Gastvoorkeuren bijhouden is cruciaal voor voedselveiligheid. Als een gast eerder een allergeenvrij gerecht bestelde, wil je dat weten voor de volgende keer. Zo voorkom je gevaarlijke situaties en bied je betere service.
Waarom gastregistratie belangrijk is
Stel je voor: een gast bestelt een glutenvrije pasta. Drie weken later komt hij terug en bestelt gewoon van de kaart. Jij weet niet meer dat hij coeliakie heeft. Hij krijgt normale pasta en wordt ziek.
⚠️ Let op:
Je bent wettelijk verplicht allergeneninformatie te verstrekken. Maar je bent NIET verplicht gastgegevens bij te houden. Dit doe je voor betere service en veiligheid.
Wat je kunt registreren
- Allergieën: Welke van de 14 EU-allergenen
- Datum laatste bezoek: Wanneer bestelde hij laatst allergeenvrij
- Voorkeursgerecht: Wat bestelt hij meestal
- Contactgegevens: Telefoonnummer voor reserveringen
- Opmerkingen: "Extra voorzichtig met kruisbesmetting"
Digitale registratie vs. papieren systeem
Veel restaurants gebruiken nog een schriftje achter de bar. Nadelen:
- Moeilijk terugzoeken
- Kwijtraken van informatie
- Niet toegankelijk voor alle medewerkers
- Geen back-up bij verlies
? Voorbeeld:
Restaurant De Eetkamer houdt bij:
- Meneer Janssen: glutenvrij, komt elke 2e vrijdag
- Mevrouw De Vries: noten-allergie, bestelt altijd vis
- Familie Peters: 1 kind lactose-intolerant
Resultaat: gasten voelen zich welkom en veilig.
Privacy en AVG
Je mag gastgegevens bijhouden, maar:
- Toestemming: Vraag of je het mag noteren
- Doel: Alleen voor betere service, niet voor marketing
- Beveiliging: Zorg dat niet iedereen erbij kan
- Bewaren: Verwijder oude gegevens (bijv. na 2 jaar geen bezoek)
In de praktijk organiseren
De meeste restaurants doen dit zo:
? Praktijkvoorbeeld:
Bij reservering of eerste bestelling:
- "Heeft u allergieën waar we rekening mee moeten houden?"
- "Mag ik dit noteren voor volgende keer?"
- Noteer in systeem of app
- Check bij volgende bezoek: "U had toch een glutenallergie?"
Een app zoals KitchenNmbrs kan helpen om gastvoorkeuren digitaal bij te houden, gekoppeld aan je allergeenregistratie per gerecht. Zo zie je direct welke menuopties veilig zijn voor deze gast.
Hoe stel je gastregistratie in? (stap voor stap)
Kies je registratiesysteem
Besluit of je digitaal werkt (app, Excel) of met een fysiek boek. Digitaal is handiger voor terugzoeken en delen met team.
Bepaal wat je bijhoudt
Minimaal: naam, allergieën, datum. Extra: telefoonnummer, voorkeursgerecht, bijzonderheden. Hou het simpel om vol te houden.
Train je team
Alle medewerkers moeten weten hoe ze gastgegevens opzoeken en toevoegen. Maak duidelijke afspraken over wanneer je dit doet.
Test het systeem
Begin met een paar vaste gasten die je kent. Check of je de informatie snel kunt terugvinden en of het team ermee kan werken.
✨ Pro tip
Start klein: houd alleen bij van gasten die zelf hun allergie noemen. Bouw het langzaam uit naar een compleet systeem.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Mag ik zomaar gastgegevens opslaan?
Ja, als je toestemming vraagt en het alleen gebruikt voor betere service. Leg uit waarom je het bijhoudt: veiligheid en gemak voor de gast.
Wat als een gast niet wil dat ik het noteer?
Respecteer dat. Je kunt wel elke keer opnieuw vragen naar allergieën. Sommige gasten willen liever zelf aangeven wat ze nodig hebben.
Hoe lang mag ik gastgegevens bewaren?
Er is geen vaste termijn, maar verwijder gegevens van gasten die lang niet geweest zijn. Na 2 jaar geen bezoek is redelijk om te wissen.
Moet ik alle 14 allergenen checken bij elke gast?
Nee, vraag algemeen: "Heeft u allergieën of dieetwensen?" De gast vertelt zelf wat relevant is. Doorvragen is niet nodig tenzij onduidelijk.
Wat als ik vergeet te checken en er gaat iets mis?
Je gastregistratie is extra service, geen vervanging van standaard allergeen-procedures. Vraag altijd bij bestelling naar allergieën, ook als je denkt het te weten.
⚠️ EU Verordening 1169/2011 — Allergeninformatie — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
De allergeninformatie op deze pagina is gebaseerd op EU Verordening 1169/2011. Recepten en ingrediënten kunnen per leverancier verschillen. Verifieer altijd de actuele allergeninformatie bij uw leverancier en communiceer dit correct aan uw gasten. KitchenNmbrs is niet aansprakelijk voor allergische reacties.
In Nederland handhaaft de NVWA de allergenenwetgeving.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Allergeenregistratie die écht compliant is
EU-wetgeving vereist allergeendocumentatie voor elk gerecht. KitchenNmbrs genereert automatisch allergeenmatrices op basis van je ingrediënten. Probeer het 14 dagen gratis.
Start gratis trial →