Gastvorlieben zu verfolgen ist entscheidend für Lebensmittelsicherheit. Wenn ein Gast bereits ein allergenfreies Gericht bestellt hat, möchtest du das beim nächsten Mal wissen. So vermeidest du gefährliche Situationen und bietest besseren Service.
Warum Gastregistrierung wichtig ist
Stell dir vor: Ein Gast bestellt eine glutenfreie Pasta. Drei Wochen später kommt er zurück und bestellt einfach von der Karte. Du weißt nicht mehr, dass er Zöliakie hat. Er bekommt normale Pasta und wird krank.
⚠️ Achtung:
Du bist gesetzlich verpflichtet, Allergeninformationen bereitzustellen. Du bist aber NICHT verpflichtet, Gastdaten zu speichern. Das tust du für besseren Service und Sicherheit.
Was du registrieren kannst
- Allergien: Welche der 14 EU-Allergene
- Datum des letzten Besuchs: Wann hat er zuletzt allergenfreie Gerichte bestellt
- Lieblingsgericht: Was bestellt er normalerweise
- Kontaktdaten: Telefonnummer für Reservierungen
- Notizen: "Extra vorsichtig bei Kreuzkontamination"
Digitale Registrierung vs. Papiersystem
Viele Restaurants nutzen noch ein Notizbuch hinter der Bar. Nachteile:
- Schwierig zum Nachschlagen
- Informationen gehen verloren
- Nicht für alle Mitarbeiter zugänglich
- Keine Sicherung bei Verlust
💡 Beispiel:
Restaurant De Eetkamer verfolgt:
- Herr Janssen: glutenfrei, kommt jeden 2. Freitag
- Frau De Vries: Nussallergie, bestellt immer Fisch
- Familie Peters: 1 Kind laktoseintolerant
Ergebnis: Gäste fühlen sich willkommen und sicher.
Datenschutz und DSGVO
Du darfst Gastdaten speichern, aber:
- Zustimmung: Frag, ob du es notieren darfst
- Zweck: Nur für besseren Service, nicht für Marketing
- Sicherheit: Sorge dafür, dass nicht jeder Zugriff hat
- Speicherung: Lösche alte Daten (z.B. nach 2 Jahren ohne Besuch)
In der Praxis organisieren
Die meisten Restaurants machen es so:
💡 Praktisches Beispiel:
Bei Reservierung oder erster Bestellung:
- "Haben Sie Allergien, auf die wir achten sollten?"
- "Darf ich das für nächstes Mal notieren?"
- Im System oder in der App notieren
- Beim nächsten Besuch checken: "Sie hatten doch eine Glutenallergie?"
Eine App wie KitchenNmbrs kann dir helfen, Gastvorlieben digital zu verfolgen, gekoppelt mit deiner Allergenregistrierung pro Gericht. So siehst du sofort, welche Menüoptionen für diesen Gast sicher sind.
Wie richtest du Gastregistrierung ein? (Schritt für Schritt)
Wähle dein Registrierungssystem
Entscheide, ob du digital arbeitest (App, Excel) oder mit einem physischen Buch. Digital ist praktischer zum Nachschlagen und Teilen mit dem Team.
Bestimme, was du verfolgst
Mindestens: Name, Allergien, Datum. Zusätzlich: Telefonnummer, Lieblingsgericht, Besonderheiten. Halte es einfach, um es durchzuhalten.
Schule dein Team
Alle Mitarbeiter müssen wissen, wie sie Gastdaten nachschlagen und hinzufügen. Mache klare Absprachen, wann du das tust.
Teste das System
Beginne mit ein paar Stammgästen, die du kennst. Überprüfe, ob du die Informationen schnell finden kannst und ob das Team damit umgehen kann.
✨ Pro tip
Fang klein an: Verfolge nur Gäste, die ihre Allergie selbst erwähnen. Baue es langsam zu einem vollständigen System aus.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Darf ich einfach Gastdaten speichern?
Ja, wenn du um Erlaubnis fragst und es nur für besseren Service nutzt. Erkläre, warum du es verfolgst: Sicherheit und Komfort für den Gast.
Was ist, wenn ein Gast nicht möchte, dass ich es notiere?
Respektiere das. Du kannst jedes Mal nach Allergien fragen. Manche Gäste möchten lieber selbst angeben, was sie brauchen.
Wie lange darf ich Gastdaten speichern?
Es gibt keine feste Frist, aber lösche Daten von Gästen, die lange nicht da waren. Nach 2 Jahren ohne Besuch ist es angemessen, sie zu löschen.
Muss ich alle 14 Allergene bei jedem Gast checken?
Nein, frag allgemein: "Haben Sie Allergien oder Diätwünsche?" Der Gast sagt selbst, was relevant ist. Nachfragen sind nicht nötig, es sei denn, es ist unklar.
Was ist, wenn ich vergesse zu checken und etwas geht schief?
Deine Gastregistrierung ist ein zusätzlicher Service, kein Ersatz für Standard-Allergen-Verfahren. Frag immer bei der Bestellung nach Allergien, auch wenn du denkst, es zu wissen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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