Outdoor-Catering bringt zusätzliche Risiken und Kosten mit sich, die viele Caterer übersehen. Wechselhaftes Wetter kann deine Kostenkalkulation durch zusätzliches Material, Personal und Schutzmaßnahmen erheblich erhöhen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du alle wetterbedingten Kosten in deine Kalkulation einbeziehst.
Basis-Kostenkalkulation für Outdoor-Catering
Bei Outdoor-Catering hast du die gleichen Grundkosten wie drinnen, aber mit zusätzlichen Risiken. Beginne mit deinem normalen Kostensatz pro Person und addiere dann die wetterbedingten Kosten hinzu.
💡 Beispiel Grundkosten:
Grillveranstaltung für 100 Personen:
- Lebensmittel: €18 pro Person
- Personal: €8 pro Person
- Transport: €3 pro Person
- Material: €2 pro Person
Basis-Gesamtbetrag: €31 pro Person
Wetterrisiken und zusätzliche Kosten
Outdoor-Veranstaltungen bringen spezifische Risiken mit sich, die deine Kostenkalkulation erhöhen können:
- Regen: Zelte, Abdeckungen, zusätzliches Personal
- Wind: Schwerere Konstruktionen, Ausrüstungsschutz
- Kälte: Wärmehaltegeräte, zusätzlicher Brennstoff
- Hitze: Kühlung, Schatten, mehr Wasser
⚠️ Achtung:
Viele Caterer kalkulieren nur mit "Schönwetter"-Szenarien. Das kann dir viel Geld kosten, wenn das Wetter umschlägt.
Regen-Szenario - zusätzliche Kosten
Bei Regen brauchst du zusätzliches Material und Personal, um deine Veranstaltung zu retten:
💡 Beispiel Regenkosten:
Zusätzliche Kosten bei Regen (100 Personen):
- Zeltmiete: €400
- Zusätzliche Küchenabdeckung: €150
- Ausrüstungsschutz: €100
- Zusätzliches Personal (1 Stunde): €120
- Reinigungsmaterial: €50
Gesamtbetrag: €820 = €8,20 pro Person zusätzlich
Wind und Kälte - Brennstoff und Konstruktion
Wind und Kälte erhöhen deinen Brennstoffverbrauch und erfordern stabilere Konstruktionen. Rechne mit 30-50% mehr Gas bei Wind und Kälte.
- Zusätzliches Gas: €2-4 pro Person bei schlechtem Wetter
- Windschutzwände: €200-500 pro Veranstaltung
- Schwereres Zelt: €150-300 Aufpreis
- Wärmehaltegeräte: €1-2 pro Person zusätzlich
Risikozuschlag berechnen
Baue einen Wetterrisiko-Zuschlag in deinen Preis ein. Viele Caterer kalkulieren 10-15% Zuschlag für Outdoor-Veranstaltungen.
💡 Beispielberechnung:
Gesamtkostenkalkulation mit Wetterrisiko:
- Basis-Kostenkalkulation: €31 pro Person
- Durchschnittliche Wetterkosten: €4 pro Person
- Risikozuschlag (10%): €3,50 pro Person
Gesamtbetrag: €38,50 pro Person
Jahreszeit und Wettervorhersage
Passe deinen Risikozuschlag basierend auf Jahreszeit und Wettervorhersage an. Sommerveranstaltungen haben weniger Wetterrisiko als Herbst- oder Winterveranstaltungen.
- Mai-August: 5-10% Wetterrisiko-Zuschlag
- September-Oktober: 10-15% Zuschlag
- November-April: 15-20% Zuschlag
Vertragliche Vereinbarungen
Treffe klare Absprachen darüber, was bei extremem Wetter passiert. Wer trägt die zusätzlichen Kosten? Wann darfst du absagen?
⚠️ Achtung:
Ohne klare vertragliche Vereinbarungen trägst du alle Wetterkosten. Lege dies vorher fest.
KitchenNmbrs für Catering-Kalkulationen
Mit KitchenNmbrs kannst du verschiedene Szenarien pro Veranstaltung durchrechnen. Erstelle Rezepte für "Basis Outdoor", "Regen-Szenario" und "Winter Outdoor", um schnell kalkulieren zu können.
Wie berechnest du Outdoor-Catering-Kosten? (Schritt für Schritt)
Berechne deinen Basis-Kostensatz pro Person
Addiere: Lebensmittel, Personal, Transport und Standard-Material. Dies ist dein Ausgangspunkt für alle Wettersituationen.
Erstelle eine Liste möglicher Wetterkosten
Denke an: Zelte, zusätzliches Gas, Schutzmaßnahmen, zusätzliches Personal, Reinigung. Berechne, was jedes Szenario pro Person kostet.
Bestimme deinen Risikozuschlag-Prozentsatz
Schaue dir die Jahreszeit und historische Wetterdaten an. Sommer 5-10%, Herbst 10-15%, Winter 15-20% Zuschlag auf deinen Basis-Kostensatz.
Berechne deinen Endpreis inklusive Wetterrisiko
Basis-Kostenkalkulation + durchschnittliche Wetterkosten + Risikozuschlag = dein Verkaufspreis pro Person. Teste dies bei verschiedenen Szenarien.
✨ Pro tip
Mache Fotos deines Outdoor-Setups bei verschiedenen Wetterbedingungen. Das hilft dir, realistische Kostenvoranschläge zu erstellen und zeigt Kunden, dass du auf alle Szenarien vorbereitet bist.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Welchen Prozentsatz Zuschlag sollte ich für Outdoor-Catering kalkulieren?
Kalkuliere 10-15% Zuschlag für Wetterrisiken. Im Sommer kann dies 5-10% sein, im Herbst und Winter 15-20%. Dies kompensiert zusätzliches Material und Personal bei schlechtem Wetter.
Was ist, wenn die Veranstaltung wegen Wetter abgesagt werden muss?
Treffe vorher vertragliche Absprachen über Absage und wer die Kosten trägt. Viele Caterer kalkulieren 50% des Preises bei Absage innerhalb von 48 Stunden durch höhere Gewalt.
Muss ich VAT auf den Wetterrisiko-Zuschlag berechnen?
Ja, der vollständige Verkaufspreis inklusive Risikozuschlag unterliegt der 9% VAT für Catering. Berechne also immer deinen Endpreis × 1,09 für den Preis inklusive VAT.
Wie prognostiziere ich die Wetterkosten am besten?
Schaue dir historische Wetterdaten des Ortes und der Jahreszeit an. Erstelle drei Szenarien: ideales Wetter, durchschnittliches Wetter, schlechtes Wetter. Kalkuliere mit dem durchschnittlichen Szenario plus Puffer.
Kann ich Wetterkosten an den Kunden weitergeben?
Nur wenn dies vorher vertraglich vereinbart wurde. Viele Caterer bauen Wetterrisiko in ihren Preis ein, statt es nachträglich weiterzugeben. Das führt zu weniger Diskussionen.
Welche Wetterkosten vergesse ich am häufigsten?
Zusätzliche Reinigungskosten, erhöhter Brennstoffverbrauch durch Wind und zusätzliches Personal für Auf- und Abbau bei schlechtem Wetter. Diese Kosten können schnell auf €5-10 pro Person zusätzlich anwachsen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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