Szenarioplanning ist entscheidend für deinen Gewinn. Ein ruhiger Montag kostet dich Geld, wenn du Personal für einen beschäftigten Samstag einplanst. Ein unerwartet beschäftigter Abend ohne genug Zutaten bedeutet entgangene Umsätze. Indem du drei Szenarien durchrechnest - ruhig, normal und beschäftigt - bekommst du Kontrolle darüber, was jede Situation mit deinem Gewinn macht.
Warum Szenarien durchrechnen essentiell ist
Viele Gastronomiebetreiber planen nach Gefühl. Das funktioniert, bis es schiefgeht. Eine ruhige Woche mit zu viel Personal kann deinen Monatsgewinn aufzehren. Eine beschäftigte Phase ohne genug Vorrat bedeutet enttäuschte Gäste und verpasste Chancen.
⚠️ Achtung:
Viele Betreiber rechnen nur mit 'normalen' Tagen. Aber dein Gewinn wird an beschäftigten Tagen gemacht und an ruhigen Tagen verloren. Plane für beide.
Die drei Szenarien definieren
Für jedes Szenario hast du andere Kosten und Einnahmen. Die Kunst ist, flexibel zu bleiben, ohne die Qualität zu verlieren.
- Ruhiges Szenario: 60-70% der normalen Auslastung
- Normales Szenario: Deine durchschnittliche Auslastung
- Beschäftigtes Szenario: 130-150% der normalen Auslastung
Variable Kosten pro Szenario
Nicht alle Kosten steigen proportional mit der Auslastung. Personal kannst du anpassen, Miete bleibt gleich.
💡 Beispiel Bistro (normaler Tag: 80 Couverts):
Fixkosten pro Tag:
- Miete: €150
- Energie Basis: €80
- Versicherungen: €25
- Gesamt fix: €255
Variable Kosten pro Couvert:
- Zutaten (Foodcost 30%): €7,50 bei €25 durchschnittlicher Rechnung
- Extra Personal beschäftigter Tag: €3,00 pro Couvert
- Extra Energie/Gas bei Auslastung: €0,50 pro Couvert
Durchrechnung pro Szenario
💡 Szenario 1: Ruhiger Tag (50 Couverts):
- Umsatz: 50 × €25 = €1.250
- Fixkosten: €255
- Zutaten: 50 × €7,50 = €375
- Personal Basis: €200 (kann nicht weniger sein)
- Gesamtkosten: €830
Gewinn: €1.250 - €830 = €420 (34%)
💡 Szenario 2: Normaler Tag (80 Couverts):
- Umsatz: 80 × €25 = €2.000
- Fixkosten: €255
- Zutaten: 80 × €7,50 = €600
- Personal: €280
- Gesamtkosten: €1.135
Gewinn: €2.000 - €1.135 = €865 (43%)
💡 Szenario 3: Beschäftigter Tag (120 Couverts):
- Umsatz: 120 × €25 = €3.000
- Fixkosten: €255
- Zutaten: 120 × €7,50 = €900
- Personal + Extra: €420
- Extra Energie: 120 × €0,50 = €60
- Gesamtkosten: €1.635
Gewinn: €3.000 - €1.635 = €1.365 (46%)
Break-Even-Punkt bestimmen
Bei wie vielen Couverts machst du Gewinn und Verlust aus? Das ist entscheidend für ruhige Phasen.
Break-Even-Formel:
Fixkosten ÷ (Durchschnittliche Rechnung - Variable Kosten pro Couvert)
💡 Break-Even-Berechnung:
€455 Fixkosten ÷ (€25 - €7,50) = €455 ÷ €17,50 = 26 Couverts
Unter 26 Couverts pro Tag machst du Verlust.
Flexibilität einbauen
Die Kunst ist, schnell zwischen Szenarien wechseln zu können, ohne die Qualität zu verlieren.
- Personal: Fester Kern + flexible Schicht (Aushilfskräfte)
- Einkauf: Grundvorrat + schnelle Nachbestellung für beliebte Artikel
- Menü: Einige Gerichte, die schnell hochgefahren werden können
Wöchentliche Szenario-Mischung
Eine durchschnittliche Woche besteht aus verschiedenen Szenarien. Plane dafür.
- Montag/Dienstag: oft ruhig (40-60 Couverts)
- Mittwoch/Donnerstag: normal (70-90 Couverts)
- Freitag/Samstag: beschäftigt (100-140 Couverts)
- Sonntag: unterschiedlich je nach Konzept
Auswirkung auf Monatsgewinn
Kleine Verschiebungen in der Auslastung haben große Auswirkungen auf dein Monatsergebnis.
💡 Monatsauswirkung (26 Arbeitstage):
- 10% weniger Auslastung: -€3.900 Gewinn
- Normale Auslastung: €22.490 Gewinn
- 10% mehr Auslastung: +€4.680 zusätzlicher Gewinn
Unterschied zwischen schlecht und gut: €8.580 pro Monat
Digitale Unterstützung
Szenarien manuell durchzurechnen kostet Zeit. Ein System wie KitchenNmbrs kann dir helfen, schnell verschiedene Auslastungsgrade durchzurechnen und zu sehen, was das mit deiner Rentabilität pro Tag macht.
Wie rechnest du Szenarien durch? (Schritt für Schritt)
Bestimme deine Fixkosten pro Tag
Addiere alle Kosten, die sich nicht mit der Auslastung ändern: Miete, Versicherungen, Basis-Energie, feste Personalkosten. Teile Monatskosten durch Anzahl der Arbeitstage.
Berechne variable Kosten pro Couvert
Rechne aus, was jeder zusätzliche Gast kostet: Zutaten (Foodcost), Extra-Personal bei Auslastung, Extra-Energie. Das sind deine Grenzkosten pro Couvert.
Definiere drei Auslastungsniveaus
Wähle realistische Zahlen für ruhig (60-70% normal), normal (dein Durchschnitt) und beschäftigt (130-150% normal). Nutze historische Daten, wenn du sie hast.
Rechne Umsatz und Kosten pro Szenario
Multipliziere Couverts mit durchschnittlicher Rechnung für Umsatz. Addiere Fixkosten plus (Couverts × variable Kosten) für Gesamtkosten. Umsatz minus Kosten = Gewinn.
Bestimme deinen Break-Even-Punkt
Teile Fixkosten durch (durchschnittliche Rechnung minus variable Kosten pro Couvert). Das gibt die Mindestanzahl der Couverts, um die Gewinnschwelle zu erreichen.
✨ Pro tip
Überprüfe jede Woche, welches Szenario am häufigsten vorkam. Wenn du oft unter deinem Break-Even-Punkt bist, musst du entweder deine Fixkosten senken oder mehr Gäste anziehen. Beides erfordert unterschiedliche Strategien.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich meine Szenarien aktualisieren?
Überprüfe deine Szenarien jeden Monat. Lieferantenpreise ändern sich, Personalkosten steigen, und deine durchschnittliche Rechnung kann sich verschieben. Halte deine Berechnungen aktuell.
Was ist, wenn meine Auslastung sehr schwankend ist?
Erstelle dann fünf Szenarien statt drei. Füge 'sehr ruhig' und 'extrem beschäftigt' hinzu. So kannst du besser für Extreme planen und vermeidest Überraschungen.
Sollte ich unterschiedliche Szenarien pro Wochentag erstellen?
Ja, wenn du große Unterschiede hast. Montag ist oft anders als Samstag. Erstelle Szenarien pro Tagestyp, nicht nur pro Auslastungsniveau.
Wie gehe ich mit Saisonschwankungen um?
Erstelle Szenarien pro Saison. Sommer und Winter können völlig unterschiedliche Auslastungsmuster haben. Plane dein Personal und deinen Einkauf entsprechend an.
Was mache ich, wenn meine tatsächlichen Zahlen von meinen Szenarien abweichen?
Analysiere warum. Sind deine Annahmen falsch, oder ist etwas Unerwartetes passiert? Passe deine Szenarien basierend auf neuen Erkenntnissen an.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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