KPIs zu verfolgen kostet Zeit, aber ohne Zahlen fährst du blind. Viele Unternehmer verfolgen entweder alles (und werden überfordert) oder nichts (und verpassen Probleme). Die Lösung: ein minimal überlebensfähiger KPI-Satz aus 5 Zahlen, den du in 10 Minuten pro Tag überprüfen kannst.
Die 5 wesentlichen KPIs, die du immer kennen musst
Diese fünf Zahlen geben dir 80% der Einsicht, die du brauchst, ohne dich in Daten zu ertränken:
- Tagesumsatz - Deine Grundlage für alles
- Foodcost % - Wohin geht dein Geld
- Durchschnittliche Rechnungswert - Verdienst du genug pro Gast
- Anzahl der Couverts - Wie viele Gäste hattest du
- Cashflow heute - Bleibt Geld übrig
💡 Beispiel tägliche Überprüfung:
Restaurant mit 80 Couverts gestern:
- Umsatz: €2.400
- Foodcost: €720 (30%)
- Durchschnittliche Rechnung: €30
- Couverts: 80
- Cashflow übrig: €450
Überprüfung: stimmt €2.400 / 80 = €30? Ja. Ist 30% Foodcost okay? Ja.
Wie lange das wirklich dauert
Mit der richtigen Routine und Tools dauert das maximal 10 Minuten pro Tag:
- Kassensystem auslesen: 2 Minuten
- Foodcost überprüfen (Top 3 Gerichte): 3 Minuten
- Durchschnittliche Rechnung berechnen: 1 Minute
- Cashflow schätzen: 2 Minuten
- Mit vorheriger Woche vergleichen: 2 Minuten
Ohne System dauert das 30-45 Minuten. Mit einer App wie KitchenNmbrs siehst du die meisten Zahlen direkt in deinem Dashboard.
Warum diese 5 und nicht mehr
Mehr KPIs scheinen besser zu sein, aber führen dazu, dass du sie nicht durchhältst. Diese fünf decken die wichtigsten Risiken ab:
⚠️ Achtung:
Wenn du täglich mehr als 7 KPIs verfolgst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du damit innerhalb eines Monats aufhörst. Fang klein an und baue aus, wenn es zur Routine wird.
Signale, auf die du achten musst
Diese Kombinationen von KPIs warnen vor Problemen:
- Umsatz oben, Cashflow unten: Dein Foodcost läuft aus dem Ruder
- Couverts gleich, Umsatz unten: Gäste bestellen weniger (oder du hast ein Preisproblem)
- Durchschnittliche Rechnung steigt, Couverts sinken: Du verlierst Gäste wegen deiner Preise
- Alles scheint gut, aber Cashflow sinkt: Überprüfe deine Fixkosten (Miete, Energie, Personal)
💡 Beispiel Warnsignal:
Woche 1: €2.400 Umsatz, €450 Cashflow übrig
Woche 2: €2.600 Umsatz, €200 Cashflow übrig
Problem: Umsatz +8%, aber Cashflow -56%. Überprüfe sofort deinen Foodcost und Verschwendung.
Wöchentliche Überprüfung in 15 Minuten
Täglich überprüfst du die Zahlen. Wöchentlich schaust du dir Muster an:
- Welcher Tag war der beste/schlechteste? Warum?
- Ist dein Foodcost gestiegen? Durch welche Gerichte?
- Läuft deine durchschnittliche Rechnung auf oder ab?
- Wo ist diese Woche Geld durchgesickert?
Diese Überprüfung am Sonntag oder Montag hilft dir, die kommende Woche zu steuern.
Digital vs. handschriftlich verfolgen
Handschriftlich geht, kostet aber viel Zeit. Die meisten Unternehmer, die durchhalten, nutzen ein System, das automatisch berechnet:
- Foodcost % pro Gericht (aus Rezepten und Einkaufspreisen)
- Durchschnittliche Rechnungswert (aus Kassendaten)
- Trends und Vergleiche mit vorherigen Perioden
Apps wie KitchenNmbrs zeigen diese 5 KPIs in einem Dashboard, ohne dass du selbst rechnen musst.
Wie stellst du das auf? (Schritt für Schritt)
Bestimme deine tägliche Routine
Wähle einen festen Zeitpunkt (zum Beispiel morgens mit Kaffee), um 10 Minuten auf deine Zahlen zu schauen. Trage das in deinen Kalender als Termin mit dir selbst ein.
Richte deine Datenquellen ein
Stelle sicher, dass du schnell auf deine Kassendaten zugreifen kannst. Überprüfe, ob dein Foodcost irgendwo berechnet wird, oder berechne ihn handschriftlich für deine 5 beliebtesten Gerichte.
Erstelle eine einfache Übersicht
Nutze ein Notizbuch, Excel oder eine App, um deine 5 KPIs zu verfolgen. Notiere auch, was dir auffällt (geschäftiger Tag wegen schönem Wetter, niedriger Umsatz wegen Ausfalls, etc.).
Halte 2 Wochen durch
Konzentriere dich zunächst darauf, die Routine durchzuhalten. Nach 2 Wochen wirst du Maßnahmen basierend auf Mustern ergreifen, die du siehst.
✨ Pro tip
Überprüfe deine 5 KPIs immer in der gleichen Reihenfolge. Das wird zur Routine und du verpasst keinen Schritt. Viele Unternehmer kleben die Reihenfolge in ihr Büro oder in ihr Telefon.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn ich keine 10 Minuten pro Tag habe?
Dann hast du wahrscheinlich keine Zeit, Geld zu verlieren. Diese 10 Minuten können dir Hunderte Euro pro Monat sparen, indem sie Probleme früh signalisieren.
Muss ich wirklich jeden Tag schauen, auch am Wochenende?
Ja, besonders am Wochenende. Das sind oft deine geschäftigsten Tage. Ein Problem am Samstag willst du nicht erst am Montag entdecken.
Was ist, wenn mein Kassensystem diese Daten nicht liefert?
Jedes Kassensystem zeigt Umsatz und Anzahl der Transaktionen. Daraus kannst du den durchschnittlichen Rechnungswert berechnen. Für Foodcost brauchst du ein separates System oder eine handschriftliche Berechnung.
Wann sollte ich mehr KPIs verfolgen?
Erst wenn diese 5 zur Routine geworden sind (nach 2-3 Monaten) und du spezifische Probleme hast, die mehr Detail erfordern. Zum Beispiel Personalkosten bei Wachstum.
Wie weiß ich, ob meine KPIs gut sind?
Vergleiche mit dem gleichen Tag der Vorwoche und des Vormonats. Große Abweichungen ohne klaren Grund (Wetter, Veranstaltung) sind Signale zum Untersuchen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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