Grote cateringopdrachten kunnen je inkoopprijzen drastisch beïnvloeden. Bij grotere volumes krijg je vaak kortingen, maar je kunt ook tegen capaciteitsgrenzen aanlopen waardoor je duurder moet inkopen. In dit artikel leer je stap-voor-stap hoe je de financiële impact berekent voordat je een grote opdracht accepteert.
Waarom grote opdrachten je inkoopprijzen veranderen
Bij catering draait alles om volume. Een opdracht voor 200 personen vraagt andere inkoop dan je dagelijkse 50 couverts. Dit kan zowel positief als negatief uitpakken.
? Voorbeeld:
Je normale inkoop: 10 kg rundvlees per week à €18/kg
Grote opdracht: 50 kg rundvlees nodig
- Scenario 1: Leverancier geeft 10% korting → €16,20/kg
- Scenario 2: Moet bij duurder alternatief → €22/kg
Verschil: €290 op één ingrediënt!
Drie factoren die je inkoopprijzen beïnvloeden
1. Volumekortingen
Veel leveranciers geven korting bij grotere afnames. Gangbaar: 5-15% bij verdubbeling van je normale order.
2. Capaciteitsgrenzen leverancier
Je vaste leverancier kan misschien niet leveren. Dan moet je naar duurdere alternatieven.
3. Timing en beschikbaarheid
Korte levertijd betekent vaak hogere prijzen. Seizoensproducten kunnen schaars zijn.
⚠️ Let op:
Check altijd de capaciteit van je leverancier voordat je een grote opdracht accepteert. Een 'ja' betekent niet altijd dat ze kunnen leveren tegen normale prijzen.
Bereken de impact op je kostprijs per persoon
Voor catering werk je met kostprijs per persoon in plaats van per bord. Deze formule helpt:
Kostprijs per persoon = Totale ingrediëntkosten / Aantal personen
? Voorbeeld berekening:
Opdracht: 150 personen, 3-gangen menu
- Normale inkoop: €12,50 per persoon
- Met 10% volumekorting: €11,25 per persoon
- Met duurder alternatief: €15,00 per persoon
Impact op totale opdracht: €487,50 verschil tussen beste en slechtste scenario!
Onderhandel slim met leveranciers
Grote opdrachten zijn onderhandelingsmomenten. Leveranciers willen graag grote orders, maar hebben ook beperkingen.
- Vraag altijd naar volumekorting - zelfs 5% scheelt honderden euro's
- Plan minimaal 1 week vooruit - korte termijn kost altijd extra
- Heb een backup leverancier - voor als je vaste niet kan leveren
- Onderhandel op totaalpakket - niet per ingrediënt apart
Wanneer een opdracht niet rendabel is
Soms wordt een grote opdracht te duur door hogere inkoopprijzen. Vuistregel: als je ingrediëntkosten boven de 40% van je verkoopprijs uitkomen, wordt het lastig.
⚠️ Let op:
Vergeet niet de extra kosten: vervoer, opbouw, extra personeel. Deze kunnen 15-25% van je omzet kosten bij catering.
Digitale hulp bij kostprijsberekening
Voor grote opdrachten is handmatig rekenen foutgevoelig. Een systeem zoals KitchenNmbrs helpt je snel verschillende scenario's door te rekenen met verschillende inkoopprijzen.
Je kunt per ingrediënt alternatieve prijzen invoeren en direct zien wat de impact is op je kostprijs per persoon. Zo kun je snel beslissen of een opdracht rendabel blijft.
Hoe bereken je de impact op je inkoopprijzen? (stap voor stap)
Maak een ingrediëntenlijst voor de hele opdracht
Schrijf alle ingrediënten op die je nodig hebt, inclusief hoeveelheden. Vergeet garnering, sauzen en olie niet. Tel alles op wat je moet inkopen voor het totale aantal personen.
Check prijzen bij je vaste leverancier én alternatieven
Vraag prijzen op bij je normale leverancier voor de grote hoeveelheden. Vraag ook naar volumekorting. Check tegelijk prijzen bij 1-2 alternatieve leveranciers voor backup.
Bereken kostprijs per persoon voor elk scenario
Reken uit wat elk scenario kost per persoon. Deel de totale ingrediëntkosten door het aantal personen. Vergelijk dit met je normale kostprijs per persoon om de impact te zien.
✨ Pro tip
Maak een spreadsheet met je 3 belangrijkste leveranciers en hun prijzen voor grote volumes. Dan kun je bij elke grote opdracht snel vergelijken welke optie het beste uitkomt.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoeveel volumekorting kan ik verwachten bij grote opdrachten?
Gangbaar is 5-15% korting bij verdubbeling van je normale order. Dit hangt af van je leverancier en het product. Verse producten geven vaak minder korting dan houdbare waren.
Wat als mijn leverancier niet genoeg kan leveren?
Heb altijd een backup plan. Zoek van tevoren 1-2 alternatieve leveranciers en check hun prijzen. Plan grote opdrachten minimaal 1 week van tevoren om alternatieven te hebben.
Hoe reken ik transport en extra personeel mee in mijn kostprijs?
Tel alle extra kosten op (vervoer, opbouw, extra personeel) en deel door aantal personen. Dit geeft je de extra kostprijs per persoon bovenop je ingrediënten.
Wanneer wordt een grote cateringopdracht onrendabel?
Als je totale kosten (ingrediënten + transport + personeel) boven de 65-70% van je verkoopprijs uitkomen, wordt het lastig om nog winst te maken.
Moet ik altijd de goedkoopste leverancier kiezen voor grote opdrachten?
Niet per se. Kwaliteit en betrouwbaarheid zijn ook belangrijk. Een leverancier die niet op tijd levert kan je meer kosten dan de paar euro besparing waard is.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →