El tiempo de desplazamiento del personal en eventos puede disparar tu coste. Muchos caterers olvidan incluir estas horas y pierden dinero en cada encargo. Así calculas correctamente el desplazamiento en tu precio de evento.
¿Por qué incluir el desplazamiento en tu cálculo?
En eventos trabajas fuera de tu cocina. Tu personal tiene que desplazarse, transportar material y montar in situ. Esas horas cuestan dinero pero no generan facturación directa.
⚠️ Ojo:
El tiempo de desplazamiento es tiempo pagado sin productividad. Si no lo repercutes, lo pagas de tu margen bruto.
¿Qué costes de desplazamiento incluyes?
Los costes de desplazamiento van más allá del tiempo en la carretera:
- Tiempo de ida y vuelta: horas pagadas del personal
- Combustible: transporte de material y personal
- Montaje/desmontaje: preparar y recoger en el lugar
- Desgaste del vehículo: kilometraje
💡 Ejemplo:
Evento a 45 minutos en coche, 2 empleados:
- Desplazamiento: 2 × 1,5 horas × €18/hora = €54
- Combustible: 90 km × €0,23 = €20,70
- Montaje/desmontaje: 2 × 1 hora × €18/hora = €36
Costes de desplazamiento totales: €110,70
Calcula el coste de desplazamiento por comensal
El método más justo: dividir los costes de desplazamiento entre el número de comensales:
Coste de desplazamiento por comensal = Costes de desplazamiento totales / Número de comensales
Con 50 comensales del ejemplo anterior: €110,70 / 50 = €2,21 extra por persona.
Alternativa: suplemento fijo por distancia
Algunos caterers trabajan con suplementos fijos por franja de distancia:
- 0-25 km: suplemento de €50
- 25-50 km: suplemento de €100
- 50+ km: suplemento de €150
Más fácil de aplicar, pero menos preciso que el cálculo exacto.
💡 Ejemplo de cálculo:
Evento para 80 personas, 60 km de distancia:
- Precio base por persona: €28,50
- Coste desplazamiento: €140 / 80 personas = €1,75
- Precio total: €28,50 + €1,75 = €30,25 por persona
Así mantienes tu margen intacto.
Desplazamiento vs. tamaño del evento
Cuanto mayor el evento, menos pesa el coste de desplazamiento por persona. En eventos pequeños (10-20 comensales), el desplazamiento puede encarecer bastante el precio unitario. Vamos al grano: ¡un evento de 12 personas a 80 km puede ser directamente ruinoso si no haces cuentas antes!
⚠️ Atención:
En eventos de menos de 20 personas a larga distancia, el suplemento de desplazamiento puede superar tu coste de alimentos. Calcula siempre esto por adelantado.
Consejos prácticos para calcular desplazamientos
Hazte la vida fácil con este método:
- Calcula un coste estándar por km: por ejemplo €1,50 por km de ida
- Incluye siempre montaje/desmontaje: mínimo 1 hora extra por empleado
- Comunica con transparencia: pon el suplemento de desplazamiento aparte en tu presupuesto
- Fija un mínimo: por debajo de cierta distancia, sin suplemento
Después de casi una década en gestión de cocinas de hostelería, he aprendido que la constancia aquí es clave. Según KitchenNmbrs, un sistema como el suyo puede incluir costes de desplazamiento automáticamente en tu cálculo de evento, para que nunca más olvides repercutirlos.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Debo repercutir siempre el desplazamiento al cliente?
¿Qué hago si el cliente dice que el suplemento es demasiado alto?
¿Cómo calculo desplazamientos en eventos de varios días?
¿Puedo usar una tarifa fija por kilómetro?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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