Muchos caterers piensan que un pedido mínimo espanta a los clientes, pero pasa justo lo contrario. Sin mínimo, tú cargas con todo el riesgo de cancelaciones y merma de ingredientes. Un mínimo bien calculado protege tu margen bruto y marca expectativas claras.
Por qué un pedido mínimo es fundamental
En catering compras ingredientes según el número de comensales previsto. ¿Vienen menos? Has comprado de más y esa merma te sale directamente del bolsillo.
⚠️ Ojo:
Sin pedido mínimo, tú asumes todo el riesgo de los no-shows. Una boda para 100 personas con 20 comensales menos supone cientos de euros de pérdida.
Calcula tu punto de equilibrio
Tu pedido mínimo debe cubrir los costes fijos. Estos los tienes independientemente del número de comensales:
- Personal (chef, servicio de sala, transporte)
- Transporte y combustible
- Material (vajilla, calentadores)
- Tiempo de preparación
💡 Ejemplo de cálculo:
Bufé para almuerzo de empresa, 25 € por persona:
- Chef 4 horas: 120 €
- Camarero 3 horas: 60 €
- Transporte ida y vuelta: 40 €
- Material y montaje: 30 €
Costes fijos: 250 €
Punto de equilibrio: 250 € ÷ 25 € = 10 personas mínimo
Añade un margen de seguridad
Tu punto de equilibrio es tu límite mínimo absoluto. Pero quieres ganar dinero, no solo cubrir gastos. Añade un 20-30% para un margen bruto saludable.
Del ejemplo: 10 personas × 1,25 = 13 personas de pedido mínimo. Redondea a 15 para simplificar.
Esto es algo que aprendes después de tu primer mes trabajando a pérdida: ese margen de seguridad te salva el negocio.
Comunica con claridad al cliente
Explica por qué tienes un mínimo. La mayoría de clientes entiende que tienes que comprar por adelantado y reservar personal.
💡 Buena comunicación:
"Para este bufé trabajamos con un mínimo de 15 personas. Esto cubre nuestros costes de personal, transporte y preparación. ¿Más invitados? Entonces facturas por el número real."
Flexibilidad dentro de unos límites
Algunas situaciones piden soluciones a medida. Con clientes habituales que reservan con regularidad puedes ser más flexible que con encargos puntuales.
- Clientes fijos: 10-15% de descuento en el mínimo
- Eventos grandes (100+ personas): mínimo por persona más bajo
- Reservas de última hora: mínimo más alto por el estrés añadido
¿Qué pasa si vienen menos comensales?
Acuerda de antemano qué ocurre con los no-shows. Dos opciones:
Opción 1: El cliente paga siempre por el número mínimo, independientemente de la asistencia real.
Opción 2: Hasta 48 horas antes se puede reducir el número; después, se paga el mínimo.
⚠️ Ojo:
Pon estos acuerdos siempre por escrito en el presupuesto. De palabra solo trae problemas después.
Pedido mínimo según tipo de evento
Distintos eventos requieren mínimos distintos:
- Almuerzo de empresa: 10-15 personas
- Boda/fiesta: 25-30 personas
- Cena tipo cóctel: 20-25 personas
- Catering barbacoa: 15-20 personas
💡 Ejemplo de precio:
Banquete de boda a 45 € por persona, mínimo 30 personas:
- Costes fijos: 800 € (personal, transporte, material)
- Punto de equilibrio: 800 € ÷ 45 € = 18 personas
- Con margen: 18 × 1,5 = 27 personas
- Redondeado: 30 personas mínimo
Si vienen 25 invitados, el cliente paga igualmente por 30 = 1.350 €
¿Calcularlo tú mismo?
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Preguntas frecuentes
¿Qué hago si un cliente dice que mi mínimo es demasiado alto?
¿Puedo tener mínimos diferentes según la temporada?
¿Cómo comunico un pedido mínimo sin espantar clientes?
¿Qué hago si a última hora vienen más comensales?
¿Hay que calcular IVA sobre el pedido mínimo?
¿Cada cuánto debo revisar mi pedido mínimo?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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