrer le temps de trajet dans votre calcul ?

Lors d'événements, vous travaillez en dehors de votre propre cuisine. Votre personnel doit se déplacer, transporter du matériel et mettre en place sur place. Ces heures coûtent de l'argent, mais ne génèrent pas de chiffre d'affaires direct.

⚠️ Attention :

Le temps de trajet est du temps payé sans productivité. Si vous ne le facturez pas, vous le payez sur votre marge.

Quels frais de déplacement devez-vous intégrer ?

Les frais de déplacement consistent en bien plus que le temps de trajet :

Temps de trajet aller et retour : Heures payées du personnel
Frais de carburant : Transport du matériel et du personnel
Temps de mise en place/démontage : Préparation et rangement sur place
Usure du véhicule : Indemnité kilométrique

? Exemple :

Événement à 45 minutes de route, 2 collaborateurs :

Temps de trajet : 2 × 1,5 heure × €18/heure = €54
Carburant : 90 km × €0,23 = €20,70
Mise en place/démontage : 2 × 1 heure × €18/heure = €36

Frais de déplacement totaux : €110,70

Comment calculer les frais de déplacement par personne ?

La méthode la plus équitable consiste à diviser les frais de déplacement par le nombre de convives :

Frais de déplacement par personne = Frais de déplacement totaux / Nombre de convives

Pour 50 convives dans l'exemple ci-dessus : €110,70 / 50 = €2,21 par personne supplémentaire.

Alternative : supplément forfaitaire

Certains traiteurs travaillent avec des suppléments forfaitaires par classe de distance :

0-25 km : Supplément de €50
25-50 km : Supplément de €100
50+ km : Supplément de €150

C'est plus facile à utiliser, mais moins précis qu'un calcul exact.

? Exemple de calcul :

Événement pour 80 personnes, distance de 60 km :

Prix de base par personne : €28,50
Frais de déplacement : €140 / 80 personnes = €1,75
Prix total : €28,50 + €1,75 = €30,25 par personne

Ainsi, votre marge reste intacte.

Temps de trajet vs. taille de l'événement

Plus l'événement est grand, moins les frais de déplacement pèsent par personne. Pour les petits événements (10-20 personnes), les frais de déplacement peuvent augmenter considérablement votre coût de revient.

⚠️ Attention :

Pour les événements de moins de 20 personnes sur longue distance, le supplément de déplacement peut être plus élevé que votre coût alimentaire. Calculez toujours cela à l'avance.

Conseils pratiques pour le calcul des frais de déplacement

Facilitez-vous la tâche avec cette méthode :

Calculez des frais de déplacement standard par km : Par exemple €1,50 par km aller simple
Incluez toujours la mise en place/démontage : Minimum 1 heure supplémentaire par collaborateur
Communiquez de manière transparente : Mentionnez le supplément de déplacement séparément sur votre devis
Fixez un minimum : Pas de supplément en dessous d'une certaine distance

Avec un système comme KitchenNmbrs, vous pouvez intégrer automatiquement les frais de déplacement dans votre calcul d'événement, afin de ne jamais oublier de les facturer.

Comment calculer les frais de déplacement pour les événements ? (étape par étape)

Calculez le temps de trajet total

Additionnez : temps de trajet aller + retour + temps de mise en place/démontage. Multipliez par le nombre de collaborateurs et le salaire horaire. Exemple : 2 heures de trajet + 1 heure de mise en place = 3 heures × 2 personnes × €18/heure = €108.

Calculez les frais de transport

Additionnez carburant + usure. Utilisez €0,23 par km comme référence (carburant + entretien). Pour 80 km au total = €18,40 de frais de transport. Additionnez cela aux frais de personnel de l'étape 1.

Divisez par le nombre de convives

Divisez les frais de déplacement totaux par le nombre de convives pour une répartition équitable. €126,40 de frais de déplacement / 60 convives = €2,11 par personne. Additionnez cela à votre prix normal par personne pour obtenir votre prix total d'événement.

✨ Pro tip

Calculez un tarif standard de €1,75 par km aller simple. Cela couvre le personnel, le carburant et l'usure en une seule fois, sans calculs compliqués par événement.

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Questions fréquentes

Dois-je toujours facturer le temps de trajet aux clients ?

Oui, le temps de trajet représente des coûts réels. Si vous ne le facturez pas, vous le payez sur votre marge. Soyez transparent et mentionnez-le séparément sur votre devis.

Que faire si le client trouve le supplément de déplacement trop élevé ?

Expliquez que ce sont des coûts réels : heures payées + carburant. Vous pouvez proposer de servir plus de convives sur place à un prix inférieur par personne.

Comment calculer les frais de déplacement pour les événements de plusieurs jours ?

Calculez uniquement l'aller le premier jour et le retour le dernier jour. Pour les jours intermédiaires, uniquement les déplacements locaux. L'hôtel/logement sont des postes de coûts séparés.

Puis-je appliquer un tarif forfaitaire par kilomètre ?

Oui, de nombreux traiteurs travaillent avec €1,50-2,00 par km aller simple. Cela couvre le personnel + transport. Plus simple que de tout calculer séparément.

À partir de quelle distance dois-je calculer les frais de déplacement ?

De nombreux traiteurs appliquent une zone gratuite de 15-25 km. Au-delà, facturez toujours, sinon vous perdez de l'argent sur les événements lointains.

ℹ️ Cet article a été rédigé sur la base de sources officielles et d'expertise professionnelle. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations actuelles et exactes, le contenu peut différer des réglementations les plus récentes. Consultez toujours les autorités officielles pour les normes contraignantes.

Sources consultées

EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle

Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr

Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.

Rédigé par

Jeffrey Smit

Fondateur & CEO de KitchenNmbrs

Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.

8 ans responsable cuisine chez 1NUL8 Group Rotterdam

Expertise: food cost management HACCP kitchen management restaurant operations food safety compliance

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