Personalkosten für Catering sind mehr als nur der Stundensatz. Fahrtzeit, Auf- und Abbau kosten auch Geld, aber viele Caterer vergessen, dies einzukalkulieren. Dadurch verlierst du Geld bei Events, die voll aussehen.
Alle Personalkosten für Catering
Bei Catering arbeitest du nicht nur während des Events selbst. Dein Team muss fahren, aufbauen, servieren und wieder abbauen. Alle diese Stunden kosten Geld.
- Vorbereitungszeit: Mise-en-place, Beladung des Catering-Wagens
- Fahrtzeit: Hin- und Rückfahrt zur Location
- Aufbauzeit: Buffet herrichten, Wärmegeräte installieren
- Servicezeit: Das eigentliche Event
- Abbauzeit: Aufräumen, Beladung, Reinigung
💡 Beispiel:
Betriebslunch für 50 Personen, 45 Minuten Fahrtzeit:
- Vorbereitung: 2 Stunden × €18 = €36
- Fahrtzeit: 1,5 Stunden × €18 = €27
- Aufbau: 1 Stunde × €18 = €18
- Service: 2 Stunden × €18 = €36
- Abbau + Rückfahrt: 2 Stunden × €18 = €36
Gesamt: €153 Personalkosten (€3,06 pro Person)
Fahrtzeit korrekt berechnen
Fahrtzeit ist Arbeitszeit. Dein Personal kann während der Fahrt nichts anderes tun. Berechne daher immer den vollständigen Stundensatz, nicht einen reduzierten Tarif.
- Hin- und Rückfahrt: Addiere beide Fahrten
- Verkehr berücksichtigen: Rechne mit Stoßzeiten, falls zutreffend
- Mehrere Mitarbeiter: Wenn 2 Personen mitfahren, zahlst du 2× den Stundensatz
⚠️ Achtung:
Berechne die Fahrtzeit ab deinem Betrieb, nicht ab der Wohnung. Auch wenn dein Mitarbeiter direkt zur Location fährt, zahlst du ab dem Moment, in dem er unterwegs ist.
Auf- und Abbau einschätzen
Die Zeit für Aufbau hängt von der Art des Events und der Location ab. Ein einfaches Buffet geht schneller als ein vollständig eingerichtetes Dinner mit mehreren Gängen.
- Kaltes Buffet: 30-45 Minuten Aufbau
- Warmes Buffet: 45-60 Minuten (Wärmegeräte)
- Bediente Lunch: 60-90 Minuten (Tische decken)
- Dinner mit mehreren Gängen: 90-120 Minuten
💡 Beispielberechnung Buffet:
Warmes Buffet für 80 Personen, 1 Stunde Fahrtzeit:
- 2 Mitarbeiter × €18/Stunde
- Vorbereitung: 2,5 Stunden × 2 Personen = €90
- Fahrtzeit: 2 Stunden × 2 Personen = €72
- Aufbau: 1 Stunde × 2 Personen = €36
- Event: 3 Stunden × 2 Personen = €108
- Abbau + Rückfahrt: 2 Stunden × 2 Personen = €72
Gesamt: €378 (€4,73 pro Person)
Formel für Gesamtpersonalkosten
Personalkosten = (Vorbereitung + Fahrtzeit + Aufbau + Event + Abbau) × Anzahl Mitarbeiter × Stundensatz
Teile diesen Betrag durch die Anzahl der Gäste für die Kosten pro Person. Addiere dies zu deinen Lebensmittelkosten und sonstigen Kosten für deine Gesamtkostenkalkulation.
Übliche Tarife für Catering-Personal
- Koch/Chef: €22-28 pro Stunde
- Sous-Chef: €18-24 pro Stunde
- Service: €15-20 pro Stunde
- Spülen/Hilfe: €12-16 pro Stunde
⚠️ Achtung:
Dies sind Bruttolöhne. Addiere Arbeitgeberabgaben hinzu (etwa 25-30% zusätzlich) für die tatsächlichen Kosten.
Mindestmarge auf Personalkosten
Berechne nicht nur deine Kosten durch, sondern nimm auch eine Marge. Üblicher Aufschlag auf Personalkosten im Catering ist 40-60%.
💡 Beispiel Margenberechnung:
Personalkosten: €378 (€4,73 pro Person)
- Arbeitgeberabgaben: €378 × 1,25 = €473
- Marge 50%: €473 × 1,50 = €709
- Pro Person: €709 ÷ 80 = €8,86
Diese €8,86 nimmst du in deinen Verkaufspreis auf, zusätzlich zu Lebensmittelkosten und sonstigen Kosten.
Wie berechnest du Personalkosten für Catering? (Schritt für Schritt)
Erstelle einen Zeitplan für das gesamte Event
Notiere alle Stunden: Vorbereitung, Fahrtzeit hin, Aufbau, Service, Abbau und Rückfahrt. Vergesse keine einzige Aktivität, für die du Personal benötigst.
Bestimme, wie viele Mitarbeiter du benötigst
Rechne pro 25-30 Gäste einen Mitarbeiter für Service. Für die Küche hängt es vom Menü ab: Kaltes Buffet kann mit weniger Personal auskommen als warmes Buffet.
Berechne Gesamtstunden × Tarife × Arbeitgeberabgaben
Multipliziere alle Stunden mit der Anzahl der Mitarbeiter und Stundensätze. Addiere 25-30% Arbeitgeberabgaben. Nimm dann 40-60% Marge für dein Risiko und deinen Gewinn.
✨ Pro tip
Rechne immer 15 Minuten zusätzliche Aufbauzeit für unvorhergesehene Situationen ein. Jede Location hat andere Herausforderungen: kein Aufzug, enge Tür, keine Steckdosen am richtigen Ort.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich Fahrtzeit vollständig an Kunden weitergeben?
Ja, Fahrtzeit ist Arbeitszeit. Dein Personal kann während der Fahrt nichts anderes tun, also berechne den vollständigen Stundensatz. Viele Caterer machen hier den Fehler, Fahrtzeit kostenlos zu verschenken.
Wie berechne ich Personalkosten bei Buffet vs. bedientem Dinner?
Bei einem Buffet benötigst du weniger Personal während des Events selbst, aber mehr Aufbauzeit. Bedientes Dinner erfordert mehr Personal während der Service, aber weniger Aufbau. Berechne beide Szenarien durch.
Was ist, wenn das Event länger dauert als geplant?
Vereinbare Überstunden vorher. Standard sind 15-30 Minuten Kulanz, danach wird weitergegeben. Nimm dies in dein Angebot auf, um Diskussionen zu vermeiden.
Muss ich Arbeitgeberabgaben in meine Berechnung einbeziehen?
Absolut. Arbeitgeberabgaben sind 25-30% zusätzlich zum Bruttolohn. Viele anfänger Caterer vergessen dies und verlieren Geld bei jedem Event.
Wie viel Marge sollte ich auf Personalkosten nehmen?
Üblich sind 40-60% Marge auf Personalkosten. Dies deckt dein Risiko (Krankheit, Ausfälle), Overhead und Gewinn. Ohne Marge arbeitest du kostenlos.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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