Eine Mindestbestellmenge schützt dich vor Verlust bei Catering-Events. Ohne Minimum bestellst du für 50 Personen, es kommen 30 und du sitzt auf Zutaten, die verderben. In diesem Artikel lernst du, wie du eine realistische Mindestbestellmenge berechnest, die sowohl dich als auch deinen Kunden fair behandelt.
Warum eine Mindestbestellmenge entscheidend ist
Bei Catering kaufst du Zutaten basierend auf der erwarteten Anzahl von Gästen ein. Wenn weniger Menschen kommen, hast du zu viel eingekauft. Diese Verschwendung kostet dich Geld.
⚠️ Achtung:
Ohne Mindestbestellmenge trägst du das Risiko von Ausfällen. Bei einer Hochzeit für 100 Personen mit 20 weniger Gästen verlierst du hunderte Euro.
Berechne deinen Break-Even-Punkt
Deine Mindestbestellmenge muss mindestens deine Fixkosten decken. Diese Kosten machst du unabhängig von der Anzahl der Gäste:
- Personal (Chef, Service, Transport)
- Transport und Benzin
- Material (Geschirr, Wärmebehälter)
- Vorbereitungszeit
💡 Beispielrechnung:
Buffet für Geschäftslunch, €25 pro Person:
- Chef 4 Stunden: €120
- Service 3 Stunden: €60
- Transport hin/zurück: €40
- Material und Aufbau: €30
Fixkosten: €250
Break-Even: €250 ÷ €25 = 10 Personen Minimum
Füge einen Sicherheitspuffer hinzu
Dein Break-Even ist dein absolutes Minimum. Aber du möchtest auch Gewinn machen. Addiere 20-30% zu deinem Minimum für eine gesunde Marge.
Im obigen Beispiel: 10 Personen × 1,25 = 13 Personen Mindestbestellmenge. Runde auf 15 auf der Sicherheitsseite.
Kommuniziere klar mit Kunden
Erkläre, warum du ein Minimum hast. Die meisten Kunden verstehen, dass du vorher einkaufen und Personal einplanen musst.
💡 Gute Kommunikation:
"Für dieses Buffet haben wir ein Minimum von 15 Personen. Dies deckt unsere Kosten für Personal, Transport und Vorbereitung. Kommen mehr Gäste? Dann zahlst du für die tatsächliche Anzahl."
Flexibilität innerhalb von Grenzen
Manche Situationen erfordern Maßarbeit. Bei einem Stammkunden, der regelmäßig bucht, kannst du flexibler sein als bei einer einmaligen Bestellung.
- Stammkunden: 10-15% Rabatt auf Minimum
- Große Events (100+ Personen): niedrigeres Minimum pro Person
- Last-Minute-Buchungen: höheres Minimum wegen Stress
Was wenn doch weniger Gäste kommen?
Treffe vorher Absprachen, was bei Ausfällen passiert. Zwei Optionen:
Option 1: Kunde zahlt immer für die Mindestanzahl, unabhängig von der tatsächlichen Teilnehmerzahl.
Option 2: Bis 48 Stunden vorher darf die Anzahl reduziert werden, danach zahlst du für das Minimum.
⚠️ Achtung:
Halte diese Absprachen immer schriftlich in deinem Angebot fest. Mündlich ist eine Einladung zu Problemen später.
Mindestbestellmenge nach Event-Typ
Verschiedene Events erfordern unterschiedliche Minima:
- Geschäftslunch: 10-15 Personen
- Hochzeit/Fest: 25-30 Personen
- Walking Dinner: 20-25 Personen
- BBQ Catering: 15-20 Personen
💡 Beispiel Preisgestaltung:
Hochzeitsdinner €45 pro Person, Minimum 30 Personen:
- Fixkosten: €800 (Personal, Transport, Material)
- Break-Even: €800 ÷ €45 = 18 Personen
- Mit Marge: 18 × 1,5 = 27 Personen
- Gerundet: 30 Personen Minimum
Bei 25 Gästen zahlt Kunde trotzdem für 30 = €1.350
Wie berechnest du eine Mindestbestellmenge? (Schritt für Schritt)
Addiere alle Fixkosten
Berechne, was du unabhängig von der Anzahl der Gäste ausgibst: Personal, Transport, Material und Vorbereitungszeit. Das sind deine Kosten, die du immer machst.
Teile durch deinen Preis pro Person
Teile deine Fixkosten durch deinen Verkaufspreis pro Person. Dies gibt dir die Break-Even-Anzahl von Gästen. Beispiel: €300 Fixkosten ÷ €20 pro Person = 15 Personen.
Füge eine Gewinnmarge hinzu
Multipliziere dein Break-Even mit 1,2 bis 1,3 für eine gesunde Marge. Runde auf eine schöne Zahl auf. So hältst du nicht nur den Kopf über Wasser, sondern verdienst auch etwas.
✨ Pro tip
Biete Kunden die Möglichkeit, überschüssiges Essen mit nach Hause zu nehmen. Dann fühlt sich eine Mindestbestellmenge weniger wie Strafe und mehr wie Service an.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was wenn ein Kunde mein Minimum zu hoch findet?
Erkläre, dass du vorher einkaufen und Personal einplanen musst. Biete eventuell ein einfacheres Menü mit niedrigerem Minimum an, aber gehe nie unter deinen Break-Even-Punkt.
Kann ich je nach Jahreszeit unterschiedliche Minima handhaben?
Ja, das ist klug. In der Hochsaison kannst du ein niedrigeres Minimum handhaben, weil du mehr Sicherheit hast. In ruhigen Zeiten schützt du dich mit einem höheren Minimum.
Wie kommuniziere ich eine Mindestbestellmenge, ohne Kunden abzuschrecken?
Präsentiere es als Teil deines Service: 'Um die Qualität zu garantieren, arbeiten wir mit einem Minimum von X Personen.' Konzentriere dich auf das, was der Kunde bekommt, nicht auf deine Einschränkungen.
Was wenn Last-Minute mehr Gäste hinzukommen?
Treffe Absprachen über die Frist für Änderungen. Bis 48 Stunden vorher kannst du normalerweise noch nachbestellen. Danach berechnest du einen Aufschlag für den zusätzlichen Stress und die Eile.
Muss ich VAT auf meine Mindestbestellmenge berechnen?
Ja, Catering fällt unter 19% VAT. Dein Minimum gilt für den Betrag inklusive VAT. Berechne also: Mindestbestellmenge × €25 × 1,19 für den Gesamtpreis.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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