Como un iceberg, tu coste de alimentos también tiene una parte invisible bajo el agua. Las porciones de prueba gratuitas parecen no costar nada porque no generan ingresos. Pero sí consumen tu presupuesto de materias primas, y más de lo que crees.
Por qué hay que contabilizar las porciones de prueba
Mira, las porciones de prueba no aparecen en tu facturación. No las vendes, así que no cuentan en tu volumen de negocio. Pero los ingredientes que usas para elaborarlas cuestan dinero real.
💡 Ejemplo:
Repartes cada día 10 porciones gratuitas de tu nueva pasta (€6 en materias primas por ración):
- A diario: 10 × €6 = €60
- Por semana: €60 × 6 días = €360
- Por mes: €360 × 4 = €1.440
Coste anual: €17.280 solo en porciones de prueba gratuitas
Tres formas de registrarlas
Puedes incorporar las porciones de prueba gratuitas en tus cálculos de distintas maneras. Eso sí, elige el método que mejor encaje con tu operativa.
Método 1: Partida de coste independiente
Trata las porciones gratuitas como coste de marketing, separado de tu coste de alimentos. Así obtienes la imagen más limpia del coste real por plato vendido.
- Registra cuántas raciones gratuitas entregas cada día
- Calcula el coste de materias primas de esas raciones
- Inclúyelo como partida independiente en «Marketing» o «Promoción»
Método 2: Distribución entre raciones vendidas
Reparte el coste de las porciones gratuitas entre los platos que sí has vendido. Sube tu porcentaje de coste de alimentos, pero te da una visión más realista de los costes totales.
💡 Ejemplo de cálculo:
En una semana repartes 60 porciones gratuitas (€6 por unidad) y vendes 300 platos de pasta:
- Coste porciones gratuitas: 60 × €6 = €360
- Coste extra por ración vendida: €360 / 300 = €1,20
- Nuevo coste de materias primas: €6 + €1,20 = €7,20
Con un precio de venta de €18,50 sin IVA, tu coste de alimentos pasa a ser: (€7,20 / €18,50) × 100 = 38,9% en lugar del 32,4%
Método 3: Recargo porcentual fijo
Incrementa tu coste de alimentos con un porcentaje fijo para cubrir las porciones de prueba. Sencillo, pero menos preciso que los otros métodos.
⚠️ Ojo:
Un recargo porcentual solo es preciso si las porciones de prueba representan siempre una proporción estable de tu producción. En acciones de temporada, ese supuesto suele fallar.
Qué hacer cuando hay varios platos implicados
No todos los platos reciben el mismo número de porciones de prueba. Reparte los costes de forma justa:
- Platos nuevos: Suelen concentrar más porciones de prueba, así que aplica un recargo mayor
- Platos de carta consolidados: Pocas o ninguna porción de prueba, recargo bajo o nulo
- Platos de temporada: Período de prueba intenso al inicio; después, sin porciones gratuitas
Cómo registrarlo en tu sistema
Registra las porciones gratuitas con la misma precisión que los platos vendidos. Solo así puedes calcular el impacto real. En mi experiencia, la mayoría de jefes de cocina lo descubren demasiado tarde: creen que unas pocas raciones de prueba al día no cambian nada, y se equivocan.
💡 Consejo práctico:
Prepara una lista de control sencilla para cocina:
- Fecha
- Plato
- Número de porciones de prueba
- Motivo (cliente nuevo, incidencia, promoción)
Súmalo al final de cada semana e incorpóralo a tu cálculo de precio de coste.
Impacto en tu política de precios
Si las porciones de prueba gratuitas son parte habitual de tu operativa, inclúyelas en tu precio de venta. Pues si no lo haces, estás financiando tu marketing con tu margen bruto. Según KitchenNmbrs, herramientas como esta plataforma te permiten integrar estos costes de forma automática en tus cálculos de coste de alimentos, para que siempre tengas una imagen fiel de tus márgenes reales.
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En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia debo recalcular los costes de las porciones de prueba?
¿Las porciones de prueba siempre suben mi porcentaje de coste de alimentos?
¿Cuál es un porcentaje normal para porciones de prueba?
¿Puedo deducir las porciones de prueba como gasto de marketing?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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