Last-Minute-Stornierungen beim Catering können dir teuer zu stehen kommen. Du hast bereits Zutaten eingekauft, Personal eingeplant und Vorbereitungen getroffen. In diesem Artikel lernst du, wie du das finanzielle Risiko von Stornierungen berechnest und in deinen Preis einkalkulierst.
Warum solltest du Stornierungsrisiko in deinen Preis einkalkulieren?
Bei Catering arbeitest du oft Wochen oder Monate im Voraus. Du kaufst ein, planst Personal ein und blockierst deinen Kalender. Wenn ein Kunde kurzfristig storniert, hast du bereits Kosten verursacht, ohne Einnahmen zu generieren.
⚠️ Achtung:
Ohne Stornierungsrisiko in deinem Preis verlierst du durchschnittlich 3-8% deines Jahresumsatzes durch unerwartete Stornierungen.
Berechne deinen historischen Stornierungsanteil
Schau dir die letzten 12 Monate an und addiere auf:
- Wie viele Events hast du storniert bekommen?
- Wie hoch war der Gesamtwert dieser Events?
- Wie hoch war dein gesamter Cateringumsatz?
💡 Beispiel:
Letztes Jahr:
- Gesamter Cateringumsatz: €180.000
- Stornierte Events: €12.000
- Stornierungsanteil: (€12.000 / €180.000) × 100 = 6,7%
Berechne deine tatsächlichen Kosten bei Stornierung
Nicht alle Kosten gehen bei einer Stornierung verloren. Unterscheide zwischen:
- Verlorene Kosten: verderbliche Zutaten, bereits eingeplantes Personal
- Eingesparte Kosten: Treibstoff, Geschirr, Last-Minute-Einkäufe
💡 Beispiel Stornierung 2 Tage vorher:
Event für 50 Personen à €35 = €1.750
- Verloren: Zutaten €400, Personal €300 = €700
- Eingespart: Treibstoff €50, zusätzliche Einkäufe €100 = €150
- Nettoverlust: €700 - €150 = €550
Verlustquote: (€550 / €1.750) × 100 = 31%
Erstelle eine Stornierungsrichtlinie
Arbeite mit verschiedenen Fristen und Prozentsätzen:
- Mehr als 7 Tage: 25% des Gesamtbetrags
- 3-7 Tage: 50% des Gesamtbetrags
- Weniger als 48 Stunden: 75% des Gesamtbetrags
- Am selben Tag: 100% des Gesamtbetrags
⚠️ Achtung:
Kommuniziere deine Stornierungsrichtlinie immer im Voraus und lass Kunden zustimmen. Nachträgliche Einführung funktioniert nicht.
Kalkuliere das Risiko in deinen Standardpreis ein
Berechne einen Risikozuschlag für alle Events:
Risikozuschlag = Stornierungsanteil × Durchschnittliche Verlustquote
💡 Beispielberechnung:
- Stornierungsanteil: 6,7%
- Durchschnittlicher Verlust bei Stornierung: 31%
- Risikozuschlag: 6,7% × 31% = 2,1%
Erhöhe alle Cateringpreise um 2,1%, um dieses Risiko abzudecken.
Nutze eine Anzahlung als Puffer
Fordere immer eine Anzahlung bei der Buchung eines Events. Üblich sind 30-50% des Gesamtbetrags. Diese Anzahlung deckt einen großen Teil deines Risikos ab.
- Anzahlung bei Buchung: 30-50%
- Restbetrag 7 Tage vor dem Event
- Bei Stornierung: Anzahlung (teilweise) behalten
Wie berechnest du Stornierungsrisiko? (Schritt für Schritt)
Analysiere deine historischen Daten
Zähle auf, wie viele Events du im letzten Jahr storniert bekommen hast und wie hoch der Gesamtwert war. Teile dies durch deinen gesamten Cateringumsatz, um deinen Stornierungsanteil zu berechnen.
Berechne deinen tatsächlichen Verlust pro Stornierung
Erstelle eine Liste von Kosten, die du nicht rückgängig machen kannst (Zutaten, Personal) und ziehe Kosten ab, die du einsparst (Treibstoff, zusätzliche Einkäufe). Dies ergibt deine Verlustquote pro Stornierung.
Berechne deinen Risikozuschlag
Multipliziere deinen Stornierungsanteil mit deiner durchschnittlichen Verlustquote. Dieses Ergebnis addierst du zu allen deinen Cateringpreisen als Risikozuschlag.
✨ Pro tip
Baue einen Puffer von 5% zusätzlicher Zutaten in deinen Einkauf ein. Wenn das Event stattfindet, verwendest du es für zusätzliche Portionen. Bei Stornierung hast du weniger Verlust.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Anzahlung sollte ich beim Catering verlangen?
Üblich sind 30-50% des Gesamtbetrags bei der Buchung. Dies deckt den größten Teil deines Risikos ab und zeigt das Engagement des Kunden.
Kann ich 100% Vorauszahlung verlangen?
Das ist möglich, aber viele Kunden finden das unangenehm. Eine Anzahlung von 50% plus klare Stornierungsbedingungen funktioniert oft besser für die Kundenbeziehung.
Was ist, wenn ein Kunde nach Stornierung nicht zahlen will?
Stelle sicher, dass deine Stornierungsrichtlinie schriftlich festgehalten und unterzeichnet ist. Bei Verweigerung kannst du dies für Inkasso oder rechtliche Schritte nutzen.
Sollte ich unterschiedliche Prozentsätze je nach Event-Typ verwenden?
Ja, das ist sinnvoll. Hochzeiten haben ein niedrigeres Stornierungsrisiko als Geschäftsveranstaltungen. Geschäftskunden stornieren häufiger kurzfristig als Privatpersonen.
Wie kommuniziere ich Stornierungskosten an Kunden?
Sei von Anfang an transparent. Erkläre, dass du Zutaten einkaufst und Personal speziell für ihr Event planst. Kunden verstehen das normalerweise.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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