Afgelopen maand sprak ik een cateraar die €23 per persoon rekende voor een familiefeest van 65 gasten. Het event eindigde in de rode cijfers omdat zijn vaste uitgaven verkeerd doorberekend waren. Deze kosten blijven namelijk gelijk, of je 40 of 140 borden serveert.
Wat zijn vaste kosten bij catering?
Vaste kosten ontstaan voordat je eerste gast arriveert. Deze uitgaven blijven identiek of je 60 of 140 gasten bedient.
💡 Voorbeeld vaste kosten bruiloft:
- Transport heen/terug: €120
- Chef + 2 bediening (8 uur): €480
- Materiaal (warmhoudpannen, servies): €80
- Opbouw/afbouw tijd: €160
Totale vaste kosten: €840
Variabele kosten werken anders
Deze uitgaven schalen mee met het aantal gasten:
- Ingrediënten (€12 per persoon)
- Verpakking/wegwerpservies (€2 per persoon)
- Extra personeel vanaf 100+ gasten
Bereken vaste kosten per persoon
Deel je totale vaste kosten door het aantal gasten. Zo weet je precies hoeveel elke persoon moet bijdragen aan deze uitgaven.
Formule:
Vaste kosten per persoon = Totale vaste kosten ÷ Aantal gasten
💡 Voorbeeld berekening:
Vaste kosten: €840
Scenario 1: 60 gasten → €840 ÷ 60 = €14,00 per persoon
Scenario 2: 120 gasten → €840 ÷ 120 = €7,00 per persoon
Meer gasten betekent lagere vaste kosten per persoon.
Break-even punt bepalen
Voor winst moet je minimaal alle kosten plus gewenste marge terugverdienen. Dit is een patroon dat we keer op keer tegenkomen in restaurant financiën - te veel ondernemers onderschatten hun echte kosten.
Formule minimale verkoopprijs:
(Vaste kosten ÷ Aantal gasten) + Variabele kosten per persoon + Gewenste marge
💡 Break-even berekening:
80 gasten, gewenste marge 25%:
- Vaste kosten per persoon: €840 ÷ 80 = €10,50
- Variabele kosten per persoon: €14,00
- Kostprijs totaal: €24,50
- Minimale verkoopprijs: €24,50 ÷ 0,75 = €32,67
Minimaal €32,67 per persoon voor 25% marge.
⚠️ Let op:
Events onder 50 gasten krijgen vaak te hoge vaste kosten per persoon. Check of je prijs nog concurrerend blijft, of introduceer een minimum gastenantal.
Vaste kosten categorieën
Houd deze uitgaven per event bij:
- Transport: heen/terug, brandstof, extra ritten
- Personeel basis: minimale bezetting ongeacht grootte
- Materiaal/apparatuur: warmhoudpannen, tafels, servies
- Opbouw/afbraak: installatie en opruimtijd
- Voorbereiding: inkoop, prep, planning
Praktische toepassing
Succesvolle cateraars hanteren standaard vaste kosten templates per eventtype. Een bruiloft verschilt immers van een bedrijfslunch of jubileum.
Veel ondernemers bouwen spreadsheets om per eventtype vaste kosten vast te leggen en automatisch de kosten per persoon te berekenen bij verschillende gastenaantallen.
Hoe bereken je vaste kosten voor catering? (stap voor stap)
Lijst alle vaste kosten op
Noteer alle kosten die je hebt ongeacht het aantal gasten: transport, minimale personeelsbezetting, materiaal, opbouw/afbraak tijd. Tel deze bij elkaar op voor je totale vaste kosten.
Deel door aantal gasten
Gebruik de formule: Vaste kosten per persoon = Totale vaste kosten ÷ Aantal gasten. Dit geeft je de vaste kosten die elke gast moet bijdragen.
Bereken minimale verkoopprijs
Tel vaste kosten per persoon op bij variabele kosten per persoon. Deel dit door (1 - gewenste marge) om je minimale verkoopprijs te krijgen.
✨ Pro tip
Maak voor je 3 populairste eventtypes een vaste kosten breakdown bij precies 45, 75 en 120 gasten. Check welke gastenaantallen je hoogste marge opleveren - vaak zie je een sweet spot rond 80-90 personen.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Wat als het aantal gasten op het laatste moment wijzigt?
Je vaste kosten blijven identiek, maar verdelen over meer of minder mensen. Minder gasten betekent hogere vaste kosten per persoon, meer gasten verlagen deze kosten. Werk daarom altijd met een bevestigd minimum aantal.
Moet ik BTW meenemen in mijn vaste kosten berekening?
Bereken altijd exclusief BTW voor je kostprijsanalyse. BTW sla je door naar de klant. Voor catering geldt 9% BTW op eten en alcoholvrije dranken.
Hoe vaak moet ik mijn vaste kosten herberekenen?
Controleer je vaste kosten elk kwartaal. Brandstofprijzen, lonen en materiaalkosten fluctueren continu. Vorig jaar tarieven kunnen vandaag te laag zijn.
Wat als mijn vaste kosten per persoon te hoog worden bij kleine events?
Introduceer een minimum gastenantal (bijvoorbeeld 40 personen) of werk met een minimum totaalprijs. Anders worden kleine events verliesgevend door te hoge vaste kosten per persoon.
Horen voorbereidingskosten ook bij vaste kosten?
Absoluut, tijd voor menuvoorbereiding, inkoop en planning zijn vaste kosten. Deze tijd investeer je ongeacht of je 50 of 100 gasten bedient. Verwerk dit in je uurtarief.
Hoe bereken ik de werkelijke kosten van mijn eigen tijd?
Neem je gewenste maandsalaris plus 35% werkgeverslasten, deel door 160 werkuren per maand. Zo krijg je je echte uurtarief voor opbouw, bediening en voorbereiding.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →