Ein tägliches KPI-Dashboard gibt dir sofort Einblick in deine drei wichtigsten Kostenstellen: Lebensmittelkosten, Arbeitskosten und Prime Cost. Viele Restaurantbesitzer schauen erst am Ende des Monats auf diese Zahlen, aber dann ist es zu spät zum Gegensteuern. Mit einem täglichen Dashboard siehst du sofort, wenn deine Kosten aus dem Ruder laufen.
Was sind die drei Kern-KPIs?
Dein tägliches Dashboard dreht sich um drei Zahlen, die zusammen bestimmen, ob du Gewinn machst:
- Lebensmittelkostenquote %: Prozentsatz deines Umsatzes, der in Zutaten fließt
- Arbeitskostenquote %: Prozentsatz deines Umsatzes, der in Personal fließt
- Prime Cost %: Lebensmittelkosten + Arbeitskosten zusammen
Eine gesunde Prime Cost liegt zwischen 55% und 65%. Alles darüber bedeutet, dass dir zu wenig für Miete, Energie und Gewinn bleibt.
Lebensmittelkosten berechnen (täglich)
Lebensmittelkosten lassen sich am einfachsten messen, wenn du deine Einkäufe verfolgst:
💡 Beispiel tägliche Lebensmittelkosten:
Gestern:
- Umsatz: €2.400
- Einkäufe: €720 (Gemüse, Fleisch, Fisch)
- Lebensmittelkosten: €720 / €2.400 = 30%
Das ist eine gesunde Lebensmittelkostenquote für ein Restaurant.
Achtung: Das ist eine grobe Berechnung. Für genaue Zahlen musst du auch Bestandsveränderungen berücksichtigen, aber täglich gibt Einkauf/Umsatz einen guten Anhaltspunkt.
Arbeitskosten berechnen (täglich)
Arbeitskosten berechnest du, indem du alle Lohnkosten von gestern durch den Umsatz teilst:
💡 Beispiel Arbeitskosten:
Gestern arbeiteten:
- Küchenchef: 10 Stunden × €18 = €180
- Souschef: 8 Stunden × €15 = €120
- Service: 16 Stunden × €12 = €192
- Gesamtlohn: €492
Umsatz: €2.400
Arbeitskosten: €492 / €2.400 = 20,5%
⚠️ Achtung:
Rechne auch Arbeitgeberabgaben ein (etwa 25% zusätzlich zum Bruttolohn). Im obigen Beispiel würden die tatsächlichen Arbeitskosten €615 betragen, also 25,6%.
Prime Cost: die entscheidende KPI
Prime Cost ist die Summe aus Lebensmittelkosten und Arbeitskosten. Diese Zahl bestimmt, ob dein Betrieb lebensfähig ist:
- Unter 55%: Ausgezeichnet, viel Spielraum für andere Kosten
- 55-65%: Gesund, normale Gewinnmarge möglich
- 65-75%: Eng, wenig Spielraum für unerwartete Kosten
- Über 75%: Gefährlich, wahrscheinlich Verlust
💡 Beispiel Prime Cost:
Aus dem obigen Beispiel:
- Lebensmittelkosten: 30%
- Arbeitskosten: 25,6% (inkl. Arbeitgeberabgaben)
- Prime Cost: 55,6%
Das ist eine gesunde Prime Cost mit Spielraum für Miete, Energie und Gewinn.
Dashboard in der Praxis einrichten
Erstelle eine einfache Tabelle, die du jeden Morgen ausfüllst:
| Datum | Umsatz | Einkauf | Lohnkosten | Lebensmittel % | Arbeit % | Prime % |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mo 15/1 | €2.400 | €720 | €615 | 30% | 25,6% | 55,6% |
Nach einer Woche siehst du Muster: Welche Tage sind teuer, welche günstig? An welchen Tagen läufst du aus dem Ruder?
Signale, auf die du achten musst
Dein Dashboard warnt dich vor Problemen, bevor sie groß werden:
- Lebensmittelkosten steigen plötzlich: Lieferant erhöhte Preise oder Chef gibt zu großzügige Portionen
- Arbeitskosten zu hoch an ruhigem Tag: Zu viel Personal eingeplant
- Prime Cost mehrere Tage über 65%: Strukturelles Problem, Maßnahmen erforderlich
⚠️ Achtung:
Ein schlechter Tag ist keine Katastrophe. Schau auf den Trend über eine Woche. Strukturelle Abweichungen erfordern Maßnahmen.
Digitale Tools für dein Dashboard
Du kannst das manuell in Excel verfolgen, aber das kostet Zeit. Apps wie KitchenNmbrs berechnen deine Lebensmittelkosten automatisch basierend auf deinen Rezepten und Verkaufszahlen. Du musst nur deine Lohnkosten eingeben für einen vollständigen Prime Cost Überblick.
Der Vorteil eines digitalen Systems: Du siehst Trends über Wochen und Monate, nicht nur von gestern. So erkennst du Saisonnmuster und langfristige Entwicklungen.
Wie richtest du ein tägliches KPI-Dashboard ein? (Schritt für Schritt)
Sammle die Basisdaten von gestern
Notiere den Umsatz von gestern (aus deiner Kasse), alle Einkäufe (Lieferantenbelege) und die Arbeitsstunden pro Mitarbeiter. Das sind deine drei Grundzutaten für alle Berechnungen.
Berechne deine drei Prozentsätze
Lebensmittelkosten = Einkäufe / Umsatz × 100. Arbeitskosten = Gesamtlohnkosten / Umsatz × 100. Prime Cost = Lebensmittelkosten + Arbeitskosten. Vergiss nicht, Arbeitgeberabgaben einzurechnen (etwa 25% zusätzlich zum Bruttolohn).
Vergleiche mit deinen Zielwerten und vorherigen Tagen
Stelle deine Zahlen neben deine Ziele (zum Beispiel 30% Lebensmittel, 25% Arbeit, 55% Prime Cost). Schau auch auf gestern und die gleiche Woche vorher. Große Abweichungen bedeuten, dass etwas nicht stimmt.
✨ Pro tip
Überprüfe deine KPIs jeden Morgen um 10:00 Uhr, nicht abends. Dann hast du den ganzen Tag Zeit zum Gegensteuern, wenn etwas nicht stimmt.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich Arbeitgeberabgaben in meine Arbeitskosten einrechnen?
Ja, unbedingt. Arbeitgeberabgaben sind etwa 25% zusätzlich zum Bruttolohn. Wenn du nur den Bruttolohn einrechnest, unterschätzt du deine tatsächlichen Arbeitskosten und deine Prime Cost sieht besser aus als sie ist.
Was ist, wenn meine Prime Cost einen Tag über 65% liegt?
Ein schlechter Tag ist keine Katastrophe. Schau auf den Trend über eine Woche. Wenn du strukturell über 65% liegst, musst du handeln: Preise erhöhen, Portionen verkleinern oder effizienter planen.
Kann ich meine Lebensmittelkosten nicht einfach schätzen?
Schätzen ist gefährlich. Viele Unternehmer denken, dass ihre Lebensmittelkosten 25% sind, während sie tatsächlich 35% sind. Diese 10 Prozentpunkte kosten dich bei €500.000 Jahresumsatz €50.000 Gewinn.
Wie oft sollte ich meine Zielpercentages anpassen?
Überprüfe deine Zielwerte jedes Quartal. Jahreszeiten, neue Lieferanten und Lohnerhöhungen beeinflussen deine Kosten. Was im Januar realistisch war, kann im Juni zu optimistisch sein.
Was ist, wenn meine Lebensmittelkosten niedrig sind, aber meine Arbeitskosten hoch?
Dann hast du ein Effizienzproblem, kein Einkaufsproblem. Schau auf deine Planung: Arbeitest du mit zu viel Personal in ruhigen Zeiten? Oder dauert die Mise-en-place zu lange?
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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