High-Tea-Arrangements scheinen einfach zu kalkulieren, aber es gibt mehr Kosten als nur die Zutaten. Viele Caterer vergessen Kosten wie Personal, Transport und unvorhergesehene Ausgaben einzurechnen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine rentable Marge für Gruppenarrangements berechnest.
Alle Kosten eines High-Tea-Arrangements
Ein High-Tea besteht aus vielen kleinen Häppchen, wodurch deine Kostenkalkulation schnell ansteigen kann. Du hast es mit verschiedenen Kostenarten zu tun:
- Zutatenkosten: Alle Produkte für Sandwiches, Scones, Gebäck
- Personalkosten: Vorbereitung, Transport, Bedienung vor Ort
- Transportkosten: Benzin, Zeit, Verschleiß
- Materialkosten: Geschirr, Leinen, Wärmebehälter
- Unvorhergesehene Kosten: Zusätzliche Zeit, Ausfälle, Beschädigungen
Zutatenkosten pro Person berechnen
Beginne damit, alle Zutaten pro Person auszurechnen. Addiere wirklich alles, was auf den Tisch kommt:
💡 Beispiel High-Tea für 20 Personen:
- Sandwiches (Lachs, Ei, Gurke): €3,20 pro Person
- Scones mit Marmelade und Clotted Cream: €2,80 pro Person
- Mini-Gebäck und Macarons: €4,50 pro Person
- Tee (verschiedene Sorten): €1,20 pro Person
- Dekoration und Servietten: €0,80 pro Person
Gesamte Zutatenkosten: €12,50 pro Person
⚠️ Achtung:
Rechne immer 10-15% zusätzliche Zutaten für unvorhergesehene Umstände ein. Gäste essen manchmal mehr als erwartet, oder etwas geht während des Transports schief.
Personalkosten einbeziehen
Catering erfordert viele Arbeitsstunden, die oft vergessen werden:
- Vorbereitung: Einkaufen, Mise-en-Place, Verpacken
- Transport: Hin- und Rückfahrt
- Vor Ort: Aufbau, Bedienung, Abbau
- Abwicklung: Materialien reinigen, Verwaltung
💡 Beispiel Arbeitskosten:
High-Tea für 20 Personen, insgesamt 8 Stunden Arbeit à €25/Stunde:
- Vorbereitung: 4 Stunden
- Transport: 1 Stunde
- Vor Ort: 2,5 Stunden
- Abwicklung: 0,5 Stunden
Arbeitskosten: €200 ÷ 20 Personen = €10 pro Person
Marge mit allen Kosten berechnen
Jetzt kannst du deine Gesamtkostenkalkulation und gewünschte Marge berechnen:
💡 Vollständige Berechnung:
- Zutaten: €12,50 pro Person
- Arbeit: €10,00 pro Person
- Transport + Material: €2,00 pro Person
- Puffer unvorhergesehen: €1,50 pro Person
Gesamtkostenkalkulation: €26,00 pro Person
Bei gewünschter Marge von 40%:
Verkaufspreis = €26,00 ÷ 0,60 = €43,33 pro Person
Übliche Margen für Catering
Catering hat andere Margen als Restaurantverkauf:
- Lebensmittel + Arbeit zusammen: 60-70% des Verkaufspreises
- Netto-Marge: 30-40% (höher als Restaurant wegen Risiko)
- Mindestmarge: 25% (sonst zu wenig Puffer für Probleme)
⚠️ Achtung:
Catering hat mehr Risiken als Restaurantverkauf: Ausfälle, zusätzliche Zeit vor Ort, Transportprobleme. Rechne daher eine höhere Marge als deine normale Lebensmittelkostenquote ein.
Preise gegenüber Kunden kommunizieren
Präsentiere deine Preise klar und transparent:
- Preise pro Person: €42,50 pro Person (inkl. MwSt.)
- Mindestanzahl: Ab 15 Personen
- Was ist inbegriffen: Alle Häppchen, Tee, Bedienung, Materialien
- Zusatzkosten: Fahrtkosten über 25 km, zusätzliches Personal
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du alle deine Catering-Kalkulationen zentral verwalten und schnell Angebote mit den richtigen Margen erstellen.
Wie berechnest du die Marge auf High-Tea? (Schritt für Schritt)
Berechne Zutatenkosten pro Person
Erstelle eine Liste aller Zutaten und addiere die Kosten pro Person. Vergesse nicht Dekoration, Servietten und Tee. Rechne 10-15% zusätzlich für unvorhergesehene Umstände ein.
Addiere alle Arbeitsstunden
Rechne Vorbereitung, Transport, Bedienung und Abwicklung zusammen. Multipliziere mit deinem Stundensatz und teile durch die Anzahl der Personen. Für Catering sind dies oft €8-12 pro Person.
Bestimme Verkaufspreis mit gewünschter Marge
Addiere alle Kosten (Zutaten + Arbeit + Transport + Puffer). Teile durch das gewünschte Margenprozentsatz. Bei 35% Marge teilst du durch 0,65. Runde auf einen schönen Preis auf.
✨ Pro tip
Überprüfe immer den Ort im Voraus. Zusätzliche Zeit für Aufbau oder schwieriger Zugang kann deine Marge erheblich drücken. Rechne diese Kosten vorher in dein Angebot ein.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Marge ist normal für Catering?
Für Catering ist eine Netto-Marge von 30-40% üblich, höher als bei Restaurants wegen zusätzlicher Risiken. Lebensmittel und Arbeit zusammen bleiben unter 70% deines Verkaufspreises.
Muss ich MwSt. separat bei Gruppenarrangements berechnen?
Ja, High-Tea fällt unter 19% MwSt. Berechne deine Marge immer auf den Preis ohne MwSt., und addiere dann 19% MwSt. für den Endpreis gegenüber dem Kunden.
Wie berechne ich Transportkosten?
Rechne €0,50-0,75 pro Kilometer hin und zurück, plus Zeit zum Laden/Entladen. Bei Arrangements innerhalb von 25 km kannst du dies in deinen Basispreis einarbeiten.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als erwartet?
Vereinbare Mindestanzahlen und Bestätigung 48 Stunden vorher. Rechne einen Zuschlag bei Änderungen in letzter Minute ein, um deine Marge zu schützen.
Sind High-Tea-Arrangements rentabler als normales Catering?
High-Tea hat oft höhere Margen, weil Gäste bereit sind, mehr für das Erlebnis zu zahlen. Allerdings sind die Arbeitskosten hoch wegen vieler kleiner Häppchen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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