Daten aus früheren Veranstaltungen sind Gold wert für bessere Angebote. Viele Caterer raten bei neuen Angeboten, während sie genau berechnen können, was funktioniert und was nicht. Mit der richtigen Analyse deiner alten Events machst du schärfere Preise und vermeidest Überraschungen.
Warum historische Daten so wertvoll sind
Jedes Catering ist anders, aber Muster wiederholen sich. Ein Geschäftslunch für 50 Personen ähnelt dem vorherigen. Eine Hochzeit mit 120 Gästen hat eine vergleichbare Kostenstruktur wie andere Hochzeiten. Durch eine gute Analyse deiner alten Zahlen siehst du, wo du Gewinn machst und wo es schiefgeht.
💡 Beispiel:
Du hast 3 Geschäftslunches mit ~50 Personen durchgeführt:
- Event 1: €18,50 pro Person, food cost 32%
- Event 2: €19,00 pro Person, food cost 28%
- Event 3: €17,50 pro Person, food cost 38%
Durchschnitt: €18,33 pro Person, food cost 33%
Welche Zahlen du sammeln musst
Nicht alle Daten sind gleich nützlich. Konzentriere dich auf die Zahlen, die dir bei neuen Angeboten helfen:
- Food cost pro Person - was kosteten die Zutaten?
- Gesamtkosten pro Person - inklusive Personal, Transport, Material
- No-Show-Prozentsatz - wie viele Gäste kamen nicht?
- Verschwendung - wie viel Essen blieb übrig oder wurde weggeworfen?
- Zeitaufwand - wie viele Stunden Vorbereitung und Service?
- Zusatzkosten - unerwartete Ausgaben, die du vergessen hast einzukalkulieren
Food-Cost-Analyse nach Veranstaltungstyp
Verschiedene Events haben unterschiedliche Kostenstrukturen. Gruppiere deine alten Events nach Typ für bessere Vergleichbarkeit:
💡 Beispiel-Kategorien:
- Geschäftslunches: durchschnittlich €16-22 pro Person
- Hochzeiten: durchschnittlich €35-55 pro Person
- Cocktail-Events: durchschnittlich €12-18 pro Person
- Dinners: durchschnittlich €28-45 pro Person
Versteckte Kosten, die du berücksichtigen musst
Viele Caterer vergessen Kosten, die erst später auftauchen. Überprüfe deine alten Events auf diese versteckten Kostenpunkte:
- Zusätzliche Fahrtzeit - Verkehr, falsche Adresse, Laden/Entladen
- Materialmiete - zusätzliche Teller, Gläser, die du nicht eingeplant hast
- Personalüberstunden - Events laufen oft über
- Reinigungskosten - manche Orte sind schwieriger zu reinigen
- Parkgebühren - besonders in Stadtzentren
⚠️ Achtung:
Addiere alle kleinen Kostenpunkte. €5 hier, €10 dort - das summiert sich schnell zu €50-100 pro Event, die du nicht eingeplant hast.
No-Show-Faktor berechnen
Gäste, die nicht kommen, kosten dich Geld. Du hast für sie eingekauft und vorbereitet. Berechne deinen durchschnittlichen No-Show-Prozentsatz:
💡 Beispielberechnung:
5 Events, jeweils 50 Gäste erwartet:
- Event 1: 47 Gäste kamen (6% No-Show)
- Event 2: 52 Gäste kamen (-4% = mehr als erwartet)
- Event 3: 45 Gäste kamen (10% No-Show)
- Event 4: 49 Gäste kamen (2% No-Show)
- Event 5: 48 Gäste kamen (4% No-Show)
Durchschnitt: 3,6% No-Show
Verschwendung als Kostenposten
Wie viel Essen blieb bei deinen früheren Events übrig? Das hilft dir, bessere Mengen einzuschätzen:
- Buffet-Events: normalerweise 10-20% Überschuss
- Bediente Dinners: normalerweise 5-10% Überschuss
- Cocktail-Häppchen: oft 15-25% Überschuss (schwer einzuschätzen)
Berücksichtige Verschwendung in deinen neuen Angeboten. Es ist besser, etwas zu viel einzukalkulieren, als überrascht zu werden.
Saisonale Preisunterschiede
Zutatenprise schwanken je nach Jahreszeit. Überprüfe deine alten Events pro Monat:
💡 Beispiel:
Salat-Events pro Jahreszeit:
- Sommer (Juni-August): €3,20 food cost pro Person
- Winter (Dezember-Februar): €4,80 food cost pro Person
Unterschied von €1,60 pro Person durch Jahreszeit!
Rentabilität nach Kundentyp
Manche Kunden sind rentabler als andere. Analysiere deine Margen nach Kundentyp:
- Unternehmen: oft höhere Budgets, weniger Verhandlung
- Privatpersonen: preisbewusster, aber auch treuer
- Vereine: niedrigste Budgets, meiste Maßanfertigung
Nutze diese Erkenntnisse, um deine Angebote an den Kundentyp anzupassen.
Digital erfassen für bessere Analyse
Excel funktioniert, wird aber schnell unübersichtlich bei vielen Events. Ein System wie KitchenNmbrs hilft dabei:
- Food cost pro Person automatisch zu berechnen
- Events zu kategorisieren für besseren Vergleich
- Trends über die Zeit zu sehen
- Schnell Durchschnitte für neue Angebote auszurechnen
Wie nutzt du alte Event-Daten für neue Angebote?
Sammle Daten von mindestens 10 vergleichbaren Events
Hole deine Unterlagen der letzten 6-12 Monate. Notiere pro Event: Anzahl der Gäste, Gesamtkosten, food cost, Zusatzausgaben und No-Shows. Je mehr Events, desto zuverlässiger sind deine Durchschnitte.
Gruppiere Events nach Typ und berechne Durchschnitte
Teile deine Events in Kategorien ein: Geschäftslunches, Hochzeiten, Cocktail-Events, Dinners. Berechne pro Kategorie die durchschnittliche food cost pro Person, Gesamtkosten und No-Show-Prozentsatz.
Addiere 10-15% Puffer für unerwartete Kosten
Nimm deine durchschnittlichen Kosten und addiere 10-15% für versteckte Kosten, Saisonunterschiede und unerwartete Ausgaben. Dieser Puffer verhindert, dass du bei neuen Events Verluste machst.
✨ Pro tip
Erstelle eine einfache Tabelle mit Spalten für Veranstaltungstyp, Anzahl der Gäste, food cost pro Person und Gesamtmarge. Aktualisiere diese nach jedem Event - so baust du eine wertvolle Datenbank für schärfere Angebote auf.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viele alte Events brauche ich für zuverlässige Zahlen?
Mindestens 5 vergleichbare Events, aber lieber 10 oder mehr. Bei weniger als 5 Events können Ausnahmesituationen deine Durchschnitte verzerren.
Sollte ich Events aus verschiedenen Jahreszeiten separat analysieren?
Ja, besonders wenn du viele saisonale Zutaten verwendest. Salat-Events im Winter kosten oft 30-50% mehr durch teureres Gemüse.
Was ist, wenn meine alten Events alle sehr unterschiedlich waren?
Konzentriere dich dann auf die Grundkosten, die immer wiederkommen: Personal pro Stunde, Transportkosten pro Kilometer und food cost pro Person für Standard-Zutaten wie Fleisch und Gemüse.
Wie gehe ich mit Events um, bei denen ich Verlust gemacht habe?
Analysiere, warum es verlustbringend war: zu niedriger Preis, unerwartete Kosten oder schlechte Einschätzung? Nutze diese Lektionen, um deine neuen Angebote zu schärfen.
Kann ich auch Zahlen von anderen Catering-Unternehmen verwenden?
Nutze sie nur zum Vergleich, nicht als Grundlage. Jedes Catering-Unternehmen hat eine andere Kostenstruktur, Lieferanten und Arbeitsweise. Deine eigenen Zahlen sind immer zuverlässiger.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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