Eine vollständige Kostenkalkulation für Catering verhindert Überraschungen und sorgt dafür, dass du profitabel arbeitest. Viele Caterer schätzen Kosten, wodurch sie nachträglich merken, dass sie zu wenig berechnet haben. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du alle Kosten im Voraus berechnest und ein realistisches Angebot erstellst.
Warum eine vollständige Kostenkalkulation entscheidend ist
Bei Catering arbeitest du mit vorher festgelegten Preisen, aber variablen Kosten. Du weißt vorher, wie viele Gäste kommen, aber nicht immer genau, was du an Personal, Transport und Zutaten brauchst. Eine gute Kostenkalkulation verhindert, dass du bei einem Event Geld verlierst.
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit 10-15% Puffer für unvorhergesehene Kosten. Events laufen selten exakt nach Plan.
Die 5 Kostenpositionen des Catering
Jeder Catering-Auftrag hat diese Kostenpositionen:
- Zutaten und Getränke (25-35% des Umsatzes)
- Personal vor Ort (20-30% des Umsatzes)
- Transport und Logistik (5-10% des Umsatzes)
- Material und Geschirr (3-8% des Umsatzes)
- Overhead und Gewinn (25-35% des Umsatzes)
Zutaten und Getränke berechnen
Beginne mit deinem Menü pro Person. Berechne alle Zutaten auf die exakte Anzahl der Gäste.
💡 Beispiel: Buffet für 80 Personen
Menü: Salat, warmes Gericht, Brot, Dessert
- Zutaten: €12,50 pro Person
- Getränke (Wein, Bier, Softdrinks): €8,00 pro Person
- 80 Personen × €20,50 = €1.640
Gesamtzutatenkosten: €1.640
Formel Zutatenkosten:
Gesamtzutatenkosten = Kosten pro Person × Anzahl Gäste × 1,10 (10% Puffer)
Personalkosten berechnen
Personal vor Ort kostet mehr als in deiner eigenen Küche. Rechne mit Fahrtzeit, Auf- und Abbau.
- Küche: 1 Chef pro 40-50 Gäste
- Service: 1 Mitarbeiter pro 15-20 Gäste
- Fahrtzeit: bezahle Hin- und Rückfahrt
- Auf-/Abbau: rechne 2-3 Stunden extra
💡 Beispiel: Personal für 80 Personen
- 2 Köche × 8 Stunden × €18/Stunde = €288
- 4 Service × 6 Stunden × €15/Stunde = €360
- Fahrtzeit 6 Personen × 1 Stunde × durchschnittlich €16,50 = €99
Gesamtpersonal: €747
Transport und Material
Vergiss nicht die Logistikkosten. Diese können schnell ansteigen bei Orten weit weg oder Events mit viel Material.
- Kraftstoff: rechne €0,35 pro Kilometer (Hin- und Rückfahrt)
- Geschirr Miete: €2-4 pro Person
- Zusätzliches Material: Wärmebehälter, Tische, Dekoration
- Versicherung: prüfe, ob du externe Events versichert hast
💡 Beispiel: Logistik für Event 50 km entfernt
- Transport: 100 km × €0,35 = €35
- Geschirr Miete: 80 Personen × €3 = €240
- Zusätzliches Material (Wärmebehälter): €150
Gesamtlogistik: €425
Overhead und Gewinnmarge
Vergiss nicht deine Fixkosten und Gewinn einzurechnen. Bei Catering ist das Risiko höher als in deinem eigenen Lokal, also rechne eine höhere Marge.
Übliche Margen Catering:
- Geschäfts-Catering: 35-45% Bruttomarge
- Hochzeiten/Feste: 40-50% Bruttomarge
- Große Events (500+ Gäste): 30-40% Bruttomarge
⚠️ Achtung:
Berechne immer deine Gesamtkosten zuerst. Erst danach bestimmst du deinen Verkaufspreis mit der gewünschten Marge.
Beispiel vollständige Kostenkalkulation
💡 Vollständige Kalkulation: Geschäftsevent 80 Personen
- Zutaten + Getränke: €1.640
- Personal: €747
- Transport + Material: €425
- Gesamtkosten: €2.812
- Gewünschte Marge: 40%
Verkaufspreis = €2.812 / 0,60 = €4.687
Pro Person: €4.687 / 80 = €58,59
Tools für Kostenkalkulation
Ein System wie KitchenNmbrs hilft bei der Berechnung deiner Zutatenkosten pro Person. Du kannst Rezepte für Catering-Menüs erstellen und sofort sehen, was jedes Menü kostet. So vermeidest du, dass du Zutaten in deiner Kalkulation vergisst.
Wie erstellst du eine vollständige Kostenkalkulation? (Schritt für Schritt)
Berechne Zutatenkosten pro Person
Erstelle eine genaue Liste aller Zutaten und Getränke pro Person. Multipliziere mit der Anzahl der Gäste und addiere 10% Puffer für unvorhergesehene Kosten.
Berechne Personalkosten
Addiere alle Stunden: Vorbereitung, Fahrtzeit, Auf- und Abbau, Event selbst und Abbau. Rechne mit realistischen Stundensätzen und vergiss nicht, die Fahrtzeit zu bezahlen.
Bestimme Transport- und Materialkosten
Berechne Kraftstoffkosten, Geschirr-Miete und zusätzliches Material. Prüfe, ob deine Versicherung externe Events abdeckt und rechne eventuell zusätzliche Prämien ein.
Addiere alles und füge Gewinnmarge hinzu
Summiere alle Kosten und teile durch (100% - gewünschte Marge %). Für Geschäfts-Catering rechnest du normalerweise 35-45% Bruttomarge.
Überprüfe deinen Preis pro Person
Teile deinen Gesamtverkaufspreis durch die Anzahl der Gäste. Prüfe, ob dies für deine Zielgruppe realistisch ist und vergleiche mit anderen Caterern in deiner Region.
✨ Pro tip
Erstelle eine Standard-Kalkulationsvorlage mit allen Positionen. So vergisst du nie eine Kostenposition und kannst schnell Angebote für neue Events machen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welchen Puffer sollte ich für unvorhergesehene Kosten einplanen?
Rechne 10-15% Puffer auf deine Gesamtkosten. Events laufen selten exakt nach Plan und zusätzliche Kosten entstehen häufig.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als erwartet?
Vereinbare vorher, ab welcher Anzahl von Gästen dein Preis pro Person steigt. Normalerweise handhaben Caterer eine Mindestanzahl oder einen festen Grundpreis.
Muss ich VAT in meine Kostenkalkulation einbeziehen?
Berechne deine Kosten immer ohne VAT. Dein Verkaufspreis an den Kunden ist inklusive 19% VAT (für Essen und alkoholfreie Getränke).
Wie berechne ich Fahrtzeit für Personal?
Bezahle Fahrtzeit zum normalen Stundensatz, sowohl Hin- als auch Rückfahrt. Dies ist eine Kostenposition, die viele Caterer vergessen einzubeziehen.
Was ist eine realistische Gewinnmarge für Catering?
Geschäfts-Catering: 35-45%, Hochzeiten: 40-50%, große Events: 30-40%. Catering hat höheres Risiko als Restaurant, also ist eine höhere Marge logisch.
Sollte ich Geschirr und Material lieber kaufen oder mieten?
Für gelegentliche Events ist Mieten günstiger. Ab 15-20 Events pro Jahr kann Kauf interessant werden, aber dann brauchst du Lagerplatz.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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