Catering für Tage der offenen Tür und Showrooms erfordert eine andere Margenberechnung als reguläre Events. Du hast es mit unsicheren Besucherzahlen, repräsentativer Präsentation und oft niedrigeren Preisen zu tun. Die Kunst ist es, rentabel zu bleiben, während du einen guten Eindruck machst.
Warum Catering für Tage der offenen Tür anders ist
Bei regulärem Catering weißt du genau, wie viele Menschen kommen. Bei Tagen der offenen Tür ist das Raterei. Du musst rechnen mit:
- Unsicherer Besucherzahl
- Repräsentativer Ausstrahlung (keine billigen Häppchen)
- Oft niedrigeren Preisen (Goodwill-Pricing)
- Möglichen Resten
Die Grundlage: Selbstkosten pro Person berechnen
Starten Sie mit Ihrer normalen Selbstkostenberechnung, aber addieren Sie zusätzliche Kosten:
💡 Beispiel Basis-Selbstkosten:
Lunch-Buffet für 100 Personen:
- Zutaten: €8,50 pro Person
- Personal vor Ort: €2,00 pro Person
- Transport und Material: €1,50 pro Person
Gesamte Selbstkosten: €12,00 pro Person
Zusätzliche Kosten für Tage der offenen Tür
Auf deine normalen Selbstkosten kommen spezifische Kosten hinzu:
- Unsicherheitszuschlag: 15-25% zusätzliche Einkäufe für den Fall, dass mehr Menschen kommen
- Präsentations-Upgrade: Schönere Platten, Dekoration, bessere Zutaten
- Längere Standzeit: Essen muss 4-6 Stunden gut bleiben (statt normalerweise 2 Stunden)
- Restrisiko: Was übrig bleibt, kann man oft nicht weiterverwenden
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit 20-30% mehr Einkauf als die erwartete Besucherzahl. Bei Tagen der offenen Tür kommen oft mehr Menschen als erwartet, besonders wenn das Wetter mitspielt.
Margenberechnung mit Risikozuschlag
Deine normale Marge von 30-40% ist bei Tagen der offenen Tür zu knapp. Rechne mit:
💡 Beispiel Margenberechnung:
Selbstkosten €12,00 pro Person + 25% Risikozuschlag:
- Angepasste Selbstkosten: €15,00 pro Person
- Gewünschte Marge: 45%
- Mindestverkaufspreis: €15,00 ÷ 0,55 = €27,27 pro Person
Gerundet: €28,00 pro Person exkl. MwSt.
Szenario-Planung für verschiedene Besucherzahlen
Erstelle immer drei Szenarien, um deine Marge zu schützen:
- Pessimistisch: 70% der erwarteten Besucherzahl kommt
- Realistisch: 100% der erwarteten Besucherzahl kommt
- Optimistisch: 130% der erwarteten Besucherzahl kommt
Berechne für jedes Szenario, ob du noch rentabel bist. Passe deinen Preis an, bis alle Szenarien positiv ausfallen.
💡 Beispiel Szenario-Check:
Erwartet: 100 Personen à €28,00 = €2.800 Umsatz
- Kommen 70: €1.960 Umsatz, Kosten €1.500 = €460 Gewinn
- Kommen 100: €2.800 Umsatz, Kosten €1.500 = €1.300 Gewinn
- Kommen 130: €2.800 Umsatz, Kosten €1.950 = €850 Gewinn
Alle Szenarien bleiben rentabel.
Was machst du mit Resten?
Plane im Voraus, was du mit übrig gebliebenem Essen machst:
- Kalte Speisen: für den nächsten Tag mitnehmen
- Warme Speisen: an Personal geben oder wegwerfen
- Haltbare Artikel: zurück in den Bestand
- Spezielle Artikel: als Verlust buchen
Rechne 10-15% Verlust in deine Selbstkosten für Artikel ein, die du nicht weiterverwenden kannst.
Wie berechnest du die Marge für Catering bei einem Tag der offenen Tür?
Berechne deine Basis-Selbstkosten pro Person
Addiere: Zutaten + Personal + Transport + Material. Das sind deine normalen Selbstkosten ohne Risikozuschläge.
Füge Risikozuschläge hinzu
Addiere 20-30% für Unsicherheit bei den Besucherzahlen, plus zusätzliche Kosten für Präsentation und längere Standzeit. Das wird deine angepasste Selbstkosten.
Berechne Verkaufspreis mit höherer Marge
Teile deine angepassten Selbstkosten durch (1 - gewünschte Marge). Für Tage der offenen Tür rechnest du mit 45-50% Marge statt 30-35%.
Teste deinen Preis in drei Szenarien
Überprüfe, ob du rentabel bleibst bei 70%, 100% und 130% der erwarteten Besucherzahl. Passe deinen Preis an, bis alle Szenarien positiv sind.
✨ Pro tip
Mache immer eine Mindestgarantie-Vereinbarung. Zum Beispiel: 'Preis gilt für mindestens 80 Personen, auch wenn weniger kommen'. So schützt du dich vor zu niedriger Besucherzahl.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge sollte ich für Catering bei einem Tag der offenen Tür ansetzen?
Rechne mit 45-50% Marge statt der normalen 30-35%. Das zusätzliche Risiko und die Unsicherheit über die Besucherzahlen rechtfertigen eine höhere Marge.
Wie viel zusätzlich sollte ich für unsichere Besucherzahlen einkaufen?
Kaufe 20-30% mehr ein als die erwartete Besucherzahl. Bei Tagen der offenen Tür kommen oft mehr Menschen als erwartet, besonders bei schönem Wetter.
Was ist, wenn viel weniger Menschen kommen als erwartet?
Deshalb rechnest du mit Szenarien. Überprüfe, ob du noch rentabel bist bei 70% Besucherzahl. Wenn nicht, erhöhe deinen Preis pro Person.
Kann ich übrig gebliebenes Essen weiterverwenden?
Kalte Speisen und haltbare Produkte ja, warme Gerichte normalerweise nicht. Rechne 10-15% Verlust für Artikel ein, die du wegwerfen musst.
Wie ist es mit der MwSt. bei Catering für einen Tag der offenen Tür?
Catering unterliegt 19% MwSt., auch bei Tagen der offenen Tür. Rechne immer zuerst ohne MwSt. und addiere dann die MwSt. hinzu.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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