Personalplanung für Catering bestimmt, ob dein Event rentabel wird. Zu wenig Personal bedeutet schlechten Service, zu viel Personal frisst deine Marge auf. Für Sitzdinner gilt eine spezifische Formel pro 10 Gäste.
Basis-Personalplanung für Sitzdinner
Für ein Sitzdinner rechnest du anders als bei einem Buffet oder Stehempfang. Gäste sitzen an festen Plätzen, werden am Tisch bedient und erwarten ein bestimmtes Serviceniveau.
💡 Beispiel:
Sitzdinner für 80 Gäste, 3-Gänge-Menü:
- Bedienung: 8 Personen (1 pro 10 Gäste)
- Küche: 4 Personen (1 pro 20 Gäste)
- Supervisor/Gastgeberin: 1 Person
Gesamt: 13 Personen für 80 Gäste
Formel pro 10 Gäste
Für Sitzdinner verwendest du diese Verhältnisse:
- Bedienung: 1 Person pro 10-12 Gäste
- Küche: 1 Person pro 20-25 Gäste
- Supervisor: 1 Person pro 50+ Gäste
- Bar (falls separat): 1 Person pro 30-40 Gäste
Das bedeutet, dass du pro 10 Gäste mit 1 Bedienung + 0,4-0,5 Küchenmitarbeiter rechnest.
Faktoren, die deine Planung beeinflussen
Die Grundformel passt du basierend auf diese Faktoren an:
- Menü-Komplexität: 5-Gänge-Menü erfordert mehr Küche als 3-Gänge
- Serviceniveau: Fine Dining erfordert mehr Bedienung als Casual
- Ort: Externe Location erfordert zusätzliche Auf- und Abbauzeit
- Event-Dauer: Längere Events erfordern zusätzliches Personal für Wechsel
⚠️ Achtung:
Rechne immer 1-2 zusätzliche Personen für Krankheit oder No-Show ein. Bei externen Locations brauchst du oft 30-60 Minuten zusätzlich für Auf- und Abbau.
Kostenberechnung Personal
Personalkosten für Catering sind höher als in deinem Restaurant wegen:
- Fahrtzeit: Wird oft mitbezahlt (hin und zurück)
- Auf- und Abbau: Zusätzliche Stunden neben dem Event
- Überstunden: Events laufen oft über
- Wochenend-/Abendtarife: Viele Events außerhalb regulärer Zeiten
💡 Beispiel Kosten:
Event von 19:00-23:00 Uhr (4 Stunden), 60 Gäste:
- 6 Bedienung × €18/Stunde × 6 Stunden = €648
- 3 Küche × €20/Stunde × 7 Stunden = €420
- 1 Supervisor × €25/Stunde × 8 Stunden = €200
Gesamt: €1.268 Personal für 60 Gäste = €21,13 pro Person
Planung in der Praxis
Erstelle ein Ablaufschema mit Zeitplan pro Funktion:
- 17:00: Küche startet Vorbereitung und Aufbau
- 18:00: Bedienung kommt an, Tische decken
- 19:00: Gäste kommen an, Supervisor empfängt
- 23:00: Event endet, Abbau beginnt
- 24:00: Location aufgeräumt, Personal geht nach Hause
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du diese Personalkosten direkt in deine Kostenkalkulation pro Person einbeziehen, damit du weißt, ob dein Event rentabel wird.
Wie berechnest du die Personalplanung pro 10 Gäste?
Zähle die Gesamtzahl der Gäste
Teile die Anzahl der Gäste durch 10, um deine Basis-Einheiten zu erhalten. Bei 85 Gästen hast du 8,5 Einheiten von 10 Gästen. Runde immer auf für sichere Planung.
Berechne Bedienung pro Einheit
Für Sitzdinner: 1 Bedienung pro 10-12 Gäste. Bei 85 Gästen = mindestens 7 Bedienung. Addiere 1 zusätzliche Person für Flexibilität, also 8 Bedienung insgesamt.
Berechne Küche und sonstiges Personal
Küche: 1 pro 20-25 Gäste (85 Gäste = 4 Küche). Supervisor: 1 pro 50+ Gäste. Bar: 1 pro 30-40 Gäste falls nötig. Gesamt für 85 Gäste: 13-14 Personen.
✨ Pro tip
Erstelle eine Standard-Personalmatrix für verschiedene Event-Größen (25, 50, 75, 100 Gäste) mit festen Verhältnissen. Das spart Rechenzeit bei Angeboten und verhindert Unterbesetzung.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Bedienung brauche ich pro 10 Gäste bei einem Sitzdinner?
Für Sitzdinner rechnest du 1 Bedienung pro 10-12 Gäste. Bei einem formellen Dinner oder komplexem Menü kannst du besser 1 pro 10 Gäste ansetzen für optimalen Service.
Unterscheidet sich die Personalplanung zwischen Buffet und Sitzdinner?
Ja, bei einem Buffet brauchst du weniger Bedienung (1 pro 15-20 Gäste), da sich Gäste selbst bedienen. Bei Sitzdinnern muss jeder Gang am Tisch serviert werden.
Muss ich Fahrtzeit bei externem Catering mitbezahlen?
Normalerweise ja, besonders wenn das Event weit von deinem Standort entfernt ist. Rechne mindestens 30 Minuten hin und zurück in deinen Stundensatz ein. Das erhöht deine Personalkosten pro Gast.
Wie rechne ich Auf- und Abbauzeit in meine Planung ein?
Rechne 1-2 Stunden Aufbau und 1 Stunde Abbau zusätzlich zum Event. Küche startet früher, Bedienung kann später kommen. Plane dies vorher in deinem Ablaufschema.
Was ist, wenn mein Event länger dauert als geplant?
Baue einen Puffer von 30-60 Minuten in deine Planung ein. Überstunden kosten extra und können deine Marge erheblich reduzieren. Kommuniziere klare Endzeiten mit dem Kunden.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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