Muchos cáterers cobran el mismo precio por persona sin importar el tamaño del grupo. Ese error sale caro. Los costes fijos hacen que grupos pequeños resulten mucho más caros por comensal que grupos grandes.
Por qué los grupos pequeños cuestan más por persona
El catering tiene costes fijos que no varían con el número de asistentes. El transporte, el montaje, la dotación mínima de personal y el tiempo de preparación son iguales para 20 que para 200 personas. Esos costes los repartes entre todos los comensales.
? Ejemplo de costes fijos:
- Transporte ida/vuelta: 80 €
- Montaje y desmontaje: 120 €
- Mínimo 1 cocinero in situ (4 horas): 120 €
- Servicio de sala (4 horas): 100 €
Total costes fijos: 420 €
Para 20 personas eso equivale a 21 € de coste fijo por comensal. Para 200 personas, solo 2,10 €. Una diferencia de casi 19 € por cabeza. Fíjate bien en ese número.
Calcula tu coste por persona
El coste total por persona tiene tres componentes:
- Materias primas por persona (escalan con el número)
- Costes fijos divididos entre el número de personas (no escalan)
- Personal adicional (escalan parcialmente)
? Ejemplo de cálculo de coste:
Grupo de 20 personas:
- Materias primas: 12 € por persona
- Costes fijos: 420 € ÷ 20 = 21 € por persona
- Personal extra: 0 € (un cocinero es suficiente)
Coste total: 33 € por persona
Grupo de 200 personas:
- Materias primas: 12 € por persona
- Costes fijos: 420 € ÷ 200 = 2,10 € por persona
- Personal extra: 600 € ÷ 200 = 3 € por persona
Coste total: 17,10 € por persona
Determina el precio de venta y el margen
En catering solemos trabajar con un margen del 40-50% sobre el coste total. Ese porcentaje es mayor que en restauración porque los riesgos también son mayores: cambios de tiempo, bajas de última hora, cancelaciones. Necesitas ese colchón.
⚠️ Ojo:
Trabaja siempre con el precio de venta sin IVA. El precio que comunicas al cliente lleva el IVA incluido.
La fórmula para el precio de venta mínimo:
Precio de venta sin IVA = Coste ÷ (1 - Margen deseado%)
? Ejemplo de cálculo de precio:
Grupo de 20 personas (45% de margen):
- Coste: 33 € por persona
- Precio venta sin IVA: 33 € ÷ 0,55 = 60 € por persona
- Precio venta con IVA: 60 € × 1,10 = 66 € por persona
Total para el cliente: 1.320 € (20 × 66 €)
Grupo de 200 personas (45% de margen):
- Coste: 17,10 € por persona
- Precio venta sin IVA: 17,10 € ÷ 0,55 = 31,09 € por persona
- Precio venta con IVA: 31,09 € × 1,10 = 34,20 € por persona
Total para el cliente: 6.840 € (200 × 34,20 €)
¿Dónde está la diferencia de rentabilidad?
Los grupos grandes generan más beneficio por hora invertida, aunque el porcentaje de margen sea idéntico. En mi experiencia, este patrón se repite siempre. Según KitchenNmbrs, es uno de los errores más frecuentes en la gestión financiera de catering: asumir que el margen porcentual equivale a la rentabilidad real.
- Mayor facturación por evento: 6.840 € frente a 1.320 €
- Mismo tiempo de preparación: Planificar el menú cuesta igual
- Compras más eficientes: Más volumen suele implicar mejores precios de compra
- Mejor aprovechamiento del personal: Tu equipo ya está ahí
Eso sí, los grupos grandes también traen más riesgo. Veinte bajas en un grupo de 200 las notas de golpe. En un grupo de 20, una sola baja ya es el 5% de tu facturación.
Consejos prácticos según el tamaño del grupo
Para grupos pequeños (10-30 personas):
- Calcula un mínimo de 50-70 € por persona para que salga rentable
- Establece un importe mínimo de facturación (por ejemplo, 800 €)
- Elige menús que requieran poca elaboración in situ
Para grupos grandes (100+ personas):
- Puedes ofrecer precios más competitivos (25-45 € por persona)
- Planifica personal adicional (1 cocinero por cada 80-100 comensales)
- Cuenta con un 5-10% de bajas y ajusta la compra a esa previsión
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Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo aplicar un precio fijo por persona?
¿Qué margen debo aplicar en catering?
¿Cómo gestiono las bajas en grupos grandes?
¿Cuál es un importe mínimo de facturación razonable?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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