Les frais fixes en restauration restent les mêmes que vous ayez 50 ou 150 convives. Ces coûts doivent toujours être récupérés, quelle que soit la taille de votre événement. Sans maîtrise de vos frais fixes, vous risquez que les petits événements soient déficitaires.
Qu'est-ce que les frais fixes en restauration ?
Les frais fixes sont toutes les dépenses que vous avez avant de servir ne serait-ce qu'un seul convive. Ces coûts ne changent pas si vous passez de 80 à 120 convives.
💡 Exemple de frais fixes pour un mariage :
- Transport aller/retour : €120
- Chef + 2 serveurs (8 heures) : €480
- Matériel (bacs chauffants, vaisselle) : €80
- Montage/démontage : €160
Frais fixes totaux : €840
Les frais variables en revanche
Ce sont des coûts qui augmentent ou diminuent par personne :
- Ingrédients (€12 par personne)
- Emballage/vaisselle (€2 par personne)
- Personnel supplémentaire pour les grands groupes (à partir de 100+ convives)
Calculez les frais fixes par personne
Vous divisez vos frais fixes par le nombre de convives pour savoir combien chaque convive doit contribuer à ces coûts.
Formule :
Frais fixes par personne = Frais fixes totaux ÷ Nombre de convives
💡 Exemple de calcul :
Frais fixes : €840
Scénario 1 : 60 convives → €840 ÷ 60 = €14,00 par personne
Scénario 2 : 120 convives → €840 ÷ 120 = €7,00 par personne
Le même événement, mais avec plus de convives, vos frais fixes par personne sont plus bas.
Calculez le point mort minimum
Pour ne pas faire de perte, vous devez au minimum récupérer vos frais fixes + variables.
Formule du prix de vente minimum :
(Frais fixes ÷ Nombre de convives) + Frais variables par personne + Marge souhaitée
💡 Calcul du point mort :
80 convives, marge souhaitée 25% :
- Frais fixes par personne : €840 ÷ 80 = €10,50
- Frais variables par personne : €14,00
- Coût total : €24,50
- Prix de vente minimum : €24,50 ÷ 0,75 = €32,67
Vous devez facturer au minimum €32,67 par personne pour réaliser une marge de 25%.
⚠️ Attention :
Les petits événements (moins de 50 convives) ont souvent des frais fixes plus élevés par personne. Vérifiez toujours que votre prix minimum reste compétitif, ou fixez un nombre minimum de convives.
Catégories de frais fixes
Suivez ces postes pour chaque événement :
- Transport : aller/retour, carburant, trajets supplémentaires éventuels
- Personnel de base : effectif minimum indépendamment de la taille du groupe
- Matériel/équipement : bacs chauffants, tables, vaisselle
- Montage/démontage : temps d'installation et de nettoyage
- Préparation : temps pour l'achat, la préparation, la planification
Suivi en pratique
De nombreux restaurateurs travaillent avec un modèle standard de frais fixes par type d'événement. Un mariage a des frais fixes différents d'un déjeuner d'entreprise ou d'un anniversaire.
Avec un système comme KitchenNmbrs, vous pouvez enregistrer vos frais fixes par type d'événement et calculer automatiquement combien cela représente par personne pour différents nombres de convives.
Comment calculer les frais fixes pour la restauration ? (étape par étape)
Listez tous les frais fixes
Notez tous les coûts que vous avez indépendamment du nombre de convives : transport, effectif minimum, matériel, montage/démontage. Additionnez-les pour obtenir vos frais fixes totaux.
Divisez par le nombre de convives
Utilisez la formule : Frais fixes par personne = Frais fixes totaux ÷ Nombre de convives. Cela vous donne les frais fixes que chaque convive doit contribuer.
Calculez le prix de vente minimum
Additionnez les frais fixes par personne aux frais variables par personne. Divisez par (1 - marge souhaitée) pour obtenir votre prix de vente minimum.
✨ Pro tip
Créez un modèle standard par type d'événement avec les frais fixes. Un mariage a des frais fixes différents d'un déjeuner d'entreprise. Ainsi, vous n'avez pas besoin de recalculer à chaque fois.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
Et si le nombre de convives change à la dernière minute ?
Vos frais fixes restent les mêmes, mais sont répartis sur plus ou moins de personnes. Avec moins de convives, vos frais fixes par personne augmentent, avec plus de convives, ils diminuent. Travaillez donc avec un nombre minimum confirmé.
Dois-je inclure la TVA/VAT dans mon calcul de frais fixes ?
Calculez toujours votre prix de revient hors TVA. Vous répercutez la TVA sur le client. Pour la restauration, la TVA est de 9% sur les aliments et les boissons non alcoolisées.
À quelle fréquence dois-je recalculer mes frais fixes ?
Vérifiez vos frais fixes chaque trimestre. Les prix du carburant, les salaires et les coûts des matériaux changent régulièrement. Ce que vous aviez calculé l'année dernière peut être trop bas maintenant.
Et si mes frais fixes par personne deviennent trop élevés pour les petits événements ?
Fixez un nombre minimum de convives (par exemple 40 personnes) ou calculez avec un prix total minimum. Sinon, les petits événements deviennent déficitaires en raison des frais fixes trop élevés par personne.
Les coûts de préparation font-ils partie des frais fixes ?
Oui, le temps de préparation du menu, d'achat et de planification sont des frais fixes. Vous consacrez ce temps indépendamment du fait que vous serviez 50 ou 100 convives. Incluez-le dans votre tarif horaire.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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