Outdoor-Catering bringt Zusatzkosten mit sich, die viele Unternehmer vergessen einzukalkulieren. Zeltmiete, Schirme, Generatoren und Wetterschutz können sich schnell summieren. In diesem Artikel lernst du, wie du diese Kosten genau berechnest und in deinen Cateringpreis einkalkulierst.
Was sind typische Outdoor-Kosten?
Bei Outdoor-Catering kommen zusätzliche Kostenpunkte hinzu, die du normalerweise nicht hast:
- Zeltmiete: €3-8 pro Person je nach Größe
- Schirme/Sonnenschirme: €15-25 pro Stück für einen Tag
- Generatoren: €50-150 pro Tag für Stromversorgung
- Zusätzlicher Transport: größerer Bus oder mehrere Fahrten
- Aufbaukosten: mehr Personal und Zeit für Installation
- Wetterschutz: Notfallplan kostet Geld
💡 Beispiel:
Hochzeit für 80 Personen im Park:
- Zelt 8x12m: €320
- 6 Sonnenschirme: €120
- Generator: €80
- Zusätzlicher Transport: €75
- 2 Stunden zusätzlicher Aufbau: €120
Gesamt zusätzlich: €715 = €8,94 pro Person
Wie berechnest du die Kosten pro Person?
Die Formel für Outdoor-Kosten pro Person ist einfach:
Outdoor-Kosten pro Person = Gesamte Zusatzkosten / Anzahl der Gäste
Aber Achtung: Rechne immer mit der garantierten Anzahl der Gäste, nicht mit dem Maximum. Wenn du mit 100 rechnest, aber nur 80 kommen, zahlst du trotzdem für das große Zelt.
⚠️ Achtung:
Rechne Outdoor-Kosten immer in deinen Basispreis ein. Präsentiere sie nicht als "Zusatz" – das wirkt teuer auf den Kunden.
Wetterschutz in deinen Preis einkalkulieren
Outdoor-Catering hat immer Wetterschutzrisiko. Regen kann bedeuten:
- Größeres Zelt nötig (doppelte Kosten)
- Umzug an Indoor-Ort
- Zusätzlicher Schutz für Ausrüstung
- Mehr Personal für schnelleren Aufbau
Rechne daher immer 10-15% Wetterschutz-Aufschlag auf deine Outdoor-Kosten. Das ist dein Puffer für unerwartete Situationen.
💡 Beispielberechnung:
BBQ für 60 Personen:
- Basis Outdoor-Kosten: €420
- Wetterschutz 15%: €63
- Gesamt: €483
- Pro Person: €8,05
Rechne dies in deinen Menüpreis ein, nicht als separate Position.
Saisonale Preisunterschiede
Zeltmiete ist in der Saison (April-September) teurer. Rechne mit diesen Unterschieden:
- Hochsaison: 20-30% höhere Mietpreise
- Wochenende: 15-25% Aufschlag
- Feiertage: 25-50% Aufschlag
- Last-Minute: oft doppelter Preis
Überprüfe immer die Verfügbarkeit und Preise, bevor du ein Angebot machst. Vermieter haben oft unterschiedliche Tarife je nach Zeitraum.
Transport und Logistik durchrechnen
Outdoor-Catering erfordert mehr Transport:
- Größerer Bus oder mehrere Fahrten
- Zusätzliche Zeit zum Be- und Entladen
- Treibstoffkosten
- Eventuell Parkgebühren am Ort
Berechne Transportkosten wie folgt:
Transportkosten = (Kilometer × €0,35) + (Zusätzliche Zeit × Stundenlohn Fahrer)
💡 Rechenbeispiel:
Ort 25 km entfernt, 2 Fahrten nötig:
- Kilometer: 100 km × €0,35 = €35
- Zusätzliche Zeit: 2 Stunden × €25 = €50
- Parken: €10
Gesamt Transport: €95
Wie präsentierst du das dem Kunden?
Präsentiere Outdoor-Kosten nicht als separate Positionen, sondern verarbeite sie in deinen Menüpreis. Kunden schrecken vor langen Listen mit Zusatzkosten zurück.
- Gut: "Outdoor-BBQ-Menü: €32,50 pro Person (inklusive Zelt und Einrichtungen)"
- Falsch: "BBQ-Menü €24,50 + Zelt €320 + Sonnenschirme €120 + Transport €95"
In deiner Kalkulation teilst du es auf, aber gegenüber dem Kunden ist es ein Preis. Das wirkt transparenter und weniger teuer.
Wie berechnest du Outdoor-Cateringkosten? (Schritt für Schritt)
Inventarisiere alle zusätzlichen Anforderungen
Erstelle eine Liste von dem, was du zusätzlich brauchst: Zelt, Sonnenschirme, Generator, zusätzlicher Transport, mehr Aufbauzeit. Fordere Angebote von Vermietern für das genaue Datum an.
Berechne die gesamten Zusatzkosten
Addiere alle Outdoor-Kosten: Miete + Transport + zusätzliches Personal + Wetterschutz-Puffer (10-15%). Rechne mit der garantierten Anzahl der Gäste, nicht mit dem Maximum.
Verteile auf die Anzahl der Personen und verarbeite in Menüpreis
Teile die gesamten Outdoor-Kosten durch die Anzahl der Gäste. Addiere diesen Betrag zu deinem normalen Menüpreis pro Person. Präsentiere als einen All-in-Preis dem Kunden.
✨ Pro tip
Mache immer einen Notfallplan für schlechtes Wetter und rechne die Kosten dafür in deinen Preis ein. Ein Zelt, das du in letzter Minute upgraden musst, kostet oft das Doppelte.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich Outdoor-Kosten separat auf meinem Angebot aufführen?
Nein, verarbeite sie in deinen Menüpreis pro Person. Kunden schrecken vor langen Listen mit Zusatzkosten zurück. Präsentiere einen All-in-Preis, der alles umfasst.
Wie viel Wetterschutz-Aufschlag sollte ich rechnen?
Rechne 10-15% zusätzlich auf deine Outdoor-Kosten als Puffer für Wetterschutz. Bei Regen brauchst du oft ein größeres Zelt oder zusätzlichen Schutz für die Ausrüstung.
Was ist, wenn weniger Gäste kommen als geplant?
Rechne Outdoor-Kosten immer auf die garantierte Anzahl der Gäste. Das Zelt kostet gleich viel, ob jetzt 80 oder 100 Personen kommen. Mache dies in deinem Vertrag deutlich.
Sind Zeltpreise immer gleich?
Nein, Vermieter berechnen 20-30% mehr in der Saison und Wochenenden kosten 15-25% extra. Überprüfe immer die Preise für dein spezifisches Datum, bevor du ein Angebot machst.
Wie berechne ich Transportkosten für Outdoor-Catering?
Rechne €0,35 pro Kilometer plus zusätzliche Zeit zum Be- und Entladen gegen deinen Stundenlohn. Outdoor-Catering erfordert oft mehrere Fahrten oder einen größeren Bus.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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