Gratis proefporties zijn marketing, maar kosten wel geld. Veel restauranthouders vergeten deze kosten mee te nemen in hun berekeningen. Zo krijg je een verte...
Net zoals een ijsberg heeft ook jouw foodcost een onzichtbaar deel onder water. Gratis proefporties lijken niets te kosten omdat je er geen geld voor ontvangt. Maar ze vreten wel degelijk aan je ingrediëntenbudget.
Waarom gratis proefporties meetellen
Gratis proefporties lijken geen impact te hebben op je foodcost. Je verkoopt ze niet, dus ze tellen niet mee in je omzet. Maar ze kosten wel degelijk geld aan ingrediënten.
💡 Voorbeeld:
Je geeft elke dag 10 gratis proefporties van je nieuwe pasta (€6 ingrediënten per portie):
- Dagelijks: 10 × €6 = €60
- Per week: €60 × 6 dagen = €360
- Per maand: €360 × 4 = €1.440
Jaarkosten: €17.280 aan gratis proefporties
Drie manieren om dit te verwerken
Je kunt gratis proefporties op verschillende manieren meenemen in je berekeningen. Kies de methode die het best bij jouw situatie past.
Methode 1: Aparte kostenpost
Behandel gratis proefporties als marketingkosten, los van je foodcost. Dit geeft het zuiverste beeld van je werkelijke foodcost per verkocht gerecht.
- Houd bij hoeveel gratis porties je uitgeeft per dag
- Bereken de ingrediëntkosten van deze porties
- Tel dit op als aparte kostenpost onder "Marketing" of "Promotie"
Methode 2: Verdelen over verkochte porties
Verdeel de kosten van gratis proefporties over je werkelijk verkochte gerechten. Dit verhoogt je foodcost percentage, maar geeft een realistischer beeld van je totale kosten.
💡 Voorbeeld berekening:
Per week geef je 60 gratis proefporties weg (€6 per stuk) en verkoop je 300 pasta's:
- Kosten gratis porties: 60 × €6 = €360
- Extra kosten per verkochte portie: €360 / 300 = €1,20
- Nieuwe ingrediëntkosten: €6 + €1,20 = €7,20
Bij een verkoopprijs van €18,50 excl. BTW wordt je foodcost: (€7,20 / €18,50) × 100 = 38,9% in plaats van 32,4%
Methode 3: Percentage opslag
Verhoog je foodcost met een vast percentage om proefporties te dekken. Simpel, maar minder nauwkeurig dan de andere methoden.
⚠️ Let op:
Een percentage opslag is alleen accuraat als je proefporties een vast percentage van je verkoop blijven. Bij seizoensacties klopt dit vaak niet meer.
Wat te doen met verschillende gerechten
Niet alle gerechten krijgen evenveel proefporties. Verdeel de kosten daarom eerlijk:
- Nieuwe gerechten: Krijgen vaak de meeste proefporties, dus hogere toeslag
- Bestaande menu-items: Weinig tot geen proefporties, lagere of geen toeslag
- Seizoensgerechten: Intensieve proefperiode, daarna geen proefporties meer
Bijhouden in je systeem
Registreer gratis proefporties net zo nauwkeurig als verkochte gerechten. Alleen dan kun je de werkelijke impact berekenen. Dit is iets wat de meeste keukenchefs te laat ontdekken - ze denken dat een paar proefporties per dag geen verschil maken.
💡 Praktische tip:
Maak een eenvoudig tellijstje voor de keuken:
- Datum
- Gerecht
- Aantal proefporties
- Reden (nieuwe gast, klacht, promotie)
Tel aan het eind van de week op en verwerk in je kostprijsberekening.
Impact op je prijsstelling
Als gratis proefporties een structureel onderdeel van je bedrijfsvoering zijn, neem ze dan mee in je prijsstelling. Anders subsidieer je eigenlijk je marketing uit je winst.
Een tool zoals KitchenNmbrs kan je helpen om deze kosten automatisch mee te nemen in je foodcost berekeningen, zodat je altijd een realistisch beeld hebt van je werkelijke marges.
Hoe verwerk je gratis proefporties? (stap voor stap)
Registreer alle gratis proefporties
Houd bij hoeveel gratis porties je per dag uitgeeft en van welke gerechten. Noteer ook de reden: nieuwe gast, klacht, of promotie.
Bereken de ingrediëntkosten
Vermenigvuldig het aantal gratis porties met de ingrediëntkosten per portie. Tel dit op per week of maand voor een totaaloverzicht.
Kies je verwerkingsmethode
Besluit of je de kosten als aparte marketingpost behandelt, verdeelt over verkochte porties, of een percentage opslag hanteert op je foodcost.
Pas je foodcost berekening aan
Verwerk de gekozen methode in je kostprijsberekening. Bij verdeling tel je de extra kosten op bij je ingrediëntkosten per portie.
Evalueer maandelijks
Check elke maand of je proefportie-kosten nog kloppen met je verwachtingen. Pas je methode aan als het patroon verandert.
✨ Pro tip
Bied alleen gratis proefporties aan tijdens de eerste 3 weken na een menuwijziging. Daarna betalen gasten gewoon voor een kleine portie à €4,50 als ze willen proeven.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn proefportie-kosten herberekenen?
Check dit maandelijks. Bij nieuwe gerechten of seizoensacties kan het patroon snel veranderen. Wees extra alert tijdens drukke periodes.
Verhogen proefporties altijd mijn foodcost percentage?
Alleen als je ze verdeelt over je verkochte gerechten. Als aparte kostenpost blijft je foodcost percentage hetzelfde.
Wat is een normaal percentage voor proefporties?
Dit verschilt enorm per restaurant. Gemiddeld ligt het tussen 1-5% van je totale productie, maar bij nieuwe concepten kan het hoger zijn.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Reken het zelf door met KitchenNmbrs
Alle formules die je hier leert — KitchenNmbrs berekent ze automatisch. Voer je ingrediënten in en zie direct je food cost, marge en verkoopprijs. Probeer het 7 dagen gratis.
Start gratis trial →