Les chiffres des événements précédents sont précieux pour de meilleurs devis. De nombreux traiteurs devinent pour les nouveaux devis, alors qu'ils peuvent calculer précisément ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En analysant correctement tes anciens événements, tu établis des prix plus compétitifs et tu évites les mauvaises surprises.
Pourquoi les données historiques sont si précieuses
Chaque événement de catering est différent, mais les schémas se répètent. Un déjeuner d'entreprise de 50 personnes ressemble au précédent. Un mariage de 120 invités a une structure de coûts comparable à d'autres mariages. En analysant correctement tes anciens chiffres, tu vois où tu fais du profit et où ça pose problème.
💡 Exemple :
Tu as organisé 3 déjeuners d'entreprise d'environ 50 personnes :
- Événement 1 : 18,50 € par personne, food cost 32%
- Événement 2 : 19,00 € par personne, food cost 28%
- Événement 3 : 17,50 € par personne, food cost 38%
Moyenne : 18,33 € par personne, food cost 33%
Quels chiffres tu dois collecter
Toutes les données ne sont pas aussi utiles. Concentre-toi sur les chiffres qui t'aident pour tes nouveaux devis :
- Food cost par personne - combien coûtaient les ingrédients ?
- Coûts totaux par personne - y compris personnel, transport, matériel
- Pourcentage de no-show - combien d'invités ne sont pas venus ?
- Gaspillage - combien de nourriture a été jetée ?
- Temps passé - combien d'heures de préparation et de service ?
- Coûts supplémentaires - dépenses inattendues que tu as oubliées de facturer
Analyse du food cost par type d'événement
Les différents événements ont des structures de coûts différentes. Groupe tes anciens événements par type pour une meilleure comparaison :
💡 Exemples de catégories :
- Déjeuners d'entreprise : en moyenne 16-22 € par personne
- Mariages : en moyenne 35-55 € par personne
- Apéritifs : en moyenne 12-18 € par personne
- Dîners : en moyenne 28-45 € par personne
Les coûts cachés que tu dois inclure
De nombreux traiteurs oublient les coûts qui n'apparaissent qu'après coup. Vérifie tes anciens événements pour ces postes de coûts cachés :
- Temps de trajet supplémentaire - embouteillages, mauvaise localisation, chargement/déchargement
- Location de matériel - assiettes, verres supplémentaires que tu n'avais pas prévus
- Heures supplémentaires du personnel - les événements dépassent souvent
- Frais de nettoyage - certains lieux sont plus difficiles à nettoyer
- Frais de stationnement - surtout dans les centres-villes
⚠️ Attention :
Additionne tous les petits postes de coûts. 5 € ici, 10 € là - ça s'accumule rapidement jusqu'à 50-100 € par événement que tu n'avais pas facturés.
Calculer le facteur de no-show
Les invités qui ne viennent pas te coûtent de l'argent. Tu as acheté et préparé pour eux. Calcule ton pourcentage moyen de no-show :
💡 Exemple de calcul :
5 événements, 50 invités attendus à chaque fois :
- Événement 1 : 47 invités présents (6% de no-show)
- Événement 2 : 52 invités présents (-4% = plus que prévu)
- Événement 3 : 45 invités présents (10% de no-show)
- Événement 4 : 49 invités présents (2% de no-show)
- Événement 5 : 48 invités présents (4% de no-show)
Moyenne : 3,6% de no-show
Le gaspillage comme poste de coûts
Combien de nourriture a été jetée lors de tes événements précédents ? Cela t'aide à mieux estimer les quantités :
- Événements buffet : généralement 10-20% d'excédent
- Dîners servis : généralement 5-10% d'excédent
- Apéritif avec amuse-bouches : souvent 15-25% d'excédent (difficile à estimer)
Inclus le gaspillage dans tes nouveaux devis. Mieux vaut légèrement surévaluer que d'être surpris.
Les différences de prix saisonnières
Les prix des ingrédients fluctuent selon la saison. Vérifie tes anciens événements par mois :
💡 Exemple :
Événements salade par saison :
- Été (juin-août) : 3,20 € de food cost par personne
- Hiver (décembre-février) : 4,80 € de food cost par personne
Différence de 1,60 € par personne selon la saison !
Rentabilité par type de client
Certains clients sont plus rentables que d'autres. Analyse tes marges par type de client :
- Entreprises : budgets souvent plus élevés, moins de négociation
- Particuliers : plus sensibles au prix, mais aussi plus fidèles
- Associations : budgets les plus bas, plus de travail sur mesure
Utilise ces insights pour adapter tes devis au type de client.
Suivi numérique pour une meilleure analyse
Excel fonctionne, mais devient vite désorganisé avec beaucoup d'événements. Un système comme KitchenNmbrs t'aide à :
- Calculer automatiquement le food cost par personne
- Catégoriser les événements pour une meilleure comparaison
- Voir les tendances au fil du temps
- Calculer rapidement les moyennes pour tes nouveaux devis
Comment utiliser les chiffres des anciens événements pour tes nouveaux devis ?
Collecte les données d'au moins 10 événements comparables
Récupère ton administration des 6-12 derniers mois. Note par événement : nombre d'invités, coûts totaux, food cost, dépenses supplémentaires et no-shows. Plus tu as d'événements, plus tes moyennes seront fiables.
Groupe les événements par type et calcule les moyennes
Divise tes événements en catégories : déjeuners d'entreprise, mariages, apéritifs, dîners. Calcule par catégorie le food cost moyen par personne, les coûts totaux et le pourcentage de no-show.
Ajoute une marge de 10-15% pour les coûts inattendus
Prends tes coûts moyens et ajoute 10-15% pour les coûts cachés, les différences saisonnières et les dépenses inattendues. Cette marge t'évite de faire des pertes sur tes nouveaux événements.
✨ Pro tip
Crée un simple tableur avec des colonnes pour le type d'événement, le nombre d'invités, le food cost par personne et la marge totale. Mets-le à jour après chaque événement - tu construis ainsi une base de données précieuse pour des devis plus compétitifs.
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Questions fréquentes
Combien d'anciens événements me faut-il pour des chiffres fiables ?
Au minimum 5 événements comparables, mais de préférence 10 ou plus. Avec moins de 5 événements, les situations exceptionnelles peuvent fausser tes moyennes.
Dois-je analyser séparément les événements de différentes saisons ?
Oui, surtout si tu utilises beaucoup d'ingrédients saisonniers. Les événements salade en hiver coûtent souvent 30-50% plus cher en raison des légumes plus chers.
Que faire si tous mes anciens événements étaient très différents ?
Concentre-toi sur les coûts de base qui reviennent toujours : personnel par heure, frais de transport par kilomètre, et food cost par personne pour les ingrédients standards comme la viande et les légumes.
Comment gérer les événements où j'ai fait une perte ?
Analyse pourquoi c'était déficitaire : prix trop bas, coûts inattendus, ou mauvaise estimation ? Utilise ces leçons pour affiner tes nouveaux devis.
Puis-je aussi utiliser les chiffres d'autres traiteurs ?
Utilise-les uniquement pour comparaison, pas comme base. Chaque traiteur a une structure de coûts, des fournisseurs et une méthode de travail différents. Tes propres chiffres sont toujours plus fiables.
⚠️ Règlement UE 1169/2011 — Information sur les allergènes — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Les informations relatives aux allergènes sur cette page sont basées sur le Règlement UE 1169/2011. Les recettes et ingrédients peuvent varier selon le fournisseur. Vérifiez toujours les informations actuelles sur les allergènes auprès de votre fournisseur et communiquez-les correctement à vos clients. KitchenNmbrs n'est pas responsable des réactions allergiques.
En France, la DGCCRF contrôle la réglementation sur les allergènes.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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