All-Inclusive-Arrangements sind komplex zu kalkulieren, da du mehrere Kostenpositionen auf die Anzahl der Personen verteilen musst. Viele Caterer rechnen zu niedrig, weil sie Personal, Transport und unvorhergesehene Kosten vergessen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine realistische Marge berechnest, die dein Unternehmen profitabel hält.
Was alles in einem All-Inclusive-Arrangement steckt
Ein All-Inclusive-Arrangement besteht aus viel mehr als nur Essen und Getränken. Du musst alle Kostenpositionen berücksichtigen, um eine faire Marge zu berechnen:
- Food & Beverage Kosten: Zutaten, Getränke, Verpackung
- Personalkosten: Chef, Bedienung, Spülen vor Ort
- Materialkosten: Geschirr, Gläser, Tische, Stühle
- Logistikkosten: Transport, Auf- und Abbau
- Overhead: Versicherung, Verwaltung, unvorhergesehene Kosten
⚠️ Achtung:
Viele Caterer rechnen nur mit Food & Beverage Kosten und vergessen den Rest. Dann sieht deine Marge mit 40% aus, aber am Ende verdienst du nichts.
Die Formel für All-Inclusive-Marge
Für eine gesunde Marge bei Catering verwendest du diese Formel:
Gesamtmarge % = ((Verkaufspreis - Gesamtkosten) / Verkaufspreis) × 100
Wobei Gesamtkosten bestehen aus:
- F&B Kosten (Zutaten + Getränke)
- Personalkosten (inklusive Fahrtzeit)
- Material & Logistik
- Overhead (mindestens 5-8% des Umsatzes)
💡 Beispielberechnung:
Hochzeit für 80 Personen, €75 pro Person = €6.000 Umsatz
- F&B Kosten: €1.800 (30% des Umsatzes)
- Personal: €1.200 (20% des Umsatzes)
- Material & Transport: €600 (10% des Umsatzes)
- Overhead: €360 (6% des Umsatzes)
Gesamtkosten: €3.960
Marge: ((€6.000 - €3.960) / €6.000) × 100 = 34%
F&B Kosten korrekt berechnen
Die Food & Beverage Kosten sind oft der größte Posten. Rechne pro Person und addiere alles auf:
- Vorspeise: alle Zutaten pro Portion
- Hauptgang: Fleisch/Fisch, Gemüse, Kartoffeln, Sauce
- Nachtisch: inklusive Dekoration und Garnitur
- Getränke: Aperitif, Wein zum Dinner, Kaffee/Tee
- Brot, Butter, Olivenöl: auch die kleinen Dinge zählen
Übliche F&B Kosten für Catering liegen zwischen 25-35% des Verkaufspreises pro Person.
💡 Beispiel F&B Berechnung pro Person:
- Vorspeise (Carpaccio): €3,20
- Hauptgang (Lachs + Gemüse): €12,50
- Nachtisch (Tiramisu): €2,80
- Getränke (Wein, Wasser, Kaffee): €4,00
- Brot, Butter, Extras: €1,00
Gesamt F&B pro Person: €23,50
Bei €75 Verkaufspreis = 31,3% F&B Kosten
Personalkosten vor Ort
Vergiss nicht, dass dein Team auch bezahlt werden muss für:
- Vorbereitung: Mise-en-Place, Material laden
- Fahrtzeit: hin und zurück zur Location
- Aufbau: Küche einrichten, Tische decken
- Service: tatsächliche Bedienung während des Events
- Abbau: Aufräumen, Material zurück laden
Rechne mindestens 15-25% deines Umsatzes für Personalkosten, abhängig vom Service-Level.
Material und Logistik
Diese Kosten werden oft unterschätzt:
- Materialmiete: Geschirr, Gläser, Tische, Stühle
- Transport: Kraftstoff, Fahrzeugverschleiß
- Versicherung: zusätzliche Deckung für externe Locations
- Reinigungskosten: Material in perfektem Zustand zurückbringen
⚠️ Achtung:
Rechne immer 10-15% Puffer für unvorhergesehene Kosten ein. Vergessenes Material, zusätzliches Personal, Verzögerungen – es kommt häufiger vor als du denkst.
Gesunde Margen für Catering
Für ein nachhaltiges Cateringunternehmen hältst du dich an diese Richtlinien:
- Minimale Marge: 25% (um alle Risiken abzudecken)
- Gesunde Marge: 30-40% (Raum für Wachstum und Investitionen)
- Premium Events: 40-50% (exklusive Locations, Top-Service)
Achtung: Das sind Margen auf den Gesamtverkaufspreis, nicht nur auf die F&B Kosten.
💡 Beispiel Margeberechnung:
Du möchtest 35% Marge auf ein Arrangement von €6.000
- Gewünschter Gewinn: €6.000 × 0,35 = €2.100
- Maximale Kosten: €6.000 - €2.100 = €3.900
- Budget pro Kostenposition kontrollieren
Wenn deine Kosten über €3.900 liegen, musst du deinen Preis erhöhen
Digitale Tools zur Kostenkalkulation
Bei komplexen Arrangements ist manuelles Rechnen fehleranfällig. Ein System wie KitchenNmbrs hilft dir:
- Alle Zutatenkosten pro Person automatisch zu addieren
- Personalkosten und Fahrtzeit einzubeziehen
- Verschiedene Szenarien durchzurechnen
- Deine Marge in Echtzeit zu sehen bei Preisanpassungen
So vermeidest du, dass du zu niedrig anbietest und am Ende Verlust auf einem stressigen Event machst.
Wie berechnest du die Marge bei einem All-Inclusive-Arrangement?
Berechne alle F&B Kosten pro Person
Addiere alle Zutatenkosten: Vorspeise, Hauptgang, Nachtisch, Getränke und Extras wie Brot und Butter. Multipliziere mit der Anzahl der Personen für die gesamten F&B Kosten.
Berechne Personal- und Logistikkosten
Berechne die Kosten für Personal (inklusive Fahrtzeit), Materialmiete, Transport und Auf-/Abbau. Addiere hier 10-15% Puffer für unvorhergesehene Kosten.
Berechne deine Gesamtmarge
Ziehe alle Kosten von deinem Verkaufspreis ab und teile durch den Verkaufspreis. Multipliziere mit 100 für das Prozentual. Strebe mindestens 25% Marge für einen gesunden Betrieb an.
✨ Pro tip
Berechne immer rückwärts von deiner gewünschten Marge. Wenn du 35% auf €6.000 Umsatz verdienen möchtest, darfst du maximal €3.900 an Kosten machen. So weißt du sofort, ob dein Angebot realistisch ist.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine realistische Marge für Catering Events?
Eine gesunde Marge liegt zwischen 30-40% des Gesamtverkaufspreises. Mindestens 25% sind notwendig, um alle Risiken und Kosten abzudecken. Premium Events können 40-50% Marge rechtfertigen.
Muss ich Fahrtzeit des Personals weiterberechnen?
Ja, absolut. Fahrtzeit, Aufbau und Abbau kosten Zeit und Geld. Rechne mindestens 2-3 Stunden extra pro Mitarbeiter für ein durchschnittliches Event.
Wie vermeide ich, dass ich zu niedrig auf Events biete?
Mache immer eine vollständige Kostenkalkulation inklusive aller versteckten Kosten. Rechne 10-15% Puffer für unvorhergesehene Ausgaben ein und halte eine Mindestmarge von 25%.
Welcher Prozentsatz meines Umsatzes geht in F&B Kosten?
Bei Catering liegt das normalerweise zwischen 25-35% des Verkaufspreises. Das ist höher als in einem Restaurant, weil du auch Material, Transport und zusätzliches Personal einkalkulieren musst.
Kann ich unterschiedliche Margen pro Event-Typ handhaben?
Ja, das ist sinnvoll. Standard Events können 30-35% Marge haben, während komplexe oder exklusive Events 40-50% Marge rechtfertigen wegen des höheren Risikos und des zusätzlichen Service.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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