Eine kurze Veranstaltung kann manchmal mehr kosten als einbringen. Viele Gastronomen sagen ja zu jeder Catering-Anfrage, vergessen aber die versteckten Kosten einzurechnen. In diesem Artikel lernst du, wie du vorher berechnest, ob eine Veranstaltung rentabel ist oder dich Geld kostet.
Berechne alle Kosten, bevor du ja sagst
Bei Veranstaltungen denkst du oft nur an die Zutaten. Aber es kommen viele weitere Kosten hinzu, die deinen Gewinn aufzehren können.
Die versteckten Kosten von Veranstaltungen
- Zusätzliches Personal: Du brauchst oft mehr Leute für Vorbereitung und Service
- Transport: Benzin, Verschleiß, Zeit unterwegs
- Material: Zusätzliche Töpfe, Warmhaltebehälter, Geschirr
- Zeit: Vorbereitung kostet oft 2-3x mehr Zeit als normaler Service
- Risiko: Wenn Gäste absagen, sitzt du mit vorbereiteter Speise fest
💡 Beispiel: Geschäftslunch für 40 Personen
Preis: €25 pro Person = €1.000 Umsatz
- Zutaten: €400 (40% Lebensmittelkosten)
- Zusätzliches Personal: €180 (6 Stunden à €30)
- Transport: €40 (Hin- und Rückfahrt + Benzin)
- Material/Verpackung: €60
- Risikozuschlag: €50 (5%)
Gesamtkosten: €730 → Gewinn: €270 (27%)
Überprüfe, ob dein normaler Service nicht rentabler ist
Eine Veranstaltung kostet Zeit und Energie. Diese Zeit könntest du auch für deinen normalen Service nutzen. Vergleiche immer, was du sonst verdienen würdest.
⚠️ Achtung:
Rechne nicht nur mit dem Tag der Veranstaltung. Die Vorbereitung kostet oft 1-2 Tage zusätzliche Arbeit, wodurch du weniger Aufmerksamkeit für deine normalen Gäste hast.
Die Break-Even-Berechnung
Für jede Veranstaltung musst du mindestens diese Kosten decken:
- Lebensmittelkosten: Normalerweise 35-45% bei Veranstaltungen (höher als Restaurant wegen Verpackung)
- Arbeit: 25-35% des Umsatzes
- Transport + Material: 5-10% des Umsatzes
- Risikozuschlag: 5% (für Ausfälle und Verschwendung)
Gesamt: 70-90% deines Umsatzes gehen in Kosten. Bleiben weniger als 10-15% übrig? Dann kannst du besser nein sagen.
💡 Beispiel: Veranstaltung für €800
Minimale Kosten:
- Lebensmittelkosten (40%): €320
- Arbeit (30%): €240
- Transport/Material (8%): €64
- Risiko (5%): €40
Gesamt: €664 → Gewinn: €136 (17%)
Das ist noch akzeptabel. Unter €100 Gewinn (12,5%) wird es eng.
Signale, dass du nein sagen musst
Manche Veranstaltungen sind von Anfang an verlustbringend. Achte auf diese roten Flaggen:
- Preis pro Person unter €20: Normalerweise zu wenig Marge für alle Zusatzkosten
- Weniger als 20 Personen: Fixkosten (Transport, Vorbereitung) werden nicht gedeckt
- Mehr als 1 Stunde Fahrt: Transportkosten fressen Gewinn auf
- Komplexe Menüwünsche: Viel Zeit für spezielle Vorbereitung ohne Zusatzvergütung
- Unzuverlässiger Kunde: Risiko für Ausfälle oder Zahlungsprobleme
⚠️ Achtung:
Veranstaltungen für €15 pro Person sind fast immer verlustbringend. Deine Lebensmittelkosten allein sind schon €6-8, dann bleibt zu wenig für Arbeit und andere Kosten.
Alternative: Erhöhe deinen Preis oder passe das Konzept an
Statt nein zu sagen, kannst du auch dein Angebot anpassen:
- Mindestanzahl Personen: Zum Beispiel ab 30 Personen
- Feste Menüs: Keine Sonderwünsche, Standardoptionen
- Abholoption: Kunde holt selbst ab, spart Transport
- Höherer Preis: Berechne ehrlich für alle Zusatzkosten
💡 Beispiel: Angebot anpassen
Ursprünglich: €18 pro Person, Lieferung
Angepasst: €24 pro Person oder €20 bei Abholung
So deckst du deine Kosten und behältst noch Marge.
Wie berechnest du, ob eine Veranstaltung rentabel ist?
Berechne deine Gesamtkosten
Addiere: Zutaten (Lebensmittelkosten), zusätzliches Personal, Transport, Material und einen Risikozuschlag von 5%. Das sind deine tatsächlichen Kosten für die Veranstaltung.
Ziehe Kosten vom Umsatz ab
Umsatz minus Gesamtkosten = dein Gewinn. Liegt deine Gewinnmarge unter 15%? Dann wird es eng und du kannst besser nein sagen.
Vergleiche mit normalem Service
Wie viel würdest du verdienen, wenn du diese Zeit in deinen normalen Service investierst? Wenn das mehr ist, ist die Veranstaltung nicht interessant genug.
✨ Pro tip
Erstelle ein Standard-Excel-Sheet mit allen möglichen Kosten für Veranstaltungen. So vergisst du nie etwas und kannst schnell entscheiden, ob eine Anfrage rentabel ist.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine realistische Gewinnmarge für Veranstaltungen?
Für Veranstaltungen ist eine Gewinnmarge von 15-25% realistisch. Unter 10% wird riskant, weil du keinen Puffer für Überraschungen hast.
Muss ich Transportkosten immer weitergeben?
Ja, besonders bei Fahrten länger als 30 Minuten. Berechne mindestens €0,30 pro Kilometer für Benzin, Verschleiß und Zeit.
Wie verhindere ich, dass Kunden nach meiner Vorbereitung absagen?
Verlange immer eine Anzahlung von 50% bei Bestätigung. So deckst du deine Kosten, falls sie doch absagen.
Ist Catering immer weniger rentabel als normaler Service?
Nicht immer. Große Veranstaltungen (100+ Personen) können sehr rentabel sein durch Skalierungsvorteile. Kleine Veranstaltungen unter 30 Personen sind oft verlustbringend.
Welche Fixkosten muss ich in meine Berechnung einbeziehen?
Transport, zusätzliches Material (Warmhaltebehälter, Geschirr), Verpackung, zusätzliches Personal und einen Risikozuschlag von 5% für Ausfälle und Verschwendung.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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