Eine monatliche KPI-Berichterstattung gibt dir Kontrolle über die wichtigsten Zahlen deines Restaurants. Viele Unternehmer schauen nur auf den Umsatz, verpassen aber dadurch, wo ihr Gewinn entweicht. In diesem Artikel lernst du, welche KPIs wirklich wichtig sind und wie du sie übersichtlich berichtest.
Die 8 wichtigsten Restaurant-KPIs
Konzentriere dich auf diese Zahlen - mehr brauchst du nicht für ein vollständiges Bild:
- Umsatz: gesamt und durchschnittlich pro Tag
- Anzahl Couverts: wie viele Gäste du bedient hast
- Durchschnittliche Rechnung: Umsatz geteilt durch Couverts
- Lebensmittelkostenquote: Zutaten als % des Umsatzes
- Personalkosten-Prozentsatz: Löhne als % des Umsatzes
- Rohgewinn: Umsatz minus Lebensmittel- und Personalkosten
- Fixkosten: Miete, Energie, Versicherungen
- Nettogewinn: was für dich übrig bleibt
💡 Beispiel KPIs Restaurant (Januar):
- Umsatz: €45.000
- Couverts: 1.800
- Durchschnittliche Rechnung: €25,00
- Lebensmittelkosten: 32% (€14.400)
- Personalkosten: 28% (€12.600)
- Rohgewinn: €18.000 (40%)
- Fixkosten: €12.000
- Nettogewinn: €6.000 (13%)
Wie berechnest du diese KPIs korrekt?
Lebensmittelkostenquote: Teile deine gesamten Zutatenkosten durch deinen Umsatz (ohne MwSt.) und multipliziere mit 100. Achtung: rechne immer ohne MwSt.!
Personalkosten-Prozentsatz: Addiere alle Löhne, Sozialabgaben und Zuschläge. Teile durch Umsatz ohne MwSt. und multipliziere mit 100.
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer vergessen Sozialabgaben bei den Personalkosten. Addiere auch Arbeitgeberabgaben, Urlaubsgeld und andere Zuschläge - das kann 25-30% extra zum Bruttolohn sein.
Vergleiche mit vorherigen Monaten
Eine Zahl für sich sagt wenig. Mache immer einen Vergleich:
- Dieser Monat vs. vorheriger Monat
- Dieser Monat vs. gleicher Monat im Vorjahr
- Trend über die letzten 3 Monate
💡 Beispiel Trend-Analyse:
Lebensmittelkostenentwicklung:
- November: 29%
- Dezember: 31%
- Januar: 32%
Signal: Lebensmittelkosten steigen. Grund? Lieferantenpreise oder größere Portionen?
Welche KPIs sind alarmierend?
Diese Signale erfordern sofortige Maßnahmen:
- Lebensmittelkosten über 35%: zu teure Zutaten oder zu große Portionen
- Personalkosten über 35%: zu viel Personal oder zu hohe Löhne
- Sinkende durchschnittliche Rechnung: Gäste bestellen weniger oder billigere Gerichte
- Steigende Fixkosten: Energierechnung oder andere Kosten laufen auf
Berichterstattungs-Template
Halte es einfach. Ein A4-Blatt mit dieser Aufteilung reicht aus:
- Umsatz und Couverts (mit Vergleich zum Vormonat)
- Lebensmittelkostenquote % und Betrag
- Personalkosten % und Betrag
- Top 3 Bedenken oder Verbesserungspunkte
- Maßnahme für nächsten Monat
💡 Beispiel Aktionsplan:
Januar-Probleme:
- Lebensmittelkosten zu hoch (32%)
- Durchschnittliche Rechnung sinkt (€25 → €23)
Februar-Maßnahmen: Portionsgrößen kontrollieren, Lieferantenpreise überprüfen, teurere Gerichte bewerben
Digitale Tools für KPI-Tracking
Excel geht, kostet aber viel Zeit. Viele Restaurantbesitzer nutzen eine App wie KitchenNmbrs, um KPIs automatisch zu verfolgen. Du gibst deinen Umsatz und Kosten ein, und die App berechnet alle Prozentsätze für dich.
Vorteil: Du siehst sofort, wenn eine KPI abweicht und musst nicht selbst rechnen. Besonders praktisch für Lebensmittelkostenberechnungen pro Gericht.
Wie richtest du eine KPI-Berichterstattung ein? (Schritt für Schritt)
Sammle alle Zahlen des letzten Monats
Notiere deinen Gesamtumsatz, Anzahl Couverts, gesamte Zutatenkosten und Personalkosten. Hole diese aus deinem Kassensystem und deiner Buchhaltung.
Berechne die Prozentsätze und Durchschnitte
Lebensmittelkostenquote % = Zutatenkosten / Umsatz ohne MwSt. × 100. Durchschnittliche Rechnung = Umsatz / Anzahl Couverts. Mache dies für alle KPIs.
Vergleiche mit dem Vormonat und dem Vorjahr
Stelle die Zahlen nebeneinander und schaue, wo große Unterschiede liegen. Steigerungen oder Rückgänge von mehr als 2-3% erfordern Untersuchung.
Identifiziere die 3 wichtigsten Schwerpunkte
Welche KPIs weichen ab oder gehen in die falsche Richtung? Schreibe auf, was du denkst, dass die Ursache ist und was du tun wirst.
Erstelle einen Aktionsplan für nächsten Monat
Konkrete Maßnahmen zur Problembehebung: Lieferanten anrufen, Portionen kontrollieren, Speisekarte anpassen. Halte es einfach und erreichbar.
✨ Pro tip
Überprüfe deine Top 5 meistverkauften Gerichte separat - wenn diese eine gute Lebensmittelkostenquote haben, sitzt 80% deines Gewinns richtig.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich KPIs überprüfen?
Monatlich ist ausreichend für eine vollständige Berichterstattung. Umsatz und Couverts kannst du wöchentlich überprüfen, um Trends früh zu erkennen.
Was ist eine gute Lebensmittelkostenquote?
Für die meisten Restaurants liegt eine gesunde Lebensmittelkostenquote zwischen 28% und 35%. Über 35% verlierst du wahrscheinlich Geld.
Sollte ich MwSt. in meine KPI-Berechnungen einbeziehen?
Nein, rechne immer ohne MwSt. Die MwSt. gehört nicht dir - du führst sie nur an die Steuerbehörde ab.
Welche KPI ist die wichtigste?
Es gibt keine 'wichtigste' KPI. Lebensmittelkosten und Personalkosten bestimmen zusammen normalerweise 60-70% deines Erfolgs, also fang dort an.
Was ist, wenn meine KPIs jeden Monat anders sind?
Das ist normal, besonders mit Jahreszeiten. Schaue dir Trends über 3-6 Monate an, statt Monat-zu-Monat-Schwankungen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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